Начисление, удержания и выплата зарплаты в 1С:ЗУП

«Списать зарплату» в 1С:ЗУП — значит провести её полный цикл: начислить за месяц, удержать НДФЛ , рассчитать страховые взносы, выплатить по ведомости и отразить начисленные суммы на счетах затрат. Начисление делают документом «Начисление зарплаты и взносов» в разделе Зарплата, а выплату — ведомостью в разделе Выплаты.

Расходы на оплату труда попадают в учёт (то есть «списываются» на счета 20, 26, 44 и другие) не из ЗУП напрямую, а через документ «Отражение зарплаты в бухучёте» и синхронизацию с бухгалтерской базой. Ниже — порядок от первой проверки данных до уплаты налогов, с проводками, путями меню и типичными промахами.

Порядок описан для 1С:ЗУП 3.1 с интерфейсом «Такси». В 1С:Бухгалтерии небольшие организации ведут зарплату в упрощённом блоке — там логика та же, но пути меню отличаются; об этом сказано в конце.

С чего начать: проверка данных перед расчётом

Перед начислением убедитесь, что в базе есть всё, из чего считается зарплата . Ошибка на этом шаге тянется до самой выплаты.

Что проверить:

• 📅 Кадровые документы закрытого месяца проведены. Приёмы, переводы, увольнения, изменения оклада. Если перевод с повышением оклада не проведён, программа посчитает по старой сумме.
• 🕗 Отработанное время внесено. Для сотрудников с окладом табель заполняется автоматически, но отпуска, больничные, командировки и прогулы должны быть оформлены отдельными документами.
• 💰 Разовые начисления и удержания введены. Премии, материальная помощь, удержания по исполнительным листам, займы.
• 👤 Заполнены реквизиты для выплаты. Для перечисления на карту — лицевой счёт сотрудника в рамках зарплатного проекта; для выплаты через кассу этого не требуется.

Начисление зарплаты и взносов за месяц

Основной документ — «Начисление зарплаты и взносов». Он собирает все плановые начисления, рассчитывает НДФЛ и страховые взносы одним действием.

1. Откройте раздел Зарплата → Начисления зарплаты и взносов.
2. Создайте документ, укажите месяц начисления и организацию.
3. Нажмите Заполнить. Программа подтянет оклады, надбавки, отработанное время и ранее введённые разовые начисления.
4. Проверьте вкладки: Начисления, НДФЛ, Удержания, Взносы. Суммы на вкладках должны быть согласованы между собой.
5. Проведите документ.

На вкладке Начисления видно, из чего сложилась сумма по каждому сотруднику: оклад за отработанные дни, премия, отпускные, доплаты. Двойной щелчок по строке открывает детализацию расчёта — удобно, когда сумма вызывает сомнения.

Не правьте рассчитанные суммы вручную прямо в документе. Ручная корректировка разрывает связь с данными учёта: при следующем перезаполнении правка слетит, а в отчётности появится расхождение. Если сумма неверна — ищите причину в кадровых документах или в табеле и исправляйте там.

Удержание НДФЛ и страховых взносов

НДФЛ и взносы считаются в том же документе начисления, но живут по разным правилам, и это главная причина путаницы.

НДФЛ исчисляется при начислении, а удерживается в момент фактической выплаты. С 2023 года налог удерживают с каждой выплаты дохода, включая аванс. То есть при выплате аванса за первую половину месяца НДФЛ с этой суммы уже удерживается, а не переносится на конец месяца.

Страховые взносы начисляются работодателем сверх зарплаты и сотруднику не удерживаются. С 2023 года они платятся единым тарифом в Социальный фонд России (СФР — объединённые ПФР и ФСС). Для большинства организаций это 30% до единой предельной базы и 15,1% с суммы сверх неё.

Для малого и среднего бизнеса из реестра МСП действует пониженный тариф: с части выплаты в пределах федерального МРОТ — по общему тарифу, а с суммы сверх МРОТ — 15%. ЗУП применяет льготу автоматически, если в настройках организации указан статус субъекта МСП.

На сумму НДФЛ влияют стандартные вычеты — на детей и личные. Вычеты задают в карточке сотрудника (заявление на вычеты), и программа учитывает их при расчёте налога, пока доход с начала года не превысит установленный лимит. Если вычет не применился, проверьте: введено ли заявление, не исчерпан ли лимит дохода и действует ли вычет в расчётном месяце.

Проверить суммы налога по сотрудникам можно отчётами раздела Налоги и взносы — «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов». Там же видно, что уже удержано и что осталось к перечислению.

Выплата зарплаты: ведомость в банк или в кассу

Выплату оформляют ведомостью. Именно в ней происходит удержание НДФЛ — пока ведомость не проведена, налог числится исчисленным, но не удержанным.

Виды ведомостей в разделе Выплаты:

Порядок на примере перечисления на карты:

1. Откройте Выплаты → Ведомости в банк.
2. Создайте ведомость, укажите месяц, зарплатный проект и тип выплаты (аванс, зарплата, отпускные, межрасчётная выплата).
3. Нажмите Заполнить — попадут сотрудники с невыплаченными суммами за выбранный период.
4. Проверьте колонку с суммой к выплате и удержанным НДФЛ.
5. Проведите ведомость.

Сроки выплаты задаёт статья 136 ТК РФ: не реже чем каждые полмесяца, зарплата за месяц — не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода. Конкретные даты аванса и зарплаты закрепляют в локальном акте или трудовом договоре.

Выгрузка файла в клиент-банк

Чтобы банк зачислил деньги на карты, из ведомости в банк формируют файл реестра и загружают его в клиент-банк. Обмен настраивается один раз — через зарплатный проект.

Сначала настройте проект: раздел Выплаты, пункт «Зарплатные проекты». В карточке указывают банк, реквизиты договора и формат обмена. Большинство банков используют стандартный формат файлов «1С — Зарплата», который программа отдаёт без дополнительных настроек.

Дальше обмен идёт в два этапа:

1. Реестр на зачисление. Из проведённой ведомости в банк нажмите формирование файла реестра. Программа выгрузит текстовый файл; загрузите его в клиент-банк на зачисление зарплаты.
2. Загрузка подтверждений. Банк возвращает файл с результатом по каждому сотруднику — зачислено или отклонено. Его загружают обратно в ЗУП, чтобы отметить фактически выплаченные суммы.

Если сотрудник в проекте новый, сначала отправляют заявку на открытие лицевого счёта и загружают подтверждение с номером счёта — без него зачисление не пройдёт.

Отражение зарплаты в бухгалтерском учёте: проводки

Пока зарплата только начислена и выплачена в ЗУП, на счетах бухучёта её ещё нет. Чтобы расходы «списались» на затраты, формируют документ «Отражение зарплаты в бухучёте» и передают данные в бухгалтерскую базу.

Порядок:

1. В разделе Зарплата откройте Отражение зарплаты в бухучёте.
2. Создайте документ за месяц и заполните. ЗУП разложит начисления по способам отражения — счетам затрат и аналитике.
3. Способ отражения берётся из настроек: сначала у организации или подразделения, затем у начисления, в последнюю очередь — индивидуально у сотрудника.
4. Проведите документ и передайте в бухгалтерскую программу через синхронизацию.

Сами проводки создаются уже в бухгалтерской базе на основе переданного документа. Типовой набор по оплате труда:

Счёт затрат зависит от того, где занят сотрудник: производство — 20 или 25, управленческий персонал — 26, торговля — 44. Взносы идут на тот же счёт, что и зарплата этого сотрудника, — так расходы на оплату труда собираются в одном месте.

Завершение месяца: сверка и отчётность

Отдельной регламентной операции «Закрытие месяца », как в бухгалтерии, в ЗУП нет. Завершение сводится к сверке расчётов и подготовке отчётности.

Что сделать по итогам месяца:

• 📊 Сверьте начисленное и выплаченное. Отчёты раздела Зарплата: «Расчётные листки», «Свод начислений и удержаний», «Задолженность по зарплате». Остаток долга перед сотрудниками должен соответствовать реальным невыплатам.
• 🧾 Проверьте удержанный и перечисленный НДФЛ. Через «Анализ НДФЛ» в разделе Налоги и взносы. Удержанный налог должен совпадать с суммами в уведомлениях на ЕНС.
• 📤 Подготовьте отчётность в сроки. По НДФЛ — расчёт 6-НДФЛ, по взносам — РСВ и персонифицированные сведения, в СФР — отчёт ЕФС-1 по соответствующим событиям. Формы собираются в разделе Отчётность.

Сверку делают до передачи данных бухгалтеру. Если в отражении зарплаты всплыли расхождения, их проще поправить в ЗУП и переформировать документ, чем править проводки в бухгалтерской базе вручную.

Типичные ошибки при расчёте и выплате

Промахи, которые встречаются чаще всего и как их не допустить.

• ❌ Ручная правка сумм в документе начисления. Правка слетает при перезаполнении, в отчётности появляется разница. Исправляйте исходные данные — кадры, табель, разовые документы.
• ❌ Ведомость создана, но не проведена. НДФЛ остаётся неудержанным, в 6-НДФЛ появляется расхождение между исчисленным и удержанным. Проводите ведомость в день выплаты.
• ❌ Не заполнен способ отражения у начисления. Сумма не попадает в проводки, затраты занижены. Проверяйте перед передачей в бухгалтерию.
• ❌ Не подано уведомление по НДФЛ. Деньги на ЕНС не распределятся по налогу, возникнут пени. Уведомление подают до срока уплаты.
• ❌ Период в ведомости не совпал с начислением. В реестр попадают чужие суммы. Заполняйте ведомость строго за тот период, за который начислена зарплата.

В 1С:Бухгалтерии малые организации ведут зарплату без отдельной базы ЗУП. Там начисление и выплата делаются в разделе Зарплата и кадры, а проводки формируются сразу в той же базе — отдельный документ отражения и синхронизация не нужны. Возможности расчёта при этом проще, чем в полноценной ЗУП, и подходят для небольшого штата.

Частые вопросы