Куда уходят расходы в 1С:Бухгалтерии 3.0: материалы, услуги, РБП и закрытие месяца

Затраты в 1С:Бухгалтерии 3.0 списываются в два хода. Сначала каждый расход попадает на счёт затрат документом: материалы — Требованием-накладной (Дт 20, 25, 26, 44 Кт 10), услуги — Поступлением (акт, накладная, УПД) (Дт 20, 26, 44 Кт 60). Потом обработка Операции → Закрытие месяца закрывает счета 20, 23, 25, 26 и 44 на себестоимость и продажи, а заодно списывает долю расходов будущих периодов с 97.21.

Типичная картина в конце месяца: в оборотке на 26 счёте висят 340 000 ₽, а на 90.08 пусто. Почти всегда виновата учётная политика или незакрытый месяц, а не сами документы. Инструкция написана для БП 3.0 на платформе 8.3. В 1С:УНФ своя логика затрат и свои документы.

Как 1С делит расходы: счета затрат и учётная политика

Программа не угадывает, куда отнести расход. Счёт задаёт бухгалтер в документе, а дальнейшую судьбу суммы определяет учётная политика.

Основные счета затрат и что с ними происходит при закрытии месяца:

Где это настраивается:

1. Откройте Главное → Учётная политика.
2. На закладке «Затраты» отметьте виды деятельности: производство, работы и услуги, торговля. Без нужной галочки 1С не будет закрывать соответствующий счёт.
3. Выберите способ учёта общехозяйственных расходов: в себестоимости продаж (директ-костинг) или в себестоимости продукции, работ, услуг.
4. Если 26 и 25 распределяются, по ссылке «Методы распределения косвенных расходов» задайте базу.

В налоговом учёте важна ещё одна вещь — перечень прямых расходов по налогу на прибыль. Прямые расходы признаются по мере реализации продукции, косвенные — сразу в текущем периоде (ст. 318 НК РФ). Перечень задаётся в настройках налога на прибыль, и от него зависит, совпадут ли БУ и НУ.

Аналитика на счетах затрат тоже обязательна. На 20 счёте 1С требует подразделение, номенклатурную группу и статью затрат, на 26 и 44 — статью затрат (и подразделение, если включён учёт по подразделениям). Пустая номенклатурная группа на 20 — частая причина, по которой счёт «не закрывается».

Списание материалов и других МПЗ

Материалы со склада в расход отпускают документом Требование-накладная. В БП 3.0 он лежит в разделе Производство → Требования-накладные.

Как заполнить:

1. Создайте документ, укажите склад, с которого отпускаются материалы.
2. На закладке «Материалы» подберите номенклатуру и количество. Сумму вводить не нужно: 1С посчитает стоимость сама — по средней или ФИФО, как указано в учётной политике.
3. На закладке «Счёт затрат» укажите счёт (20.01, 25, 26, 44.01 и т. д.) и аналитику: подразделение, номенклатурную группу, статью затрат.
4. Если разные материалы идут на разные счета, включите в документе флажок, который переносит счета затрат в табличную часть, и заполните счёт по каждой строке.
5. Проведите документ и посмотрите проводки кнопкой ДтКт.

Пример. На производство отпущено 200 кг муки по 45 ₽ и 50 кг сахара по 80 ₽. Документ сформирует Дт 20.01 Кт 10.01 на 9 000 ₽ и на 4 000 ₽, всего 13 000 ₽.

Другие случаи отпуска запасов в БП 3.0:

• 🏭 Выпуск продукции с материалами за смену — документ «Отчёт производства за смену»: на закладке «Материалы» сразу списывается сырьё на 20 счёт, а готовая продукция приходуется на 43.
• 🗑 Порча, недостача, брак товаров — документ «Списание товаров» в разделе «Склад». Счёт списания выбирается в документе: 94 при недостаче до выяснения причин, 91.02 при списании на прочие расходы.
• 🧥 Спецодежда и инвентарь — передача в эксплуатацию отдельным документом в разделе «Склад»; способ погашения стоимости указывается в документе.
• 🛒 Продажа товаров — себестоимость списывается самой реализацией (Дт 90.02 Кт 41), отдельный документ не нужен.

По ФСБУ 5/2019 запасы при отпуске оцениваются по себестоимости каждой единицы, средней или ФИФО. Выбранный способ должен совпадать с тем, что стоит в учётной политике 1С: если в приказе ФИФО, а в программе «по средней», цифры разойдутся с первой же партии.

Как отнести на затраты услуги сторонних организаций

Аренда, связь, реклама, ремонт, консультации проходят через документ поступления с видом «Услуги».

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите «Поступление» и выберите вид «Услуги (акт, УПД)».
3. Заполните контрагента, договор, номер и дату акта поставщика.
4. В строке услуги укажите сумму, ставку НДС, счёт затрат и аналитику. Для аренды офиса это обычно 26 и статья «Аренда», для доставки товара покупателю — 44.01.
5. Если поставщик выставил счёт-фактуру, зарегистрируйте её внизу документа: введите номер и дату и нажмите «Зарегистрировать».

Пример. Акт на аренду 60 000 ₽, в том числе НДС 20% — 10 000 ₽. Проводки:

Вычет НДС делает документ «Формирование записей книги покупок» из помощника по учёту НДС, если в учётной политике не включено автоматическое принятие к вычету при регистрации счёта-фактуры.

Отдельный случай — услуги, которые увеличивают стоимость товара: доставка от поставщика, погрузка. Их проводят документом «Поступление дополнительных расходов» в разделе «Покупки»: он распределяет сумму на поступившие товары (Дт 41 Кт 60), а не на 44 счёт. Распределять можно по сумме или по количеству.

Распределение косвенных расходов при закрытии месяца

Здесь заканчивается «ручная» часть и начинается автоматика. Счета 25 и 26 (если не директ-костинг) распределяются на 20 по базам, а 20 закрывается на выпуск и реализацию.

Базы распределения в БП 3.0:

• 📦 объём выпуска;
• 📋 плановая себестоимость выпуска;
• 💼 оплата труда;
• 🧱 материальные затраты;
• 💰 выручка;
• 📊 прямые затраты.

Методы задаются в учётной политике по ссылке «Методы распределения косвенных расходов». Можно назначить разные базы разным счетам и подразделениям, например 25 — по оплате труда, 26 — по выручке.

Как закрыть месяц:

1. Откройте Операции → Закрытие месяца, выберите месяц и организацию.
2. Нажмите «Выполнить закрытие месяца». 1С пройдёт регламентные операции по порядку: амортизация, списание РБП, переоценка валюты, закрытие счетов 20, 23, 25, 26, закрытие 44, определение финансового результата.
3. Если операция покрасилась красным, кликните по ней и откройте «Показать ошибки». Исправьте причину и запустите закрытие ещё раз.
4. Проверьте результат в справках-расчётах: «Распределение косвенных расходов» и «Расчёт себестоимости продукции и услуг». Их открывают из той же обработки, кнопкой «Справки-расчёты».

Пример распределения. На 26 счёте 120 000 ₽, база — оплата труда. Цех 1 начислил зарплату 300 000 ₽, цех 2 — 100 000 ₽, всего 400 000 ₽. Цех 1 получает 120 000 × 300 / 400 = 90 000 ₽, цех 2 — 30 000 ₽. Сумма сходится: 90 000 + 30 000 = 120 000 ₽.

Распределение работает, только если у базы есть данные. Выбрали «объём выпуска», а в месяце не было ни одного «Отчёта производства за смену» — сумма останется на 26 или 25, и закрытие выдаст ошибку.

Расходы будущих периодов: настройка и ежемесячное списание

Лицензия на программу на год, страховка, разовый платёж за сертификат. Расход оплачен сейчас, а признать его нужно частями. В 1С для этого счёт 97.21 и справочник «Расходы будущих периодов».

Как оформить:

1. В документе поступления выберите счёт 97.21 и в поле аналитики создайте новый элемент справочника РБП.
2. Заполните карточку: наименование, вид РБП, сумму, дату начала и окончания списания.
3. Выберите способ признания: по месяцам или по календарным дням. По дням получается точнее, если период начинается не с первого числа.
4. Укажите счёт затрат, на который будет уходить сумма (обычно 26 или 44.01), и статью затрат.
5. Для налогового учёта задайте порядок признания отдельно — в НУ правила могут отличаться от бухгалтерских.

Дальше вручную ничего делать не нужно: регламентная операция «Списание расходов будущих периодов» в закрытии месяца каждый раз формирует Дт 26 (или 44.01) Кт 97.21.

Пример. Годовая лицензия куплена 1 марта за 36 000 ₽ без НДС, срок — 12 месяцев, способ — по месяцам. Каждый месяц с марта по февраль 1С спишет 36 000 / 12 = 3 000 ₽.

Почему затраты не списались: разбор частых сбоев

Почти все проблемы видны в оборотно-сальдовой ведомости. Остаток на 20, 25, 26 или 44 после закрытия месяца — сигнал, что что-то пошло не так. Сравните симптом с таблицей.

Отчёты, которые помогают найти причину:

• 📑 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по 20, 26, 44 с разворотом по статьям затрат и подразделениям;
• 🔎 «Анализ счёта» — покажет, с какими счетами корреспондирует затратный счёт;
• 🧾 справки-расчёты из закрытия месяца — видно, какая база взята и сколько пришлось на каждое подразделение.

Если документ ушёл не на тот счёт, исправлять проводку вручную не нужно. Откройте документ, поменяйте счёт затрат и проведите заново. Если месяц уже закрыт — повторите закрытие.

Частые вопросы