Списание зерна в 1С: убыль, порча, недостача и расход на нужды

Зерно в 1С списывают складским документом на склад, с которого оно уходит. Какой именно документ выбрать, решает причина: естественная убыль, порча, недостача по инвентаризации или расход внутри хозяйства (семена, корм, нужды цеха). От причины зависит и счёт, куда уйдёт стоимость: затраты, счёт 94 или прочие расходы.

Ниже порядок действий для 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) и близких конфигураций с учётом запасов. Названия разделов в других решениях могут отличаться, но логика одна: документ списания, склад, номенклатура, статья затрат.

Как выбрать способ списания зерна под вашу причину

Сначала определите, что произошло с зерном. Документ потом подбирается сам.

Правило простое: сначала смотрите, есть ли документальное подтверждение причины. Акт порчи, результат взвешивания, ведомость инвентаризации. Без бумаги стоимость в затраты не пойдёт, налоговый учёт это не любит.

Что проверить до оформления

• 📦 На складе есть остаток зерна на дату списания. Иначе документ уйдёт в минус по количеству, а себестоимость потеряется.
• 📅 Дата документа не раньше последнего прихода. Списание «задним числом» перед оприходованием не проведётся.
• 🏭 Склад выбран верно. Зерно часто лежит на нескольких складах (элеватор, ток, склад хозяйства), перепутать легко.
• 📑 Метод оценки запасов в учётной политике: по средней стоимости или ФИФО. От него зависит, по какой цене зерно уйдёт со склада.

Как оформить естественную убыль и усушку

Зерно при хранении теряет вес: подсыхает, уходят примеси, идёт дыхание партии. Для такой убыли действуют нормы, и списывать её можно в пределах норм без поиска виновных.

Пример. На складе лежит 120 т пшеницы по 15 000 руб. за тонну. По принятой в хозяйстве норме естественная убыль за период составляет 0,12 %. Цифра условная, ваша норма берётся из утверждённого документа.

1. Считаем норму: 120 т × 0,12 % = 0,144 т, то есть 144 кг.
2. Стоимость нормы: 144 кг × 15 руб./кг = 2 160 руб.
3. Оформляем списание на 0,144 т с причиной «естественная убыль».

Проводка по нормативной убыли: Дт 20 (26, 44) Кт 10.01 — на счёт затрат, к которому относится хранение этого зерна. Если зерно у вас учтено как товар, кредит будет по счёту 41.

В документе:

• вид операции или причину списания — «естественная убыль»;
• статью затрат — из справочника, обычно «Потери при хранении» или аналогичную;
• подразделение — то, где зерно хранилось;
• количество в тоннах с точностью до знаков, нужных для килограммов.

Как списать порчу зерна и недостачу

Здесь действует другой порядок. Убыль сверх норм и порча проходят через счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а не сразу в затраты.

Порча зерна

Зерно запарилось, закисло, поражено вредителями. Это подтверждается актом, который составляет комиссия: он нужен вам для бухгалтерии и для налогов.

В программе:

1. Оформите списание запасов на склад, где лежит зерно, с причиной «порча».
2. Проводка: Дт 94 Кт 10.01 на полную себестоимость испорченной партии.
3. Определите виновного. Если он есть и согласен возместить, Дт 73.02 Кт 94. Если виновных нет, Дт 91.02 Кт 94 — прочие расходы.

Недостача после инвентаризации

Инвентаризацию зерна проводят документом «Инвентаризация запасов» (раздел Склад). Заполните фактическое количество по складу, и программа покажет расхождение.

Пример. По учёту 120 т, фактически взвешено 119,8 т. Недостача 0,2 т, то есть 200 кг.

Проверка арифметики: 144 + 56 = 200 кг; 2 160 + 840 = 3 000 руб., или 200 кг × 15 руб. Нормативную часть списывают в затраты (Дт 20 (26, 44) Кт 10.01), сверхнормативную — через 94 (Дт 94 Кт 10.01), далее по виновному или в прочие расходы.

Расход зерна на нужды хозяйства через требование-накладную

Когда зерно не пропало, а ушло в дело (посев, кормление животных, переработка в муку и крупу), его списывают требованием-накладной. Документ передаёт материал из склада в подразделение или производство.

Найдите документ в разделе Склад или Производство через строку поиска по названию «Требование-накладная». Порядок заполнения:

1. Выберите склад-отправитель и подразделение-получатель.
2. На вкладке материалов добавьте зерно и количество.
3. Укажите счёт затрат и статью затрат. Для посева это обычно счёт 20 с аналитикой «растениеводство», для кормления — счёт затрат животноводства.
4. Проведите документ и откройте проводки.

Что должно получиться: Дт 20 Кт 10.01 на себестоимость отпущенного зерна. Если подразделение не указать, затраты «повиснут» без места возникновения. Отчёт по затратам потом не сойдётся с актом списания.

Партии, серии и характеристики при списании зерна

Зерно удобно вести по партиям: урожай разных полей, разные поставщики, разный класс. Тогда себестоимость у партий отличается, а списывать нужно конкретную.

Характеристики

Класс зерна, культуру, влажность часто заводят характеристиками номенклатуры. В строке документа выберите нужную характеристику. Если оставить пустую, программа спишет «по умолчанию», и остатки других классов не уменьшатся.

Серии

Серии включаются в настройках учёта запасов (раздел Администрирование → Параметры учета). После включения в строке документа появляется поле серии. Номер серии привяжите к номеру партии или поля.

Чтобы списать именно из нужной серии:

• выберите серию вручную в строке;
• либо оставьте автоподбор, если остаток один;
• следите, чтобы остаток серии на дату документа был достаточным.

Метод оценки

Метод задаётся в учётной политике и меняется только с начала нового периода. Менять его «ради красивой цифры» нельзя.

Проводки и как проверить результат списания

После проведения откройте документ и нажмите кнопку просмотра движений. Сверьте с таблицей.

Как убедиться, что всё верно:

• ✅ Карточка счёта 10.01 по зерну: после списания остаток равен физическому остатку на складе.
• ✅ Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 94: на конец периода сальдо нулевое, всё закрыто на 73.02 или 91.02.
• ✅ Ведомость по партиям: списание шло из ожидаемой партии, а не из соседней.
• ✅ Отчёт по затратам: расход на посев или корм появился в нужном подразделении.

Закрытие месяца пересчитает себестоимость. Если списание проведено в конце периода, проверьте цену зерна после закрытия: она могла измениться.

Что делать, если списание не проводится или цифры расходятся

Нехватка остатка

Программа сообщает, что количества недостаточно. Проверьте склад, партию и характеристику: остаток часто есть, но на другом складе или в другой серии.

Списывается по странной цене

Откройте движения и посмотрите стоимость. Если цена нулевая, значит приход зерна не проведён или не заполнена сумма. Дозаполните приход и перепроведите документ списания.

Остаток «в минус» после проведения

Это следствие списания раньше прихода. Либо поменяйте дату, либо введите недостающий приход. Перепроведение документов за период приведёт остатки в порядок.

Расхождение по килограммам

Если в приходе указаны тонны, а списано в килограммах, проверьте коэффициенты единиц измерения в карточке номенклатуры. Один неверный коэффициент даёт ошибку в тысячу раз.

Если не помогло: проверьте, не включено ли у склада ограничение по партиям, и нет ли документов в статусе «не проведён», которые держат остаток.

Какие бумаги приложить к списанию и как не потерять их

Документ в 1С — это половина дела. Вторая половина лежит в папке, и именно её просят при проверке.

• 📝 Акт о порче или недостаче. Состав комиссии, дата, причина, количество и класс зерна. Подписи членов комиссии и руководителя.
• ⚖️ Протокол взвешивания. Номер весов, показания, подпись весовщика. Без него «0,2 т недостачи» ничем не подтверждено.
• 🔬 Протокол лабораторного анализа. Нужен при порче: влажность, зараженность, натура. Он объясняет, почему партию нельзя использовать по назначению.
• 📄 Утверждённые нормы убыли. Приказ руководителя или внутренний регламент с таблицей по культурам и срокам хранения.
• 🗂️ Ведомость инвентаризации. Формируется из программы, подписывается комиссией.

В 1С удобно прикрепить скан к самому документу списания через раздел присоединённых файлов. Так акт найдётся по документу, а не по памяти бухгалтера.

Как не допустить повторного списания

Типичная картина: кладовщик сдал акт, бухгалтер оформил списание, потом пришёл второй акт на тот же вес из другого подразделения. Чтобы не задвоить:

1. Сверяйте количество в акте с остатком на дату, а не с остатком «сейчас».
2. В поле комментария документа пишите номер и дату акта.
3. Раз в месяц открывайте список документов списания по зерну и смотрите, нет ли двух строк с одной датой и одним весом.

Как не терять зерно в учёте: профилактика

Большая часть списаний по порче и недостаче вырастает из мелочей. Часть из них закрывается настройками программы.

• Заведите отдельные склады под места хранения. Тогда убыль видна по каждому месту, а не размазана по хозяйству.
• Оформляйте перемещения между складами документом сразу, а не в конце месяца. Иначе недостача «возникает» на одном складе и «излишек» на другом.
• Проводите частичную инвентаризацию зерна перед закрытием квартала, не дожидаясь годовой.
• Оприходуйте зерно с реальной классностью и влажностью в характеристиках. Тогда пересортица видна сразу, а не после списания.
• Установите ответственных лиц по складам и договоры о материальной ответственности: это определяет, на кого пойдёт Дт 73.02.

Частые вопросы