Как списать ГСМ по путевым листам в 1С:Бухгалтерии 8.3

Топливо в 1С:Бухгалтерии учитывается на счёте 10.03 «Топливо», а в расходы списывается документом «Требование-накладная». Сколько литров списать, берут из путевых листов, а проводка выглядит так: Дт 20 (26, 44) Кт 10.03. Путевой лист — основной документ, который подтверждает, что топливо израсходовала конкретная машина в служебных целях.

Загвоздка в том, что в типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 отдельного документа «Путевой лист» нет. Из-за этого бухгалтеры не всегда понимают, чем провести расход топлива. Схема при этом простая и одинаковая для легковушки директора и для автопарка из тридцати фур.

Ниже — весь цикл по шагам: как оприходовать ГСМ , где вести путевые листы, каким документом списать топливо, какие нормы применять и чем потом проверить остатки.

С чего начать: счёт 10.03, справочники и способ списания

Топливо — это материально-производственные запасы, поэтому учитывается оно на счёте 10.03. Аналитика счёта в 1С — по номенклатуре, складам и, если включён партионный учёт, по партиям.

Перед первым поступлением настройте три вещи:

• 🚗 Номенклатура ГСМ. В справочнике Справочники → Номенклатура заведите позиции: «Бензин АИ-92», «Бензин АИ-95», «Дизельное топливо», при необходимости — масла и антифриз. Вид номенклатуры — «Материалы», единица измерения — литр.
• ⛽ Склад-«бензобак». Удобно завести отдельный склад для топлива (например, «ГСМ» или «Автопарк») — так остатки по машинам не смешиваются с прочими материалами. Склады ведутся в Справочники → Склады.
• 📊 Способ оценки запасов. Топливо списывается по средней себестоимости или по ФИФО — метод закрепляется в учётной политике организации. Для топлива практичнее «по средней»: цена литра в баке каждый раз усредняется, и не нужно отслеживать партии вручную.

Как оприходовать топливо: поступление ГСМ в 1С

До списания топливо нужно принять к учёту. Способ зависит от того, как вы его покупаете.

По топливной карте (безнал). Поставщик (АЗС или оператор карт) в конце месяца присылает отчёт и УПД или счёт-фактуру. Приходуете документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Товары (накладная, УПД)». В табличной части — виды топлива, количество литров и сумма.

За наличные через подотчётника. Водитель заправился за свои деньги и приложил чек АЗС. Оформляете Банк и касса → Авансовые отчёты, на закладке «Товары» указываете топливо, количество и сумму по чеку.

Топливные карты у большинства операторов работают по предоплате: сначала вы перечисляете деньги, и это аванс (Дт 60.02 Кт 51). Топливо приходуется позже, по факту заправок из отчёта оператора, а аванс зачитывается (Дт 60.01 Кт 60.02). Поэтому не спешите списывать топливо в момент оплаты карты — пока это только перечисленный аванс, а не израсходованный бензин.

Проводки поступления по карте:

Путевой лист: где его вести и что он даёт учёту

Путевой лист фиксирует пробег и остаток топлива в баке на начало и конец работы — отсюда и считается фактический расход. Без него списание топлива в расходы при проверке рискованно: инспекция требует подтвердить, что машина ездила по служебным делам.

С 1 марта 2023 года действуют обязательные реквизиты путевого листа, утверждённые приказом Минтранса. В листе должны быть: сведения о сроке действия, о собственнике ТС, о самом транспортном средстве, о водителе и о перевозке. Форму можно разработать свою — главное, чтобы были все обязательные поля. Наряду с бумажным допускается электронный путевой лист по формату ФНС — его применение пока добровольное.

Фактический расход топлива за период считается по остаткам в баке: остаток на начало + заправлено − остаток на конец. Остаток и показания одометра водитель фиксирует в путевом листе на выезде и возвращении. Именно эту цифру расхода вы потом переносите в требование-накладную.

Где именно вести путевой лист, зависит от конфигурации:

• В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 документа «Путевой лист» нет. Листы ведут вне программы (в бумажном или электронном виде), а в 1С переносят только итог — сколько литров списать за период.
• В 1С:УНФ есть отдельный документ «Путевой лист»: он хранит маршрут, пробег и норму, сам считает расход и формирует списание топлива.
• В специализированном решении 1С:Управление автотранспортом путевые листы, нормы и ГСМ ведутся целым блоком с привязкой к каждой машине.

Как списать ГСМ: документ и проводки

В 1С:Бухгалтерии топливо списывается документом «Требование-накладная» — Склад → Требования-накладные.

Порядок действий:

1. Создайте новое «Требование-накладная», укажите дату (обычно конец месяца) и склад, на котором числится топливо.
2. На закладке «Материалы» добавьте виды топлива и количество литров к списанию — ровно столько, сколько получилось по путевым листам за месяц.
3. На закладке «Счёт затрат» укажите счёт (20.01, 26, 44.01) и аналитику: подразделение, статью затрат, а при необходимости — номенклатурную группу.
4. Проведите документ. Программа сама подтянет среднюю себестоимость литра и сформирует проводку Дт 20 (26, 44) Кт 10.03.

Списывайте топливо строго в пределах фактического расхода из путевых листов — «дорисованные» литры инспекция снимет из расходов по налогу на прибыль.

Если машин несколько, топливо по каждой удобно списывать отдельными строками с разной аналитикой затрат — тогда себестоимость перевозок видна по каждому автомобилю.

Нормы расхода топлива и налоговый учёт

Фактический расход из путевого листа — это сколько топлива реально ушло. Но для налога на прибыль важно, чтобы расход был обоснован. Ориентир — нормы расхода топлив из распоряжения Минтранса № АМ-23-р.

Для автотранспортных предприятий эти нормы обязательны. Остальные организации применять их не обязаны: можно утвердить собственные нормы приказом руководителя, взяв за основу данные завода-изготовителя. Но в расчёте расхода нормы Минтранса удобны — там есть базовые нормы по моделям и поправочные коэффициенты.

Норма считается так: базовая норма на 100 км × пробег ÷ 100, с поправками на зиму, город, возраст машины.

Пример. Легковой автомобиль, базовая норма — 10 л на 100 км, зимняя надбавка +10 %, пробег за месяц 1 200 км.

• Расход по норме: 1 200 ÷ 100 × 10 × 1,10 = 132 литра.
• При средней цене 55 руб./л стоимость списания: 132 × 55 = 7 260 руб.

Для грузовиков формула сложнее: к базовой норме на пробег добавляют расход на транспортную работу (на каждые 100 тонно-километров) и на самосвальный цикл. Пример для дизельного грузовика: пробег 2 000 км, базовая норма 25 л на 100 км, надбавка за транспортную работу — 1,3 л на каждые 100 т·км, транспортная работа = средний груз 50 т × пробег 2 000 км = 100 000 т·км.

• По пробегу: 2 000 ÷ 100 × 25 = 500 л.
• За транспортную работу: 100 000 ÷ 100 × 1,3 = 1 300 л.
• Итого норма: 500 + 1 300 = 1 800 литров дизельного топлива.

Если фактический расход по путевым листам заметно выше нормы, разницу безопаснее не включать в налоговые расходы или разобраться в причине (неисправность, стиль езды, приписки).

Отчёты для проверки остатков и расхода ГСМ

После списания проверьте, что топливо в учёте сходится с реальным остатком в баках.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.03 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — показывает остаток, поступление и расход за период по каждому виду топлива и складу.
• Карточка счёта 10.03 — построчно все заправки и списания: удобно искать, где «потерялись» литры.
• Анализ субконто по номенклатуре — расход топлива в разрезе конкретных позиций и складов.

Сальдо на конец месяца по счёту 10.03 должно совпадать с суммарным остатком топлива в баках по путевым листам. Если расходится — ищите неоприходованную заправку или лишнее/недостающее списание.

Автоматизация: топливные карты и мониторинг транспорта

Чем больше автопарк, тем дороже сводить ГСМ вручную. Два направления ускорения:

• 💳 Топливные карты. Операторы (Роснефть, Газпромнефть, Лукойл и другие) дают отчёт за период в электронном виде. Крупные поставщики предлагают выгрузку, которую можно загрузить в 1С, либо импорт через сервисы обмена — тогда заправки приходуются пачкой, а не по одному чеку.
• 🛰️ Системы мониторинга (ГЛОНАСС/GPS). Телематика даёт фактический пробег и расход топлива по каждой машине. Эти данные переносят в путевой лист как фактический расход и сверяют с нормой.

В типовой 1С:Бухгалтерии прямой связи с системами мониторинга нет — данные переносят вручную или через специализированные решения вроде 1С:Управление автотранспортом, где интеграция с телематикой встроена.

Особенности списания ГСМ в разных конфигурациях 1С

Путь и степень автоматизации отличаются в зависимости от программы.

Логика учёта во всех случаях одна: топливо приходуется на счёт учёта запасов, расход определяется по путевым листам, списание уменьшает остаток и попадает в затраты. Разница только в том, считает программа расход сама или бухгалтер переносит готовую цифру.

Частые вопросы