Как провести списание материалов и товаров по накладным в 1С: БП 3.0, УТ 11, ERP 2.5

Списать накладную в 1С — значит провести документ , который уменьшает остаток на складе и относит стоимость на нужный счёт. Материалы в производство или на общие нужды списывают в 1С:Бухгалтерии 3.0 документом «Требование-накладная» (Производство → Требования-накладные), испорченный или недостающий товар — документом «Списание товаров» (Склад → Списание товаров). Себестоимость проданного по товарной накладной списывается сама при проведении «Реализации».

В 1С:Управлении торговлей 11 и 1С:ERP 2.5 логика та же, но документы называются иначе: «Внутреннее потребление товаров», «Списание недостач», «Передача материалов в производство». Какой выбрать, зависит от причины списания: на ней держится и налоговый учёт, и то, что спросит ФНС.

Какие накладные бывают в 1С и когда по ним списывают

Под словом «накладная» в 1С скрываются разные документы. Списание делают только те, что уменьшают запасы.

Последняя строка — частая путаница. Входящую накладную на услуги «списывать» не нужно: расход формируется сразу при поступлении, если указать счёт затрат.

Пошагово: как списать по накладной в 1С:Бухгалтерии 3.0

Требование-накладная на материалы

1. Откройте Производство → Требования-накладные и нажмите «Создать».
2. Укажите дату, организацию и склад, с которого уходят материалы.
3. Если все материалы идут на один счёт — снимите флажок «Счета затрат на закладке «Материалы»» и заполните счёт, подразделение и статью затрат на закладке «Счёт затрат».
4. Если счета разные (часть в цех, часть на ремонт) — оставьте флажок включённым, тогда счёт затрат задаётся в каждой строке.
5. На закладке «Материалы» подберите номенклатуру и количество. Сумму вручную не вводите: её рассчитает программа по способу оценки МПЗ из учётной политики (по средней или ФИФО).
6. Нажмите «Провести и закрыть». Проверить результат можно кнопкой «Показать проводки и другие движения документа» (значок Дт/Кт).

Для материалов в основное производство счёт затрат — 20.01, статья — «Материальные расходы». Для общехозяйственных нужд — 26 со статьёй вида «Материальные расходы» или «Прочие расходы».

Списание товаров при порче и недостаче

1. Проведите Склад → Инвентаризация товаров, если списание по итогам инвентаризации.
2. Из инвентаризации нажмите «Создать на основании» → «Списание товаров». Строки с недостачей подтянутся сами.
3. Если инвентаризации не было (бой при разгрузке, истёк срок) — создайте «Списание товаров» из списка и заполните товары вручную.
4. Проведите документ. Стоимость уйдёт в Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Счёт 94 — промежуточный. Дальше его закрывают в зависимости от решения комиссии:

Закрытие 94 в БП 3.0 делают документом «Операция» (Операции → Операции, введённые вручную). Заполните сумму, счёт дебета и аналитику расходов.

Как списывать накладные в 1С:Управлении торговлей 11

В УТ 11 нет требования-накладной и нет счетов: учёт ведётся по статьям расходов и аналитикам. Документы расположены в разделе Склад и доставка.

Внутреннее потребление товаров

Подходит для расходов на собственные нужды: упаковка, хозтовары, рекламные образцы, товар для офиса.

1. Включите возможность в настройках раздела склада, если документ не виден в меню.
2. Откройте Склад и доставка → Внутреннее потребление товаров и создайте документ.
3. Заполните склад, подразделение и статью расходов. Статья определяет, куда расходы попадут в отчётах о финансовом результате.
4. Подберите товары и проведите документ.

Списание недостач

Недостачу в УТ 11 оформляют цепочкой: «Пересчёт товаров» фиксирует фактическое количество, затем на основании расхождений создаётся «Списание недостач товаров». Найти журнал можно в Склад и доставка → Складские акты.

В документе списания заполните статью расходов. Если ущерб возмещает сотрудник, это отражается отдельно в финансовом учёте, а не в складском документе.

Списание с НДС: что проверит ФНС

Сам по себе документ списания НДС не начисляет. Вопрос возникает с налогом, ранее принятым к вычету по этим ценностям.

• 🏭 Списание в производство и на нужды облагаемой деятельности. Восстанавливать НДС не нужно: материалы используются в операциях, облагаемых налогом.
• 📦 Недостача, порча, бой. Пункт 3 статьи 170 НК РФ не называет утрату или порчу основанием для восстановления НДС. Суды в спорах обычно на стороне налогоплательщика, но позиция контролирующих органов менялась. Если решили восстановить, в БП 3.0 используйте документ «Восстановление НДС» в разделе Операции → Регламентные операции НДС.
• 🎁 Передача на нужды, расходы на которые не уменьшают налог на прибыль. Это объект налогообложения НДС. Списание таких товаров надо оформлять с начислением налога, а не простым «Списанием товаров».
• 🔄 Переход на деятельность без НДС (например, ценности перешли в необлагаемую операцию). НДС восстанавливается по правилам статьи 170 НК РФ.

Для подтверждения расходов налоговая запросит пакет документов: приказ о создании комиссии, акт о списании с причиной, инвентаризационную опись при недостаче. Для порчи — документ об утилизации или уничтожении.

Списание в 1С:ERP 2.5: партии и серийные номера

ERP добавляет две вещи, которые меняют порядок работы: учёт серий и расчёт себестоимости по партиям при закрытии месяца.

Материалы в производство

Материалы со склада в цех передают документом «Передача материалов в производство». Списание на затраты происходит позже — при распределении материалов на выпуск или на статьи расходов при закрытии месяца.

Отсюда частая ошибка: бухгалтер видит, что материалы «ушли» со склада, но не видит затрат. Это нормальное состояние до расчёта себестоимости.

Серии номенклатуры

Если для вида номенклатуры задана политика учёта серий, при списании серию нужно указать в каждой строке. Без неё документ не проведётся или проведётся без контроля остатков — зависит от политики.

Порядок:

1. Включите учёт серий в настройках раздела склада.
2. В справочнике «Политики учёта серий» создайте политику: например, учёт по сроку годности или по серийному номеру.
3. Укажите политику в карточке вида номенклатуры.
4. В документе списания заполните серию в строках. Для товаров с серийными номерами количество в строке — 1.

Партии

Себестоимость списания в ERP 2.5 рассчитывается в разделе Финансовый результат и контроллинг → Закрытие месяца. Способ оценки (ФИФО или средняя) задают в учётной политике организации. Если провести списание задним числом в закрытом месяце, расчёт себестоимости этого месяца придётся выполнить заново.

Особые случаи списания

• 🦺 Спецодежда и спецоснастка. В БП 3.0 её не списывают требованием-накладной. Используйте документ «Передача материалов в эксплуатацию» в разделе Склад → Спецодежда и спецоснастка, а по окончании срока — «Списание материалов из эксплуатации».
• 🏷 Маркированный товар. Списание в 1С не выводит коды из оборота в «Честном знаке». Вывод оформляют отдельно, через модуль ГИС МТ или сервис оператора, иначе на остатке в системе маркировки повиснут коды.
• 🍷 Алкоголь с ЕГАИС. Порча и бой списываются актом списания в ЕГАИС с указанием причины. Складской документ 1С и акт ЕГАИС должны совпадать по количеству.
• 📉 Списание до поступления. Если накладная поставщика ещё не проведена, а материал уже израсходован, сначала проведите поступление более ранней датой. Иначе получите отрицательный остаток.

Автоматизация: как ускорить массовое списание

Если списаний десятки в месяц, вручную их вводить долго. Варианты, которые работают в типовых конфигурациях:

1. Создание на основании. Инвентаризация → Списание товаров, Поступление → Требование-накладная. Строки переносятся сразу.
2. Загрузка строк из Excel. В табличной части документа есть команда загрузки из файла: подготовьте таблицу с номенклатурой и количеством, программа сопоставит позиции по наименованию или артикулу.
3. Копирование типового документа. Для ежемесячного списания канцелярии или упаковки скопируйте прошлый документ (F9) и поправьте количества.
4. Внешние обработки. Подключаются в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Так обычно делают списание по нормам расхода сырья или по данным кассовой программы.
5. Групповое перепроведение. После правок задним числом перепроведите документы в разделе Операции — это пересчитает суммы списания по ФИФО или средней.

Ошибки при списании накладных и что с ними делать

Отдельная ошибка — использование счёта 94 «навсегда». Если не закрыть его операцией, на конец года у вас останется сальдо, которое аудитор сразу заметит в оборотно-сальдовой ведомости.

Частые вопросы