Как списать товарные остатки в программе 1С

Остатки списывают документом Списание товаров в разделе Склад: он снимает количество и себестоимость с бухгалтерского счёта (41 для товаров, 10 для материалов) в дебет счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Дальше сумму с 94 распределяют: в пределах норм — на расходы, сверх норм без виновного — на прочие расходы (91.02), при наличии виновного — на счёт 73.02.

Способ зависит от причины. Порча и бой — отдельный акт списания. Расхождение с учётом — сначала инвентаризация, потом списание недостачи. Отпуск материалов в производство — это не списание остатков, а требование-накладная. Ниже — что выбрать и как провести в 1С:Бухгалтерии 8.3 и в 1С:Управление торговлей 11.

Чем списывают остатки: выбор документа под причину

В 1С нет одной универсальной кнопки «списать». Документ выбирают по тому, почему остаток уходит с учёта.

• 📦 Порча, бой, брак, истёк срок годности — документ Списание товаров (Склад → Списание товаров).
• 📊 Расхождение факта с учётом — сначала Инвентаризация товаров, затем на её основании Списание товаров (недостача) или Оприходование товаров (излишки).
• 🏭 Материалы ушли в производство или на хознужды — Требование-накладная, а не списание. Это другая операция и другие проводки (Дт 20/25/26 Кт 10).
• 🔁 Пересортица (один товар учтён как другой) — документ Пересортица товаров.

Первичка к списанию остаётся на организации. Унифицированные формы (ТОРГ-16 «Акт о списании товаров», ИНВ-3, ИНВ-19) с 2013 года не обязательны — можно применять свои бланки, закрепив их в учётной политике. Главное, чтобы акт подтверждал факт, причину и сумму.

Пошаговое списание в 1С:Бухгалтерии 8.3

Разберём самый частый случай — списание испорченного товара без результатов инвентаризации.

1. Откройте Склад → Списание товаров и нажмите Создать.
2. Укажите Склад, с которого уходит остаток, и дату акта.
3. В табличной части подберите номенклатуру через Подбор или Добавить. Количество — то, что фактически списываете.
4. Проверьте счёт учёта в колонке Счёт учёта (обычно 41.01 для товаров, 10 для материалов) — программа подставляет его из настроек номенклатуры.
5. Проведите документ кнопкой Провести.

После проведения нажмите Дт/Кт (кнопка с таким значком в панели документа) и посмотрите движения. Программа сформирует:

Документ Списание товаров сам закрывает счёт 94 только в дебет. Второй проводкой (Дт 91.02 Кт 94) сумму с 94 списывают отдельно — либо вручную документом Операция (Операции → Операции, введённые вручную), либо это делает документ списания на основании инвентаризации. Прежде чем проводить списание в рабочей базе, убедитесь, что по номенклатуре уже прошли все приходы — иначе 1С спишет по неполной себестоимости и уйдёт в минус.

Себестоимость программа определяет по тому способу, что задан в учётной политике (Главное → Учётная политика): по средней или ФИФО. На дату списания она уже должна быть рассчитана, поэтому списание проводят после всех поступлений месяца.

Списание недостачи по итогам инвентаризации

Когда остаток расходится с данными учёта, одним актом не обойтись — нужна цепочка из трёх шагов.

1. Инвентаризация. Склад → Инвентаризация товаров → Создать. Укажите склад, заполните учётное количество кнопкой Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. В колонку Количество фактическое внесите данные пересчёта. Программа сама посчитает отклонение в колонке Отклонение.
2. Печать ведомостей. Из проведённого документа печатаются инвентаризационная опись и сличительная ведомость (кнопка Печать). Эти бумаги — основание для приказа руководителя о списании.
3. Списание и оприходование. На основании инвентаризации по кнопке Создать на основании формируются Списание товаров (на недостачу) и Оприходование товаров (на излишки). Суммы и количество подтягиваются автоматически.

При оприходовании излишков программа сделает Дт 41 Кт 91.01 — излишки включаются в прочие доходы по рыночной стоимости.

Если по одной и той же номенклатуре есть и недостача, и излишек из-за путаницы сортов, вместо двух документов удобнее один — Пересортица товаров. Он зачтёт излишек одного сорта против недостачи другого, и на расходы попадёт только разница в стоимости.

Естественная убыль: когда списание уменьшает налог

Недостача сверх норм без виновного в налоговом учёте учитывается во внереализационных расходах только при подтверждённом отсутствии виновных лиц (документ уполномоченного органа). А вот потери в пределах норм естественной убыли списываются на расходы без таких условий — это материальные расходы по статье 254 НК РФ.

Нормы естественной убыли утверждаются по отраслям (усушка, утруска, бой при хранении и перевозке). В 1С они автоматически не рассчитываются — сумму в пределах нормы вы считаете сами и отражаете проводкой на счёт затрат, а не на 91.02.

Пример. На складе выявлена недостача сыпучих продуктов на 12 000 ₽ по себестоимости. Норма естественной убыли для этой позиции — 0,5% от оборота, что в деньгах даёт 4 500 ₽. Тогда 4 500 ₽ списываются на издержки обращения (Дт 44.01 Кт 94), а оставшиеся 7 500 ₽ — сверх нормы: либо на виновное лицо (Дт 73.02 Кт 94), либо, если виновных нет и это подтверждено документом, на прочие расходы (Дт 91.02 Кт 94). В налоговом учёте уменьшает прибыль только часть в пределах нормы и сумма, подтверждённая отсутствием виновных.

Отдельный спорный вопрос — восстановление НДС . Минфин и ФНС традиционно требуют восстановить налог, ранее принятый к вычету по списанному товару. Суды в большинстве споров встают на сторону налогоплательщика: перечень случаев восстановления НДС в статье 170 НК РФ закрытый, и списания из-за порчи в нём нет. Решение зависит от готовности спорить — в 1С восстановление при необходимости оформляют документом Операция или в помощнике по НДС.

Списание остатков в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 ведётся оперативный (управленческий) складской учёт, а бухгалтерские проводки формируются либо при синхронизации с 1С:Бухгалтерией, либо в режиме, где УТ ведёт регламентированный учёт сама. Поэтому документы здесь другие.

Для списания недостач и оприходования излишков в УТ используют:

• Склад и доставка → Излишки, недостачи и порчи товаров — документы Списание недостач товаров и Оприходование излишков товаров.
• Пересчёт факта оформляется документом Пересчёт товаров (для ордерных складов) или инвентаризацией, на основании которых и создаются списания.

Если УТ синхронизирована с Бухгалтерией, бухгалтерские проводки (тот же счёт 94) появятся уже в БП после переноса документов. В самой УТ в управленческом контуре вы видите движение по складу и финансовый результат, но счета плана счетов бухучёта — на стороне БП.

Какой у вас случай: как не ошибиться с документом

Как списать остатки массово и не делать это вручную

Если номенклатуры много, вбивать строки руками не нужно.

• 🔎 В документе списания используйте Подбор с отбором по складу и остаткам — подтянутся только позиции, которые реально есть.
• 📥 Кнопка Заполнить → Заполнить по остаткам на складе в инвентаризации сразу выгружает весь учётный остаток, останется внести фактические данные.
• 📄 Для регулярного списания однотипных потерь (например, нормируемая убыль каждый месяц) сохраните заполненный документ как шаблон через Ещё → Скопировать или ведите его копированием предыдущего периода.
• ⚙️ При больших объёмах данные пересчёта удобно готовить в терминале сбора данных или в таблице, а затем загружать — многие сборщики данных интегрируются с документом инвентаризации.

Полностью «обнулить» остатки по складу (например, при закрытии точки) корректнее через инвентаризацию с нулевым фактическим количеством: так сохранится документальное основание и сличительная ведомость, а не просто ручная проводка.

Обесценение остатков по ФСБУ 5/2019

Не всякий «залежавшийся» остаток нужно списывать с баланса. По ФСБУ 5/2019 «Запасы» на отчётную дату запасы оценивают по наименьшей из двух величин: фактической себестоимости или чистой стоимости продажи. Если товар морально устарел, потерял качество или цена на него упала, под снижение стоимости создают резерв, а не списывают сам остаток.

• Остаток продолжает числиться на счёте 41 (или 10) в количественном и стоимостном выражении.
• На разницу между себестоимостью и чистой стоимостью продажи начисляется резерв под обесценение (Дт 90.02 или 91.02 Кт 14).
• При продаже или реальном выбытии товара резерв восстанавливается.

В типовой 1С:Бухгалтерии такой резерв отражают регламентной операцией или документом Операция. Разница принципиальна: обесценение — это оценочная корректировка стоимости, а списание — физическое выбытие остатка. Путать их нельзя, иначе отчётность исказится, а налоговая база — нет (резерв под обесценение прибыль не уменьшает).

Частые вопросы по списанию остатков