Как списать топливо в 1С:Бухгалтерии 3.0 по путевым листам и нормам

ГСМ в 1С:Бухгалтерии 3.0 списывают документом Склад → Требование-накладная: Дт 20, 26 или 44 — Кт 10.03 «Топливо». Количество литров берут из путевых листов за месяц, а сумму программа считает сама по средней или ФИФО — как задано в учётной политике.

Типичная ситуация: в конце месяца водитель сдаёт стопку путевых листов, поставщик топливных карт присылает отчёт, а в ОСВ по 10.03 висит остаток, который не сходится ни с одним баком. Ниже порядок, при котором списание ГСМ в 1С сходится с путевыми листами и выдерживает проверку.

Подготовка справочников и норм расхода топлива

Прежде чем списывать топливо, настройте учёт так, чтобы бензин не попадал на 10.01 вместе с канцелярией.

Номенклатура и счёт 10.03

1. Откройте Справочники → Товары и услуги → Номенклатура.
2. Создайте вид номенклатуры «Топливо» (или «ГСМ»), если его нет.
3. Заведите позиции по маркам: «Бензин АИ-92», «Бензин АИ-95», «Дизельное топливо», «Масло моторное». Единица измерения — литр.
4. Откройте Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры и задайте для вида «Топливо» счёт 10.03.

После этого любое поступление топлива сразу подставит 10.03, и не придётся править счёт в каждой строке.

Аналитика по автомобилям

Главный приём практика — отдельный склад на каждую машину. Склад «Газель А123ВС» или «Бак Camry» позволяет видеть в ОСВ остаток топлива по конкретному автомобилю, а не общий по фирме.

• 🚗 Включите учёт запасов по складам в параметрах учёта (Администрирование → Параметры учета).
• 🏷️ Создайте склады по госномерам в Справочники → Предприятие → Склады.
• 📄 При заправке по карте или за наличные сразу указывайте склад машины.

Нормы расхода

Нормы в 1С:Бухгалтерии не хранятся — справочника норм в типовой конфигурации нет. Их утверждают приказом руководителя, а расчёт делают в путевых листах или в отдельной таблице. Основа — методические рекомендации Минтранса (распоряжение № АМ-23-р).

Формула для легкового автомобиля:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D)

Hs — базовая норма, л/100 км
S  — пробег, км
D  — суммарная надбавка, % (зима, город, кондиционер)

Пример: базовая норма 10,5 л/100 км, пробег за месяц 1 200 км, зимняя надбавка 10 %. 0,01 × 10,5 × 1 200 = 126 л; 126 × 1,10 = 138,6 л по норме.

Как ГСМ попадает на счёт 10.03

Списать можно только то, что оприходовано. Способ поступления зависит от того, как водитель платит за топливо.

Списание топлива по путевым листам

В типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 нет документа «Путевой лист». Путевые листы ведут на бумаге по форме, утверждённой в компании с учётом приказа Минтранса № 390, в таблице или в отраслевой программе для автотранспорта. В бухгалтерию попадает итог: сколько литров ушло за период на каждую машину.

Как считать фактический расход

Фактический расход за месяц считают по остаткам в баке:

Факт = Остаток на начало + Заправлено − Остаток на конец

Пример: на 1-е число в баке 20 л, за месяц заправлено 150 л, на 31-е осталось 25 л. 20 + 150 − 25 = 145 л фактически израсходовано.

Норма по тому же автомобилю — 138,6 л. Перерасход — 6,4 л.

По норме или по факту: что списывать

Списывают всегда фактический расход — то, что реально ушло из бака. Норма нужна не для того, чтобы подогнать литры, а чтобы разделить расход на обоснованный и сверхнормативный.

Три варианта, которые встречаются на практике:

Списывать «до нормы», когда фактически потрачено меньше, нельзя. Разница останется в баке, и на 10.03 появится остаток, которого физически нет. При первой же инвентаризации всплывёт недостача.

Перерасход часто объясним: пробки, работа двигателя на холостом ходу зимой, перевозка груза. Попросите водителя писать причину в путевом листе. Если руководитель приказом повысил норму или утвердил надбавку для этой машины, перерасход превращается в нормативный расход.

Пошагово: требование-накладная на списание ГСМ

1. Откройте Склад → Требование-накладная и нажмите «Создать».
2. Укажите дату — последний день месяца или дату закрытия путевого листа.
3. Выберите склад — машину, с которой списываете.
4. На вкладке «Материалы» добавьте марку топлива и количество литров (145 в примере). Сумму программа рассчитает при проведении.
5. На вкладке «Счет затрат» укажите счёт: 26 — служебная машина управления, 44 — доставка товаров покупателям, 20 — транспорт в производстве.
6. Выберите подразделение и статью затрат.
7. Проведите документ и откройте Дт/Кт, чтобы проверить проводку.

Если по одной машине часть литров идёт в норму, а часть сверх нормы, удобно разнести счета построчно. Для этого в шапке требования-накладной есть флажок, который переносит счета затрат на вкладку «Материалы».

Что сформируется при средней цене 58,40 руб./л:

• Дт 26 Кт 10.03 — 138,6 л × 58,40 = 8 094,24 руб. (в пределах нормы);
• Дт 26 Кт 10.03 — 6,4 л × 58,40 = 373,76 руб. (сверх нормы, отдельная статья затрат).

Итого 145 л на 8 468,00 руб.

Ручное списание по чекам, актам и без путевых листов

Есть случаи, когда путевого листа нет по определению:

• ⛽ бензин для генератора, бензопилы, газонокосилки;
• 🛢️ масло, антифриз, тормозная жидкость при ТО;
• 🚙 личный автомобиль сотрудника — тут обычно компенсация, а не списание ГСМ.

Для техники без одометра основание — акт списания ГСМ. Его форму утверждают в учётной политике: дата, оборудование, моточасы, норма на моточас, количество литров, подписи комиссии. В 1С оформляют тот же документ Требование-накладная, а акт прикладывают как файл к документу.

Масло и технические жидкости списывают по факту замены: заказ-наряд сервиса или внутренний акт о доливке. Норма на масло по рекомендациям Минтранса считается в литрах на 100 л топлива, но многие компании проще списывают по факту замены с актом.

Статьи затрат и налоговый учёт ГСМ

Разделение «норма / сверх нормы» нужно, чтобы налог на прибыль считался корректно. Расход должен быть экономически обоснован и подтверждён документами (ст. 252 НК РФ). Если учётная политика привязывает обоснованность к нормам, сумма сверх нормы в налоговые расходы не попадает.

Настройка статей затрат

Откройте Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат и создайте две статьи:

После проведения требования-накладной с двумя статьями бухгалтерская проводка одна и та же, а в налоговом учёте вторая сумма уйдёт в непринимаемые расходы. При применении ПБУ 18/02 программа сама отразит постоянную разницу.

Подразделения и машины

Если склада на каждую машину недостаточно для анализа затрат, добавьте в статью затрат название автомобиля или ведите затраты на 26/44 по подразделениям. Тогда отчёт по счёту 26 покажет стоимость каждой машины в месяц.

Если у вас 1С:КА или ERP

В 1С:Комплексной автоматизации и 1С:ERP вместо требования-накладной используют документ «Внутреннее потребление товаров». Логика та же: склад, номенклатура, количество, статья расходов. Справочник статей там называется «Статьи расходов».

Остатки топлива и инвентаризация ГСМ

Сумма на 10.03 должна совпадать с топливом в баках и на складе. Если машины на отдельных складах, проверка занимает пару минут.

Контроль остатков

1. Сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по 10.03.
2. В настройках включите показатели «БУ» и «Количество», группировку по складам и номенклатуре.
3. Сравните конечный остаток по каждой машине с остатком в последнем путевом листе.

Отрицательный остаток литров или суммы по машине — признак ошибки: списано больше, чем оприходовано, или поступление ушло на другой склад.

Инвентаризация

Остатки в баках замеряют при годовой инвентаризации, при смене водителя и при продаже машины.

1. Склад → Инвентаризация товаров — укажите склад-машину и заполните учётные остатки.
2. Введите фактическое количество по замеру (по датчику уровня или по контрольной заправке до полного бака).
3. Недостачу оформите документом Склад → Списание товаров на основании инвентаризации, излишек — Склад → Оприходование товаров.

Ошибки при списании ГСМ и как их исправить

Частые вопросы