Расхождения остатков в 1С: инвентаризация, излишки и недостача

Чтобы цифры в программе совпали с тем, что реально лежит на складе, в 1С не правят остаток «руками» в карточке. Правильный путь — провести инвентаризацию и оформить два документа: Оприходование товаров на излишки и Списание товаров на недостачу. В 1С:Бухгалтерии 3.0 всё это лежит в разделе Склад.

Разница между учётом и фактом — это не ошибка оператора, которую надо тихо «подогнать». Это хозяйственная операция: излишек идёт в доходы, недостача — в расходы или на виновное лицо, и у каждой суммы есть своя проводка. Если просто обнулить расхождение, баланс сойдётся, но налоговый учёт и ОСВ покажут неверные данные.

Ниже — как найти расхождение, оформить его документами и убедиться, что остатки сравнялись. Пути меню даю для БП 3.0, различия с УТ 11 собрал в отдельную таблицу.

Откуда берётся разница между учётом и фактом

Прежде чем править остатки , стоит понять, что именно разошлось. От причины зависит, каким документом закрывать разницу.

• 📦 Пересортица. Один товар оприходовали или продали под видом другого. В учёте — минус по одной позиции и плюс по другой на то же количество.
• 🧾 Не проведённые документы. Поступление или реализация внесены, но не проведены, либо проведены задним числом после отчётной даты.
• ✂️ Забытое списание. Товар использован на собственные нужды, испорчен или украден, а списание не оформили.
• 🔁 Ошибки в количестве. Опечатка в документе: вместо 10 штук провели 100, лишний ноль в приёмке.
• ⚖️ Естественная убыль. Усушка, утруска, бой — для продуктов и сыпучих материалов это нормируемая потеря.
• 📅 Отрицательные остатки. Продажа проведена раньше поступления — программа ушла в минус, а потом «самовыровнялась» при вводе прихода.

Отдельный случай — когда остаток в 1С правильный, а на складе бардак. Тогда сравнивать нужно не учёт с фактом, а наводить порядок в кладовой. Инвентаризация как раз покажет, где именно сбой.

С чего начать: инвентаризация товаров

Основание для любой правки остатков — инвентаризация. Без неё оприходование излишков и списание недостачи повиснут без документального подтверждения, а при проверке налоговая снимет расходы.

В БП 3.0 откройте Склад → Инвентаризация товаров и создайте документ:

1. Укажите организацию и склад, на котором считаете. Для ордерного склада выбирайте нужное помещение.
2. Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. В колонку «Учётное количество» подтянутся данные 1С на дату документа.
3. В колонке «Количество» проставьте фактические цифры после пересчёта.
4. Колонка «Отклонение» посчитается сама: плюс — излишек, минус — недостача.

Документ Инвентаризация товаров движений по счетам не делает. Это ведомость расхождений. Проводки появятся только после оприходования и списания, которые из него создаются.

На основании проведённой инвентаризации 1С позволяет сразу создать и оприходование, и списание — кнопка Создать на основании в шапке документа.

Как оприходовать излишки

Излишек — это товар, который есть на складе, но его нет (или мало) в учёте. Его нужно принять к учёту: количество на складе увеличится, а стоимость уйдёт в прочие доходы.

Путь: Склад → Оприходование товаров либо из инвентаризации через Создать на основании → Оприходование товаров — тогда строки подтянутся автоматически.

Что заполнить:

• Склад и дату (совпадает с датой инвентаризации).
• Статья доходов — обычно «Излишки, выявленные при инвентаризации».
• Цену оприходования. По ФСБУ 5/2019 излишки принимают по справедливой стоимости — фактически по рыночной цене такого же товара на дату пересчёта.

После проведения проверьте: на складе товар появился, а по счёту 91.01 отразился доход.

Как списать недостачу

Недостача — товара меньше, чем в учёте. Его списывают, но не сразу в расход: сначала сумма собирается на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а затем списывается в зависимости от причины.

Путь: Склад → Списание товаров или из инвентаризации Создать на основании → Списание товаров.

Первой проводкой недостача всегда попадает на 94:

Дальше сумму со счёта 94 нужно куда-то закрыть. Документом Операция или типовым списанием оформляют один из вариантов:

Возмещение от виновного сотрудника отражают проводкой Дт 70 Кт 73.02 (удержание из зарплаты, не более 20% за месяц) или Дт 50 Кт 73.02 (внесение в кассу).

Пример на числах. По учёту числится 100 банок краски по 200 ₽, по факту — 97. Недостача 3 банки на 600 ₽. Норм естественной убыли для банок нет, виновное лицо — кладовщик, который согласился возместить. Проводки: Дт 94 Кт 41.01 на 600 ₽, затем Дт 73.02 Кт 94 на 600 ₽, и при удержании из зарплаты Дт 70 Кт 73.02 на 600 ₽. После этого сальдо по счёту 94 — ноль, остаток по 41 — 97 банок.

Как исправить пересортицу

Пересортица — частный случай, когда по одной позиции излишек, а по другой на такое же количество недостача, причём товары похожи (разные цвета, размеры, фасовки одной модели). Это не две независимые операции, а одна путаница, и закрывать её нужно взаимозачётом, а не раздельно.

Условия для зачёта по пересортице (из Методических указаний № 49):

• 🗓️ один и тот же проверяемый период;
• 👤 один материально ответственный;
• 📦 товары одного наименования;
• 🔢 тождественные количества.

Если все четыре условия выполняются, излишек одной позиции закрывает недостачу другой — отдельных проводок по 91 и 94 не возникает. Разница в стоимости (когда зачитываемые товары стоят по-разному) добивается:

• превышение стоимости недостачи над излишком — в недостачу на виновное лицо или в расходы;
• превышение стоимости излишка — в прочие доходы.

В 1С взаимозачёт по пересортице оформляют парой «оприходование + списание» на зачитываемое количество либо документом Операция с переносом количества и суммы с одной номенклатурной позиции на другую. Если условия зачёта не соблюдены — излишек и недостачу проводят по общим правилам, как описано выше.

Ручная корректировка остатков без инвентаризации

Иногда инвентаризацию проводить не нужно: надо исправить явную ошибку ввода или задать стартовый остаток при переходе на новый учёт. Правильных способов два, и правка количества прямо в карточке номенклатуры в их число не входит — остаток в 1С формируется движениями документов, а не полем в справочнике.

Способ 1. Исправить первичный документ. Если причина разницы — опечатка в конкретном поступлении или реализации, найдите этот документ и исправьте количество в нём. Так остаток сравняется «от источника», и не придётся плодить корректировки. Это предпочтительный вариант, когда ошибка локальная.

Способ 2. Ввести начальные остатки. При старте учёта в новой базе или на новую дату используйте Главное → Помощник ввода начальных остатков. Выберите счёт (41, 10, 43) и внесите фактические количества и суммы — программа сделает проводки в корреспонденции со вспомогательным счётом 000.

Ручную проводку документом Операция по складским счетам лучше не делать: она меняет бухгалтерские итоги, но не трогает складские регистры, и остатки в отчётах по складу разойдутся с бухгалтерскими. Для количественного учёта всегда работают товарные документы.

Пути в разных конфигурациях

Логика одна, но названия документов в БП и УТ отличаются. Пути в БП 3.0 и УТ 11 стабильны:

В УТ 11 документы оприходования и списания формируются на основании пересчёта и находятся в разделе складского учёта рядом с ним (название подраздела может отличаться по релизу). Бухгалтерские проводки в УТ появляются после синхронизации с бухгалтерской базой или в самой БП при загрузке.

Проверка: сравнялись ли остатки

После оприходования и списания нужно убедиться, что цифры сошлись. Два отчёта:

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, счёт 41 (или 10, 43), период — по дату инвентаризации. Конечный остаток по количеству должен совпасть с фактом на складе.
2. Остатки товаров на складах. Складской отчёт покажет количество в разрезе складов и номенклатуры — удобно для сверки с ведомостью пересчёта.

Сверьте обе цифры по проблемной позиции. Если по ОСВ остаток правильный, а по складскому отчёту нет (или наоборот) — значит, использовали ручную проводку вместо товарного документа. Вернитесь к разделу про корректировку и переоформите движение документом.

Отдельно проверьте учёт по суммам, а не только по количеству. После оприходования излишков по рыночной цене себестоимость единицы в партии может измениться — это нормально, но если цена оприходования задана неверно, при следующей продаже спишется искажённая себестоимость. Поэтому цену излишков выставляйте один раз и обдуманно.

Частые ошибки