Приход товара по бумажной и электронной накладной: от документа до проводок

Входящую накладную в 1С ставят документом поступления. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка Поступление → Товары (накладная, УПД). В 1С:Управлении торговлей 11 — Закупки → Документы закупки (все), документ «Приобретение товаров и услуг».

Чтобы поставить накладную правильно, нужны четыре вещи: верный контрагент и договор, номер и дата документа поставщика, табличная часть строка в строку с бумагой и счёт-фактура, если поставщик платит НДС.

Что подготовить, прежде чем ставить накладную

Большая часть ошибок при оприходовании появляется до открытия документа. Пять минут на справочники экономят переделку проведённого периода.

Проверьте справочники

• 🏢 Контрагент. Найдите поставщика по ИНН, а не по названию: дубли «ООО Ромашка» и «Ромашка ООО» потом ломают сверку по 60 счёту. Нет в базе — создайте, введя ИНН, и программа подтянет реквизиты по сервису 1С:Контрагент, если подключена интернет-поддержка.
• 📄 Договор. Вид договора — «С поставщиком». От договора зависят счета расчётов и валюта.
• 📦 Номенклатура. У каждой позиции должен быть верный вид номенклатуры: «Товары», «Материалы», «Услуги». Вид определяет счёт учёта — 41.01, 10.01 или затраты.
• 🏬 Склад. Если складов несколько, заранее решите, на какой приходуете.

Настройте счета учёта один раз

В БП 3.0 счета, которые подставятся в табличную часть, задаются в регистре Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры. Там можно указать счёт для всего вида номенклатуры, для группы, склада или конкретной позиции.

Какую конфигурацию открыть

В УТ 11 закупку часто начинают с заказа поставщику: тогда документ приобретения создают на его основании, и номенклатура с ценами переносится автоматически.

Пошагово: создаём документ поступления товаров

Порядок для БП 3.0. В УТ 11 логика та же, отличаются названия некоторых полей.

Шаг 1. Выберите вид операции

Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление. Программа предложит вид операции:

• Товары (накладная, УПД) — обычная товарная накладная ТОРГ-12 или УПД на товар;
• Услуги (акт, УПД) — акт на работы и услуги;
• Товары, услуги, комиссия — когда в одном документе и товар, и доставка;
• Оборудование и Объекты строительства — для будущих основных средств.

Для накладной склада выбирайте первый вариант. Если в бумаге есть строка «Доставка», берите «Товары, услуги, комиссия»: появится отдельная вкладка для услуг.

Шаг 2. Заполните шапку

1. Номер и дата входящего документа — поле рядом с надписью «Накладная №… от…». Сюда вносите номер и дату из бумаги поставщика, а не свой номер.
2. Дата документа в 1С — дата фактического получения товара. По ней товар встанет на остаток.
3. Контрагент и Договор — договор подставится сам, если у поставщика он один.
4. Склад — куда физически пришёл товар.
5. Организация — проверьте, если в базе несколько юрлиц.

Номер 1С и номер поставщика — разные поля. Путаница между ними — главная причина, по которой при сверке с поставщиком документы «не находятся».

Шаг 3. Проверьте схему цен и НДС

Над табличной частью есть ссылка с текущими настройками цен. Откройте её и проверьте флажок, включает ли цена НДС. Правило простое: смотрите, какая колонка в бумажной накладной у поставщика «Цена» — с налогом или без.

• Цены в накладной без НДС, налог отдельной колонкой → флажок снят.
• В накладной только цены с налогом → флажок установлен.

Ошибка здесь не видна до сверки: итог документа разъедется с бумагой на сумму НДС.

Табличная часть: вносим номенклатуру из накладной

Это самая долгая часть работы. Есть три способа внести строки, и выбирать стоит по длине накладной.

Как загрузить накладную из Excel

1. В табличной части «Товары» нажмите Загрузить.
2. Вставьте данные из файла поставщика в открывшуюся таблицу или укажите сам файл.
3. Сопоставьте колонки: наименование, количество, цена.
4. Программа попробует найти номенклатуру по наименованию или артикулу. Ненайденные позиции подсветит — их можно создать тут же или сопоставить с существующими вручную.
5. Нажмите Перенести в документ.

Что проверить в каждой строке

• 🔢 Количество и единица. Поставщик пишет «2 уп.», а в карточке базовая единица «шт» — получите 2 штуки вместо 24.
• 💰 Цена и сумма. После ввода сравните итог документа с итогом накладной до копейки.
• 🧾 Ставка НДС. 20%, 10%, 0% или «Без НДС» — как в бумаге, а не как в карточке номенклатуры.
• 📚 Счёт учёта. Колонка обычно скрыта в узкой форме; разверните её через Ещё → Изменить форму или растяните окно. Товар для перепродажи — 41.01, материалы — 10.01.

НДС, счёт-фактура и счета расчётов

Счета расчётов с поставщиком

Внизу документа есть ссылка «Расчёты». В ней задаётся:

• счёт расчётов — обычно 60.01;
• счёт авансов — 60.02;
• способ зачёта аванса — автоматически или по конкретному документу.

Если поставщику уже платили, при проведении программа сама зачтёт аванс с 60.02 на 60.01 при автоматическом зачёте.

Регистрация счёта-фактуры

Если поставщик — плательщик НДС, в подвале документа введите номер и дату счёта-фактуры и нажмите Зарегистрировать. Создастся документ «Счёт-фактура полученный», связанный с поступлением.

С УПД со статусом 1 номер и дата счёта-фактуры совпадают с номером и датой самого УПД: вводите те же реквизиты.

В счёте-фактуре полученном есть флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения». Включён — вычет попадёт в книгу покупок сразу. Снят — вычет заявляют позже обработкой формирования записей книги покупок, например если документы пришли с опозданием.

Какие проводки сформирует документ

Для материалов вместо 41.01 будет 10.01, для услуг в той же накладной — счёт затрат (20, 26, 44) и 19.04 для НДС.

Поставщик на УСН или освобождён от НДС — ставьте «Без НДС», счёт-фактуру не регистрируйте. Проводки по 19 счёту не появятся.

Печатные формы и электронные накладные через ЭДО

Что можно распечатать

Сам документ поступления печатается через кнопку Печать. Для склада чаще всего нужен приходный ордер М-4 и, при недостаче или пересорте, акт о расхождении. Набор форм зависит от конфигурации и релиза: проверьте выпадающий список кнопки в своей базе.

ТОРГ-12 и УПД на поступление сами не печатают: это документы поставщика, у вас остаётся его экземпляр.

Если накладная пришла по ЭДО

При подключённом 1С-ЭДО входящие УПД и накладные попадают в список текущих дел ЭДО, в БП он есть в разделе «Покупки». Дальше:

1. Откройте входящий документ и проверьте реквизиты.
2. Сопоставьте номенклатуру поставщика со своей. Сопоставление программа запоминает, следующая поставка от этого поставщика заполнится сама.
3. Создайте по электронному документу поступление — табличная часть, номер и дата, счёт-фактура для УПД статус 1 подтянутся без ручного ввода.
4. Подпишите документ своей электронной подписью или отправьте отказ с указанием причины, если данные не сходятся с фактом.

Для счёта-фактуры и УПД со статусом 1 подпись поставщика должна быть квалифицированной. Накладную без функции счёта-фактуры стороны по соглашению могут подписывать и неквалифицированной подписью.

Особые случаи при приходе товара

Накладная пришла позже товара

Товар уже на складе, а документов нет. Такую поставку называют неотфактурованной. Приход оформляют по своему акту приёмки с фактическим количеством и ценой из договора. Когда накладная придёт, внесите её реквизиты в уже созданный документ. Вычет НДС — не раньше даты получения счёта-фактуры.

Документы есть, а товар ещё в пути

Если право собственности перешло при отгрузке, а груз едет неделю, ставить поступление на склад датой отгрузки неверно по фактическому остатку. Обычно в БП оформляют поступление датой получения, а при существенной сумме на конец месяца — отражают товары в пути отдельной операцией. Порядок закрепите в учётной политике.

Пришло меньше или не то

• Недостача или пересорт → поступление ставят по факту, расхождение оформляют актом и претензией поставщику.
• Поставщик исправляет ошибку → он присылает исправленный документ, а сумма меняется — корректировочный. В 1С на их основании вводят «Корректировку поступления», первоначальный документ не правят задним числом.

Ошибки при проведении накладной и как их исправить

Отдельно о дублях. Если одну накладную случайно провели дважды, не удаляйте документ сразу: сначала снимите проведение у лишнего, сверьте по оборотно-сальдовой ведомости по 41 и 60 счетам, что остатки вернулись, и только потом пометьте его на удаление.

Частые вопросы