Поручения коллегам в 1С: задание, исполнитель, срок и проверка результата
Содержание
Чтобы поставить задачу в 1С, создайте бизнес-процесс «Задание»: укажите, что сделать, исполнителя, срок и, если нужно, проверяющего, затем нажмите Стартовать и закрыть. Исполнитель увидит поручение в списке «Мои задачи», отметит выполнение, а вы проследите ход в списке «Задачи от меня». Механизм есть во всех конфигурациях на Библиотеке стандартных подсистем, где включены бизнес-процессы: УТ 11, КА 2, ERP 2, 1С:Документооборот.
Типичная ситуация: главбух просит менеджера донести подписанный акт сверки, напоминает в мессенджере, а через неделю никто не помнит, кто и когда обещал. Задача в 1С решает это иначе. Поручение привязано к контрагенту или документу, у него есть срок, а просрочка видна руководителю без лишних вопросов.
Где в 1С находятся задачи и как их включить
Сначала проверьте, включена ли подсистема. По умолчанию в новой базе она часто выключена, и тогда команд «Задачи» в меню просто нет.
Как включить (нужны права администратора):
- Откройте
НСИ и администрирование → Администрирование → Органайзер. - В группе «Бизнес-процессы и задачи» установите флажок использования бизнес-процессов и задач.
- Там же посмотрите дополнительные флажки: подчинённые бизнес-процессы, дата и время в сроках задач. Время в сроке пригодится, если поручения живут часы, а не дни.
- Перезапустите сеанс 1С, чтобы новые команды появились в панели разделов.
После этого в разделе «Органайзер» (или в «Главном», в зависимости от того, как настроена панель) появятся списки:
| Список | Что в нём |
|---|---|
| Мои задачи | Поручения, где вы исполнитель или входите в роль-исполнителя |
| Задачи от меня | Поручения, которые поставили вы. Здесь контролируют сроки |
| Бизнес-процессы | Все запущенные процессы: задания и их маршруты |
| Задания | Только бизнес-процессы типа «Задание» |
Задачи в 1С:Бухгалтерии 3.0
В БП 3.0 слово «задачи» значит другое. Главное → Задачи → Список задач показывает календарь бухгалтера: сроки отчётов, уплаты налогов и взносов. Список формируется программой сам, по настройкам налогов и отчётов организации. Назначить коллеге поручение с исполнителем и проверкой этот список не позволяет.
Поэтому дальше речь о конфигурациях с бизнес-процессами. Если вы работаете в БП и нужен обмен поручениями, задачи обычно ведут в соседней базе УТ, КА или Документооборота.
Как создать задачу в 1С: пошаговая инструкция
Создать задание можно двумя путями:
- 📝 из списка «Задания» или «Задачи от меня» по кнопке
Создать; - 🔗 из карточки документа или справочника через
Создать на основании → Задание. Тогда объект подставится в поле «Предмет», и исполнитель откроет его прямо из задачи.
Второй путь удобнее. Поручение «согласовать цену» без ссылки на конкретный заказ вызывает вопрос «какой заказ?». Со ссылкой — не вызывает.
Заполнение формы задания
- Задание (наименование). Коротко, с глаголом: «Получить подписанный акт сверки с ООО Альфа за 3 квартал». Это то, что исполнитель увидит в списке.
- Описание. Подробности: что считается результатом, где взять данные, к кому обратиться.
- Исполнитель. Конкретный пользователь или роль (о ролях ниже).
- Срок исполнения. Дата, а если включено время в сроках, то и час.
- Важность. Обычная, высокая или низкая. Влияет на сортировку и выделение в списке исполнителя.
- Проверить выполнение. Флажок включает второй шаг: после исполнителя задача придёт проверяющему. Укажите его и срок проверки.
- Предмет. Документ, контрагент или другой объект, к которому относится поручение.
Нажмите Стартовать и закрыть. Бизнес-процесс стартует, а у исполнителя появится задача.
Кнопка Записать без старта сохраняет черновик. Задача исполнителю при этом не уходит. Частая причина вопроса «я поставил, а он не видит».
Что делает исполнитель
Исполнитель открывает задачу в «Моих задачах». Если задача адресована роли, он сначала нажимает Принять к исполнению: так коллеги по роли поймут, что ею уже занимаются. Затем пишет результат в поле комментария к выполнению и нажимает Выполнено.
Если задачу поставили не тому человеку, её можно перенаправить другому исполнителю командой в форме задачи. История перенаправления сохраняется.
Виды задач и бизнес-процессов: что выбрать
В типовых конфигурациях на БСП из коробки доступен один вид процесса — «Задание». Его хватает для большинства поручений. В 1С:Документообороте видов больше, и у каждого свой маршрут.
| Вид | Где есть | Когда использовать |
|---|---|---|
| Задание без проверки | УТ 11, КА 2, ERP 2, Документооборот | Простое поручение, где результат очевиден: «выслать счёт» |
| Задание с проверкой | Там же | Результат нужно принять: «подготовить договор», «сверить остатки» |
| Задание на роль | Там же | Неважно, кто именно сделает, лишь бы из нужного отдела |
| Исполнение, согласование, ознакомление, регистрация | 1С:Документооборот | Работа с документами по маршруту с несколькими участниками |
| Комплексный процесс | 1С:Документооборот | Цепочка шагов: подготовить, согласовать, подписать, отправить |
Отдельно стоят напоминания. Это не задача, а личная заметка себе с датой и временем. Команда «Напомнить» есть в карточках многих объектов. Напоминание никому не назначается и не контролируется руководителем.
Как назначать задачи роли и контролировать выполнение
Адресация по роли
Ролевая адресация — приём, который снимает проблему отпусков и увольнений. Вы ставите задачу не Ивановой, а роли «Ответственный за сверку с контрагентами». Если Иванова в отпуске, задачу возьмёт её замена.
Как настроить:
- Откройте справочник ролей исполнителей задач (в разделе администрирования органайзера или через поиск по панели функций).
- Создайте роль, например «Кассир» или «Ответственный за акты сверки».
- Добавьте в роль исполнителей. Если в базе несколько организаций, укажите для каждого исполнителя основной объект адресации — организацию.
- В задании выберите вместо пользователя роль и, при необходимости, организацию.
Задача появится у всех участников роли. Первый, кто примет её к исполнению, становится ответственным.
Если роль пустая или в ней нет исполнителя для выбранной организации, задача повиснет без исполнителя. Перед стартом откройте роль и проверьте состав.
Контроль сроков
Для контроля откройте «Задачи от меня». Здесь видно:
- 🔴 просроченные задачи — выделены цветом, их удобно отобрать флажком в шапке списка;
- 🟡 задачи на проверке — исполнитель сделал, ждут вашего решения;
- ✅ выполненные — по умолчанию скрыты, включаются отдельным флажком.
Двойной щелчок открывает задачу, а из неё — бизнес-процесс и его карту маршрута. Карта показывает, на каком шаге процесс остановился.
При проверке у проверяющего два исхода. Он подтверждает результат, и процесс завершается. Или возвращает задачу на доработку с комментарием, и она снова оказывается у исполнителя.
Ошибки при работе с задачами и как их избежать
| Ошибка | Чем оборачивается | Как правильно |
|---|---|---|
| Наименование «Сделать срочно» | Через неделю никто не поймёт, о чём речь | Глагол + объект + результат |
| Нет предмета | Исполнитель ищет документ сам | Создавайте задание на основании документа |
| Срок «вчера» у каждой задачи | Важность обесценивается, просрочка становится нормой | Реальный срок, важность «Высокая» только для действительно срочного |
| Задача уволенному сотруднику | Задача висит, никто не видит | Роль вместо пользователя, перенаправление при увольнении |
| Выполнено без комментария | Непонятно, что именно сделано | Требуйте результат в тексте или файл во вложении |
| Пользователь не входит в группы доступа к задачам | Задача создана, но у исполнителя пустой список | Проверьте профиль групп доступа пользователя |
Отдельная проблема — права. Пользователь видит задачи только при наличии соответствующего профиля в группах доступа. Если сотрудник жалуется на пустой список «Мои задачи», хотя задачу ему точно отправили, проверьте его группы доступа в НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав.
Автоматизация: уведомления, подчинённые процессы, копирование
Задачи в 1С приносят пользу, когда о них не нужно вспоминать вручную.
Уведомления на почту
БСП умеет отправлять исполнителям письма о новых задачах и о приближении сроков. Это работает через регламентные задания. Условия:
- 📧 в базе настроена системная учётная запись электронной почты;
- 👤 у пользователя заполнен адрес почты в контактной информации;
- ⏱ регламентные задания включены и реально выполняются. В файловой базе они запускаются только при открытом сеансе 1С, в клиент-серверной — сервером.
Расписание регламентных заданий смотрите в НСИ и администрирование → Обслуживание → Регламентные операции → Регламентные и фоновые задания.
Подчинённые бизнес-процессы
Если задача большая, исполнитель может прямо из неё создать подчинённое задание другому сотруднику. Пример: руководитель поручил менеджеру подготовить коммерческое предложение, менеджер поручил юристу проверить условия договора. Флажок подчинённых процессов включается в настройках органайзера.
Копирование вместо шаблона
В типовых УТ, КА и ERP нет справочника шаблонов заданий. Рабочий приём проще: держите в «Заданиях» эталонные завершённые поручения, а новое создавайте копированием (F9). Наименование, описание, исполнитель и флажок проверки скопируются, останется поменять срок и предмет.
В 1С:Документообороте шаблоны процессов есть штатно, включая повторяющиеся по расписанию.
Задачи 1С на телефоне
Работать с задачами с телефона можно тремя способами.
- Мобильный клиент 1С. Подключается к опубликованной на веб-сервере базе и показывает интерфейс конфигурации, адаптированный под экран. Работает, если конфигурация поддерживает мобильный клиент.
- Веб-клиент в браузере телефона. Тот же опубликованный адрес базы. Мелкие формы неудобны, но чтобы открыть задачу и нажать «Выполнено», хватает.
- Мобильное приложение 1С:Документооборота. Если поручения ведут в Документообороте, это самый удобный вариант: список задач, выполнение, согласование и уведомления.
Для всех трёх способов база должна быть опубликована на веб-сервере и доступна из интернета, обычно через HTTPS. Публикацию делает администратор, пользователю достаточно адреса и своего логина.
Если публиковать базу наружу нельзя, хватит почтовых уведомлений из предыдущего раздела. Сотрудник увидит поручение на телефоне, а выполнит его позже за компьютером.
Образцы формулировок задач для разных отделов
Хорошая задача отвечает на три вопроса: что сделать, к какому сроку и как понять, что сделано. Ниже примеры, которые можно копировать в наименование и описание.
Бухгалтерия
- Наименование: «Получить подписанный акт сверки с ООО Альфа за 3 квартал».
- Описание: «Акт отправлен 2 октября по ЭДО. Результат — скан или статус “Подписан” в ЭДО. При расхождениях — перечень разниц в комментарии».
- Предмет: контрагент. Проверка: главный бухгалтер.
Продажи
- Наименование: «Согласовать скидку 7% по заказу клиента №1245».
- Описание: «Клиент просит 7% вместо 5% за объём от 500 тыс. руб. Нужно решение коммерческого директора до отгрузки».
- Предмет: заказ клиента. Исполнитель: роль «Коммерческий директор».
Склад
- Наименование: «Провести пересчёт товаров ячейки А-12».
- Описание: «Расхождение по остатку 14 шт. Результат — документ пересчёта или комментарий, что расхождения нет».
- Срок: до конца смены. Проверка: заведующий складом.
Закупки
- Наименование: «Запросить у поставщика Бета оригинал УПД по поступлению от 15 сентября».
- Описание: «Документ нужен для закрытия квартала. Результат — отметка о получении оригинала».
Кадры
- Наименование: «Подготовить приказ об отпуске Сидорова с 1 ноября».
- Описание: «14 календарных дней, заявление в приложении. Результат — приказ на подписи у директора».