Свой отчёт в 1С 8.3 без программиста: от готовых настроек до СКД

Строить отчёты в 1С 8.3 удобнее всего в три уровня: сначала настроить готовый отчёт кнопкой Настройки, затем собрать нужную выборку в «Универсальном отчёте», и только если этого мало — сделать свой отчёт на системе компоновки данных (СКД) в Конфигураторе. Первые два способа доступны бухгалтеру и кладовщику без программиста и не меняют конфигурацию.

Почти все отчёты в типовых конфигурациях (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11) работают на одном механизме — СКД. Поэтому приёмы ниже одинаковы для ОСВ, анализа продаж и остатков на складе. Отличаются только данные, из которых отчёт собирается.

С чего начать: готовый отчёт или новый

Прежде чем строить отчёт с нуля, проверьте, нет ли близкого готового. В типовых конфигурациях их сотни, и чаще всего нужный результат получается настройкой существующего.

📌 Где искать отчёты:

• раздел интерфейса, к которому относятся данные: Продажи, Склад, Зарплата и кадры — у каждого есть группа «Отчеты»;
• в Бухгалтерии 3.0 — раздел Отчеты, группа «Стандартные отчеты»: оборотно-сальдовая ведомость, анализ счёта, карточка счёта, анализ субконто;
• поиск по разделу: в открытой панели раздела введите слово из названия отчёта, список отфильтруется.

Решение принимайте по простому правилу. Если в готовом отчёте есть нужные данные, но не так сгруппированы или не те колонки — настраивайте его. Если нужных данных в отчёте нет вообще, переходите к универсальному отчёту. Если нужно объединить данные из разных регистров и документов с расчётом, которого нет в программе, — это работа для СКД.

Типы отчётов в 1С: что выбрать под задачу

💡 Правило практика: чем ниже строка в таблице, тем дороже сопровождение. Внешний отчёт и расширение не мешают обновлять типовую конфигурацию . Правка основной конфигурации мешает.

Универсальный отчёт: выборка из любого регистра

Универсальный отчёт есть во всех конфигурациях на Библиотеке стандартных подсистем (БСП). Он умеет показать данные любого регистра, документа или справочника без единой строки кода.

Как открыть

• в Бухгалтерии 3.0 — раздел Отчеты, ссылка «Универсальный отчет »;
• в любой конфигурации — Главное меню → Все функции → Отчеты → Универсальный отчет.

Если пункта Все функции нет в главном меню, включите его: Главное меню → Сервис → Параметры и флажок «Отображать команду “Все функции”».

Как построить выборку

1. Задайте период отчёта.
2. В первом поле выберите тип источника: регистр накопления, регистр сведений , регистр бухгалтерии , документ или справочник.
3. Во втором поле выберите конкретный объект, например регистр бухгалтерии «Журнал проводок (бухгалтерский учет)» или нужный регистр накопления.
4. Для регистров выберите таблицу: остатки и обороты, обороты или движения. От этого зависит, какие поля появятся в настройках.
5. Нажмите Сформировать. Программа выведет данные со стандартной группировкой.
6. Откройте Настройки и измените поля, группировки и отборы так, как описано ниже.

Пример из склада. Нужно увидеть, сколько каждого товара отгружено каждому покупателю за квартал. Выберите документ «Реализация (акты, накладные, УПД)», табличную часть «Товары», поля «Контрагент», «Номенклатура», «Количество», «Сумма». Сгруппируйте по контрагенту, внутри — по номенклатуре. Получится отчёт, которого нет среди типовых.

Поля, группировки и структура отчёта

Окно Настройки в формах на БСП открывается в двух видах: простом и расширенном. Переключатель — вверху окна. В простом виде видны только основные флажки. Для построения отчёта нужен расширенный.

В расширенном виде настройки разбиты на вкладки: «Отборы», «Поля и сортировки», «Оформление», «Структура». Названия вкладок в разных релизах БСП могут немного отличаться, но логика одна.

Поля

На вкладке с полями отметьте флажками то, что должно попасть в колонки. Порядок меняйте стрелками. Числовые поля, по которым считаются итоги (суммы, количества), в терминах СКД называются ресурсами. Их итоги программа складывает автоматически на каждом уровне группировки.

Группировки

Структура отчёта — это дерево. Его корень — сам отчёт, ветви — группировки.

🔹 Группировка — строки, свёрнутые по значению поля: например, по контрагенту. 🔹 Вложенная группировка — уровень внутри: по номенклатуре внутри контрагента. 🔹 Детальные записи — каждая строка источника без свёртки. 🔹 Таблица — кросс-отчёт: строки по одному полю, колонки по другому, например товары по строкам и месяцы по колонкам. 🔹 Диаграмма — график вместо таблицы.

Чтобы получить продажи по месяцам, добавьте группировку по полю «Период» и выберите тип «Месяц». Для кросс-таблицы «товар × месяц» добавьте в структуру элемент «Таблица», в строки — номенклатуру, в колонки — период с типом «Месяц».

💡 Если итог по группировке выглядит странно, проверьте, не стоит ли поле одновременно в группировке и в выбранных полях с другим представлением. Чаще всего это даёт задвоенные строки.

Сортировка и оформление

Сортировка задаётся для каждой группировки отдельно. Например, контрагентов — по сумме по убыванию, товары внутри — по алфавиту.

На вкладке оформления есть условное оформление. Им удобно подсвечивать отклонения: отрицательные остатки красным, просроченную дебиторку жирным. Правило состоит из трёх частей: условие (отбор), оформление (цвет, шрифт) и поля, к которым оно применяется.

Отборы и параметры: как ограничить выборку

Отбор и параметр часто путают. Разница принципиальная.

Как задать отбор

1. На вкладке «Отборы» добавьте поле.
2. Выберите вид сравнения: «Равно», «В списке», «В группе», «Содержит», «Заполнено».
3. Укажите значение.

«В группе» удобно для иерархических справочников: отбор по группе номенклатуры «Электроника» захватит все товары во всех подгруппах. «Равно» с той же группой не захватит ничего, кроме самой группы.

Быстрые настройки

Отбор можно вынести в шапку отчёта, чтобы менять его без входа в настройки. В свойствах элемента отбора выберите режим отображения «В шапке отчета» или «Быстрый доступ» — набор вариантов зависит от релиза БСП. Это главный приём, если отчётом пользуется человек, который не хочет разбираться в настройках.

Свой отчёт на СКД: пошагово в Конфигураторе

Когда готового и универсального отчёта мало, отчёт делают на СКД. Удобнее всего — внешним файлом .erf: он не трогает конфигурацию.

Шаг 1. Создать отчёт и схему

1. Откройте Конфигуратор.
2. Файл → Новый → Внешний отчет.
3. В окне отчёта нажмите Открыть схему компоновки данных — программа предложит создать основную схему, согласитесь.

Откроется конструктор схемы с вкладками: «Наборы данных», «Связи наборов данных», «Вычисляемые поля», «Ресурсы», «Параметры», «Настройки», «Макеты», «Вложенные схемы».

Шаг 2. Написать запрос

На вкладке «Наборы данных» добавьте набор «Запрос» и откройте конструктор запроса. Пример — продажи по покупателям и товарам в Бухгалтерии 3.0:

ВЫБРАТЬ
	РеализацияТовары.Ссылка.Контрагент КАК Контрагент,
	РеализацияТовары.Номенклатура КАК Номенклатура,
	РеализацияТовары.Количество КАК Количество,
	РеализацияТовары.Сумма КАК Сумма
ИЗ
	Документ.РеализацияТоваровУслуг.Товары КАК РеализацияТовары
ГДЕ
	РеализацияТовары.Ссылка.Проведен
	И РеализацияТовары.Ссылка.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода

Параметры НачалоПериода и КонецПериода СКД создаст на вкладке «Параметры» сама.

Шаг 3. Ресурсы

На вкладке «Ресурсы» перенесите Количество и Сумма, выражение — Сумма(...). Без этого шага итогов по группировкам не будет: отчёт выведет строки, но не сложит их.

Шаг 4. Период одним полем

Это приём, который делает отчёт удобным. Два параметра даты пользователю неудобны, нужен один «Период».

1. На вкладке «Параметры» добавьте параметр Период, тип — «Стандартный период».
2. У параметра НачалоПериода в колонке «Выражение» напишите &Период.ДатаНачала.
3. У КонецПериода — &Период.ДатаОкончания.
4. Обоим датам поставьте флажок «Ограничение доступности», чтобы пользователь видел только «Период».

Шаг 5. Настройки по умолчанию

На вкладке «Настройки» добавьте в структуру группировку по Контрагент, внутри — по Номенклатура. На вкладке «Выбранные поля» отметьте Количество и Сумма. Без структуры отчёт сформируется пустым.

Шаг 6. Сохранить и подключить

Сохраните файл .erf. Разово открыть его можно в пользовательском режиме через Главное меню → Файл → Открыть, если у пользователя есть право на внешние отчёты.

Чтобы отчёт был у всех в меню, его регистрируют в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Для регистрации в модуле отчёта нужна экспортная функция СведенияОВнешнейОбработке() — без неё программа не примет файл. Это уже задача для специалиста.

Как сохранить вариант отчёта и передать его коллегам

Настроили отчёт — сохраните его, иначе при следующем открытии часть изменений может пропасть.

Вариант и настройки — это разное

• Вариант отчёта — отдельная «версия» отчёта со своей структурой: «Продажи по менеджерам», «Продажи по товарам». Сохраняется через Еще → Сохранить вариант отчета. Появляется в списке вариантов и в панели раздела.
• Пользовательские настройки — значения отборов и периода внутри варианта. Программа запоминает последние сама, а именованные наборы сохраняются отдельной командой в меню Еще.

При сохранении варианта отметьте, будет ли он виден только вам или всем пользователям. Общий вариант коллеги найдут в том же разделе, что и исходный отчёт, или через выбор варианта в форме отчёта.

Как передать вариант другому пользователю

1. Самый простой путь — сохранить вариант общим. Коллега откроет его у себя.
2. Если нужно передать именно ваши личные настройки, администратор может скопировать их через настройки пользователей в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав. Там есть отдельный список настроек отчётов и команда копирования другим пользователям.
3. В другую базу вариант не переносится файлом. Для другой базы отчёт переносят как внешний .erf или пересоздают настройки руками.

Регулярная рассылка

Если отчёт нужен руководителю каждый понедельник, настройте рассылку: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Рассылки отчетов. Задаётся отчёт с вариантом, получатели, формат файла и расписание. Для отправки по почте в программе должна быть настроена учётная запись электронной почты.

Разовая выгрузка проще: кнопка сохранения в командной панели отчёта, формат .xlsx или .pdf.

Почему отчёт пустой или считает неверно

Частые вопросы