Проверка 6-НДФЛ в 1С ЗУП и Бухгалтерии перед отправкой в налоговую

Сверить 6-НДФЛ с 1С быстрее всего в три хода: в самом отчёте запустить Проверка → Проверить контрольные соотношения, затем сравнить раздел 2 с отчётом «Регистр налогового учета по НДФЛ», а раздел 1 — с отчётом «Контроль сроков уплаты НДФЛ» и поданными уведомлениями по ЕНП. Если все три сверки сошлись, расчёт можно отправлять.

Частая ошибка — считать, что «зелёная» встроенная проверка означает правильный расчёт. Она ловит арифметику внутри формы. Но не видит непроведённую ведомость, неверную дату выплаты или уведомление, поданное на другую сумму. Поэтому контроль 6-НДФЛ в 1С — это всегда сравнение формы с регистрами и внешними документами, а не одна кнопка.

Что сделать в базе до проверки расчёта 6-НДФЛ

Расчёт собирается из регистров НДФЛ. Если в регистрах дыра, форма просто честно её покажет. Начните с порядка в документах за период.

1. 📌 Все начисления за последний месяц квартала проведены. Зарплата, отпускные, больничные, премии, договоры ГПХ, материальная помощь.
2. 📌 Все выплаты отражены. Ведомости в банк, в кассу и на счета проведены, дата выплаты в них совпадает с датой списания денег по выписке.
3. 📌 Межрасчётные выплаты закрыты. Отпуск и увольнение посреди месяца часто выплачивают отдельной ведомостью, её забывают провести.
4. 📌 Нет черновиков. Отберите в журналах документы со статусом «не проведён» за период и разберите каждый.
5. 📌 Справочник сотрудников актуален. ИНН, статус налогового резидента, применяемые вычеты.

Отдельно проверьте регистрацию в налоговом органе. Каждое обособленное подразделение с отдельным КПП и ОКТМО сдаёт свой расчёт. В 1С это задаётся в карточке подразделения. Если подразделение перевели «в головную» задним числом, доходы разъедутся между двумя расчётами.

Встроенная проверка 6-НДФЛ в 1С: что она ловит

Форма создаётся через 1С-Отчетность:

После кнопки Заполнить откройте в командной панели формы меню Проверка. В нём два полезных пункта:

• 🔍 Проверить контрольные соотношения — программа сравнивает строки между собой по правилам ФНС и выводит список нарушений. По каждой строке видно, какая формула не сошлась и на сколько.
• 🔍 Проверить выгрузку — проверка файла на соответствие формату: пустые обязательные поля, неверный ИНН, ошибки в реквизитах.

Встроенная проверка отвечает на вопрос «внутренне непротиворечива ли форма». Она не отвечает на вопрос «соответствует ли форма учёту». Для этого нужны следующие шаги.

Сверка раздела 2: доходы, вычеты и исчисленный налог

Раздел 2 заполняется нарастающим итогом с начала года отдельно по каждой ставке налога. Ключевые строки:

Главное контрольное соотношение раздела 2 простое. Строка 140 должна быть примерно равна разнице строк 110 и 130, умноженной на ставку из строки 100.

Пример для ставки 13%:

• доходы (стр. 110) — 4 850 000 ₽;
• вычеты (стр. 130) — 62 400 ₽;
• база — 4 787 600 ₽;
• расчётный налог — 4 787 600 × 13% = 622 388 ₽.

Если в строке 140 стоит 622 391 ₽, это нормально: НДФЛ округляется до рубля по каждому человеку и каждой выплате, отсюда расхождение в несколько рублей. Если стоит 618 000 ₽, ищите ошибку: скорее всего, часть дохода попала в форму без налога или вычет предоставлен дважды.

Ещё две проверки, которые делает налоговая:

• 📊 строки 112 и 113 вместе не могут превышать строку 110;
• 📊 доходы по трудовым договорам сравниваются с базой для страховых взносов из РСВ за тот же период. Большой разрыв без объяснимых причин (необлагаемые выплаты, лимиты) — повод для требования о пояснениях.

Для ставок 13% и 15% (прогрессия), а с 2025 года — для расширенной шкалы ставок, в разделе 2 формируются отдельные блоки. Сверяйте каждый блок отдельно, а не общую сумму.

Сверка раздела 1: удержанный налог и сроки перечисления

С 2023 года раздел 1 показывает не даты дохода, а суммы удержанного налога за последние три месяца отчётного периода с разбивкой по срокам перечисления. Сроков два в месяц: налог, удержанный с 1-го по 22-е число, перечисляется до 28-го числа этого месяца; удержанный с 23-го до конца месяца — до 28-го следующего. За 23–31 декабря срок особый — последний рабочий день года.

Что сверять:

1. Стр. 020 = сумма всех стр. 022. Это общий удержанный налог за квартал. Контрольное соотношение проверит это само.
2. Каждая пара стр. 021 / стр. 022 должна совпасть с суммой, указанной за тот же срок в уведомлении об исчисленных суммах по ЕНП.
3. Стр. 030 и 032 — возвращённый налог. Возвраты уменьшают обязательство в своём сроке.

Пример, на котором чаще всего путаются. Зарплату за март выплатили 5 апреля. Налог с неё удержан 5 апреля, срок перечисления — 28 апреля. В раздел 1 расчёта за первый квартал эта сумма не попадёт: она уйдёт в раздел 1 за полугодие. Если в уведомлении за март вы указали налог с мартовской зарплаты, цифры за квартал не сойдутся.

С аванса НДФЛ не удерживают: налог исчисляется на дату получения дохода в виде оплаты труда, то есть в последний день месяца, а удерживается при окончательной выплате. Исключение — когда аванс выплачен в последний день месяца: тогда налог удерживается с него сразу.

Для сверки в ЗУП 3.1 откройте Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам и сформируйте «Контроль сроков уплаты НДФЛ» за квартал. Отчёт показывает удержанный налог по датам и срокам перечисления, а также перечисленные суммы. Его итоги по срокам кладутся рядом со строками 021–022.

Где возникают расхождения в 6-НДФЛ и как их устранить

После каждого исправления перезаполните форму кнопкой Заполнить и снова запустите проверку контрольных соотношений. Ручная правка ячеек формы скрывает ошибку: в следующем квартале нарастающий итог снова разойдётся с базой.

Не правьте суммы в форме руками, если база показывает другое. Исправляйте документ, который сформировал неверное движение.

Финальная сверка с регистром налогового учёта и бухучётом

Последний шаг — сравнить форму с итоговыми сведениями по каждому человеку и, если учёт ведётся в двух программах, с бухгалтерией.

Регистр налогового учёта по НДФЛ

В ЗУП 3.1 отчёт «Регистр налогового учета по НДФЛ» находится в том же разделе Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам. Это аналог налоговой карточки: доходы по месяцам и кодам, вычеты, исчисленный и удержанный налог по каждому человеку.

Сформируйте его за период с начала года без отбора по сотрудникам. Итоги должны совпасть со строками 110, 130, 140 и 160 раздела 2. Расхождение — значит, в форму попало что-то, чего нет в регистре, или отбор по регистрации в налоговом органе отсёк часть людей.

Для годового расчёта добавляется приложение со справками о доходах на каждого человека. Сумма доходов и налога по всем справкам должна совпасть с разделом 2 годовой формы. Если человек получал доходы через два обособленных подразделения, на него будет две справки — в каждом расчёте своя.

Сверка с 1С:Бухгалтерией

Если зарплата считается в ЗУП, а бухучёт ведётся в БП, сформируйте в БП оборотно-сальдовую ведомость по счёту 68.01 с аналитикой по видам платежей за квартал.

Кредитовый оборот 68.01 должен быть близок к исчисленному налогу: в БП налог отражается проводкой Дт 70 Кт 68.01 при отражении зарплаты в учёте. Дебетовый оборот — к суммам, зачтённым в счёт ЕНП. Разница обычно объясняется переходящей зарплатой последнего месяца квартала или отставанием синхронизации между ЗУП и БП.

Если зарплата ведётся прямо в БП, отчёты по НДФЛ ищите в разделе Зарплата и кадры, в группе отчётов по зарплате. Набор отчётов там скромнее, чем в ЗУП, но регистр налогового учёта и контроль сроков уплаты есть.

Сверка с налоговой

Через 1С-Отчетность можно запросить выписку по единому налоговому счёту и посмотреть, какие суммы НДФЛ налоговая уже зачла. Это последняя линия защиты: налоговая сопоставляет уведомления, платежи и раздел 1 расчёта. Если на ЕНС по НДФЛ висит недоимка, а в 6-НДФЛ всё сошлось, значит, где-то не подано уведомление.

Типичные промахи при проверке 6-НДФЛ

• ❌ Сверка только итогов квартала. Раздел 2 — нарастающий итог. Ошибка первого квартала тянется до годовой формы, если её не исправить уточнёнкой.
• ❌ Перепроведение прошлых периодов после сдачи. База «уплывает» от сданного расчёта, и следующий квартал не сходится.
• ❌ Один расчёт на всю организацию при нескольких ОКТМО. Налоговая разнесёт налог не на тот бюджет.
• ❌ Подарки и доходы в натуре без денежных выплат. Налог с них не удержать до ближайшей денежной выплаты. Если выплаты нет до конца года, сумма уходит в стр. 170, а человеку и налоговой нужно сообщить о невозможности удержания.

Частые вопросы