Группировки в отчётах 1С 8.3: свернуть до итогов, развернуть до документа
Содержание
Чтобы свернуть отчёт в 1С 8.3, нажмите кнопку с номером уровня в левом верхнем углу табличной части отчёта: 1 сворачивает всё до верхних итогов, 2 раскрывает следующий уровень и так далее. Отдельную группу сворачивают знаком − на левом поле напротив её строки, разворачивают — знаком +.
Если кнопок уровней и плюсов нет, в отчёте просто не настроены группировки. Тогда свёртку задают в настройках структуры отчёта, а разработчик может включить её кодом. Ниже — все способы для Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и для собственных отчётов на СКД.
Что такое свёртка отчёта и чем она не является
Отчёт в 1С 8.3 выводится в табличный документ. Если в структуре отчёта есть группировки (например, «Контрагент → Договор → Документ»), платформа строит для них иерархию строк. Её и сворачивают.
Свёрнутый отчёт показывает только итоговые строки нужного уровня. Данные при этом не пропадают: развернули группу — строки снова на месте.
Под словом «свернуть» пользователи иногда имеют в виду другое:
- 🗂 Свернуть панель настроек над отчётом. В Бухгалтерии 3.0 для этого служит кнопка
Скрыть настройкив шапке отчёта. - 🪟 Свернуть окно отчёта. В интерфейсе «Такси» открытые формы живут на панели открытых, окно не сворачивают, а переключаются на другую вкладку.
- 🧹 Свёртка информационной базы — отдельная обработка, которая удаляет старые документы и заменяет их остатками. К отчётам она отношения не имеет и выполняется только после резервной копии.
Дальше речь идёт именно о группировках строк и колонок в отчёте.
Быстрые способы свернуть отчёт мышью
Эти способы работают в любом отчёте, который выводит группировки: в типовом, внешнем или самописном.
Кнопки уровней 1, 2, 3
Над левым полем табличного документа, в углу, выводятся маленькие кнопки с цифрами. Их столько, сколько уровней группировки в отчёте.
- Сформируйте отчёт.
- Найдите кнопки с цифрами слева над первой строкой.
- Нажмите
1— останутся только строки верхнего уровня и общий итог. - Нажмите
2или3, чтобы раскрыть отчёт на нужную глубину.
Такой же ряд кнопок бывает и над колонками, если в отчёте есть группировки колонок (например, по месяцам). Он находится сверху, над заголовками колонок.
Плюсы и минусы на левом поле
Напротив каждой группы на левом поле стоит знак. − значит, что группа раскрыта: щелчок по нему свернёт её. + значит, что группа свёрнута: щелчок раскроет.
Это удобно, когда нужно раскрыть одного контрагента, а остальных оставить свёрнутыми.
Сначала нажмите 1, чтобы свернуть весь отчёт, а потом плюсом раскройте только ту группу, которую разбираете. Так проще искать расхождение, чем листать полный отчёт на сотни строк.
Что происходит с печатью и выгрузкой
Свёрнутые строки не выводятся на печать: на бумагу попадает то, что видно на экране. Это быстрый способ распечатать отчёт «только итоги» без перенастройки.
При сохранении в Excel группировки, как правило, переносятся как структура листа, и в Excel их можно сворачивать так же. Если нужен файл строго с итогами, надёжнее убрать детализацию в настройках (следующий раздел), а не полагаться на свёрнутый вид.
Свёртка через настройки структуры отчёта
Кнопки уровней меняют только вид. Если отчёт должен сразу формироваться с итогами, без лишних строк, меняют его структуру.
Отчёты на БСП: УТ 11, ЗУП 3.1, ERP
Большинство отчётов этих конфигураций — универсальные, на базе стандартных подсистем. Порядок такой:
- Откройте отчёт и нажмите
Настройки. - Переключите вид настроек на расширенный, если доступны только отборы.
- Перейдите на вкладку со структурой отчёта.
- Уберите лишние уровни группировки или снимите флажок у детальных записей.
- Нажмите
Закрыть и сформировать.
Без детальных записей отчёт выводит только суммы по группам. Он становится короче и формируется быстрее.
Тип группировки для справочников с папками
Если группировка идёт по справочнику с иерархией (номенклатура, контрагенты), в её свойствах выбирают тип:
| Тип группировки | Что выводит | Когда выбирать |
|---|---|---|
| Элементы | Только элементы, без папок | Нужен плоский список |
| Иерархия | Папки с итогами и элементы внутри | Нужна свёртка по группам номенклатуры |
| Только иерархия | Только папки с итогами | Нужна сводка по группам, без позиций |
Тип «Иерархия» даёт дополнительные уровни, и кнопки 1, 2, 3 начинают сворачивать отчёт по папкам справочника.
Пошагово для типовых отчётов Бухгалтерии 3.0
Отчёты бухгалтерской группы в БП 3.0 устроены иначе, чем универсальные. Свёртка в них настраивается флажками детализации.
Оборотно-сальдовая ведомость
Путь: Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость.
- Нажмите
Показать настройки. - На вкладке группировки снимите флажок
По субсчетам, если нужны только синтетические счета. - Удалите строки детализации по субконто, если они добавлены.
- Нажмите
Сформировать.
С флажком По субсчетам ОСВ выводит счета с раскрываемыми субсчетами. Кнопка 1 свернёт её до синтетики, плюс у счёта 60 раскроет 60.01 и 60.02.
ОСВ по счёту и анализ субконто
В Оборотно-сальдовой ведомости по счету уровни задаёт порядок субконто в группировке. Например, для счёта 62 обычно выбирают «Контрагенты → Договоры → Документы расчетов».
- 🔽 Хотите видеть только контрагентов — уберите договоры и документы из группировки.
- 🔼 Нужна полная раскладка — оставьте все три, а при формировании сворачивайте кнопкой
1.
В Анализе субконто логика та же: каждый выбранный вид субконто — отдельный уровень, который сворачивается своей кнопкой.
Флажки детализации сохраняются в пользовательских настройках отчёта. Если коллега жалуется, что «ОСВ стала короткой», проверьте, не снят ли у него флажок По субсчетам.
Где искать свёртку в разных конфигурациях
Сама механика — кнопки уровней и плюсы на полях — одинакова, её даёт платформа. Различается место, где меняют структуру:
| Конфигурация | Где задаётся структура отчёта |
|---|---|
| Бухгалтерия 3.0, регламентные и стандартные отчёты | Показать настройки → флажки детализации и вкладка группировки |
| Бухгалтерия 3.0, универсальные отчёты (раздел «Отчеты» по продажам, складу) | Настройки → структура в расширенном виде |
| ЗУП 3.1 | Настройки → расширенный вид → структура |
| УТ 11, КА 2, ERP 2 | Настройки → расширенный вид → структура |
| Внешний отчёт без БСП | Настройки формы отчёта или только кнопки уровней |
В ЗУП так удобно сворачивать, например, Анализ начислений и удержаний до подразделений: убираете сотрудника из структуры, остаются суммы по отделам.
Свёртка отчёта кодом (для разработчиков)
Иногда пользователю нужен отчёт, который открывается сразу свёрнутым до итогов, но с возможностью раскрыть детали. Настройками структуры этого не добиться: убранная группировка исчезает совсем. Нужен код.
Отчёт на СКД: метод ПоказатьУровеньГруппировокСтрок
У табличного документа есть методы ПоказатьУровеньГруппировокСтрок() и ПоказатьУровеньГруппировокКолонок(). Они делают то же, что кнопки уровней. Уровни считаются с нуля: 0 оставляет развёрнутым только верхний уровень.
Для отчёта на СКД достаточно перехватить вывод в модуле объекта отчёта:
Процедура ПриКомпоновкеРезультата(ДокументРезультат, ДанныеРасшифровки, СтандартнаяОбработка)
СтандартнаяОбработка = Ложь;
ДокументРезультат.Очистить();
Настройки = КомпоновщикНастроек.ПолучитьНастройки();
КомпоновщикМакета = Новый КомпоновщикМакетаКомпоновкиДанных;
МакетКомпоновки = КомпоновщикМакета.Выполнить(СхемаКомпоновкиДанных, Настройки, ДанныеРасшифровки);
ПроцессорКомпоновки = Новый ПроцессорКомпоновкиДанных;
ПроцессорКомпоновки.Инициализировать(МакетКомпоновки, , ДанныеРасшифровки, Истина);
ПроцессорВывода = Новый ПроцессорВыводаРезультатаКомпоновкиДанныхВТабличныйДокумент;
ПроцессорВывода.УстановитьДокумент(ДокументРезультат);
ПроцессорВывода.Вывести(ПроцессорКомпоновки);
// Свернуть всё до верхнего уровня группировок
ДокументРезультат.ПоказатьУровеньГруппировокСтрок(0);
КонецПроцедуры
Расшифровка при этом продолжает работать: данные расшифровки передаются в процессор так же, как при стандартной обработке.
В типовых конфигурациях не правьте модуль отчёта напрямую. Делайте изменения в расширении: так доработка переживёт обновление.
Отчёт на макете: группы строк при выводе
Если отчёт выводится вручную через области макета, группы создают при выводе. Есть два способа.
Через НачатьГруппуСтрок() и ЗакончитьГруппуСтрок(). Второй параметр НачатьГруппуСтрок отвечает за то, открыта ли группа:
ТабДок = Новый ТабличныйДокумент;
ОбластьКонтрагент = Макет.ПолучитьОбласть("Контрагент");
ОбластьДокумент = Макет.ПолучитьОбласть("Документ");
Для Каждого СтрокаКонтрагента Из ДанныеОтчета Цикл
ОбластьКонтрагент.Параметры.Заполнить(СтрокаКонтрагента);
ТабДок.Вывести(ОбластьКонтрагент);
ТабДок.НачатьГруппуСтрок(СтрокаКонтрагента.Контрагент, Ложь); // Ложь — группа свёрнута
Для Каждого СтрокаДокумента Из СтрокаКонтрагента.Документы Цикл
ОбластьДокумент.Параметры.Заполнить(СтрокаДокумента);
ТабДок.Вывести(ОбластьДокумент);
КонецЦикла;
ТабДок.ЗакончитьГруппуСтрок();
КонецЦикла;
Здесь ДанныеОтчета — заранее подготовленная коллекция, где у каждой строки контрагента есть вложенная коллекция Документы.
Второй способ — передать уровень сразу в Вывести(): ТабДок.Вывести(Область, 1). Строки с уровнем 1 попадут внутрь группы над ними. После вывода всего отчёта сворачивают его одной строкой: ТабДок.ПоказатьУровеньГруппировокСтрок(0).
Большие отчёты: свернуть или не формировать лишнее
Свёртка не ускоряет отчёт. Платформа считает и выводит все строки, просто часть из них прячет. ОСВ по счёту 41 с детализацией до номенклатуры за год на складе с 20 000 позиций сформируется одинаково долго — свёрнутая или нет.
Если отчёт тормозит, сокращайте объём на этапе настроек:
- ✂️ уберите детальные записи — без них отчёт выводит только итоги;
- 📁 выберите тип группировки «Только иерархия» для номенклатуры;
- 🔍 поставьте отбор по складу, организации, счёту;
- 📅 сузьте период: квартал вместо года.
Простое правило: если на уровень ниже вы смотрите редко, уберите его из структуры. Если смотрите часто, но выборочно, оставьте и сворачивайте кнопкой 1.
Отчёт на десятки тысяч строк с раскрытыми группами занимает много памяти на клиенте. На слабом компьютере или в тонком клиенте через интернет такой отчёт может формироваться минутами. Сначала сузьте отчёт отбором, потом раскрывайте детали.
Другие способы получить сводку вместо подробного отчёта
Иногда свёртка — не лучший инструмент. Есть варианты, которые дают итоги сразу.
| Способ | Что даёт | Когда удобнее свёртки |
|---|---|---|
| Сводная таблица в СКД (группировки строк и колонок) | Матрица «контрагент × месяц» | Нужно сравнить периоды бок о бок |
| Отдельный вариант отчёта «Итоги» | Сохранённая короткая структура | Сводку смотрят регулярно |
| Расшифровка из итоговой строки | Детали открываются в новом отчёте | Основной отчёт должен остаться кратким |
| Сводная таблица в Excel по выгрузке | Свободная перекомпоновка | Нужна разовая аналитика вне 1С |
Отдельный вариант отчёта стоит сохранить, если вы каждый раз сворачиваете одно и то же. В универсальных отчётах это делается через Сохранить вариант отчета в меню Ещё. В выпадающем списке вариантов он появится рядом с основным.
Расшифровка недооценена: дважды щёлкните по итоговой сумме в свёрнутом отчёте, и 1С предложит открыть детали по этой строке в отдельном окне.