Как принять сотрудника в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: от паспорта до первой зарплаты

Трудоустройство работника в 1С идёт в три шага: создать сотрудника в Кадры → Сотрудники, провести документ «Прием на работу» в Кадры → Приемы, переводы, увольнения (в 1С:ЗУП 3.1) и указать в нём оклад. В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь другой: Зарплата и кадры → Сотрудники и Зарплата и кадры → Кадровые документы. Всё остальное — приказ, договор, ЕФС-1, первая зарплата — программа строит из этих двух объектов.

Типичная ситуация: в понедельник выходит новый менеджер, кадровик заводит его в пятницу вечером, а через месяц выясняется, что не указан СНИЛС, график взят чужой, и в расчётном листке половина нормы времени. Если идти по порядку из шести шагов, такие вещи всплывают в первый день, а не в день зарплаты.

Что собрать до того, как открывать 1С

Программа не проверит, есть ли у вас подписанный договор. Зато она потребует данные, без которых не сформирует отчётность. Соберите их заранее.

📄 Документы от работника (перечень — статья 65 ТК РФ):

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (выписка из СФР или с Госуслуг);
• документ, подтверждающий регистрацию в системе персучёта (СНИЛС): номер можно взять из выписки;
• документы воинского учёта — для военнообязанных;
• документ об образовании — если должность этого требует.

🧾 Что попросить дополнительно — для расчётов в 1С:

• ИНН (если есть) — для отчёта 6-НДФЛ и справок о доходах;
• заявление на стандартный вычет и свидетельства о рождении детей;
• реквизиты карты, если зарплата идёт не по зарплатному проекту;
• справку о доходах с прошлого места работы текущего года — если сотрудник претендует на вычеты.

📌 Что решить с руководителем до ввода документа:

Шаг 1. Карточка сотрудника: как правильно создать запись

В 1С:ЗУП 3.1 сотрудник и физическое лицо — разные объекты. Физлицо хранит личные данные (паспорт, СНИЛС, ИНН, адрес). Сотрудник — это работа этого человека в конкретной организации. При создании сотрудника программа заводит физлицо сама.

Порядок заполнения

1. Откройте Кадры → Сотрудники и нажмите «Создать».
2. Введите фамилию, имя, отчество. Программа предложит пол по отчеству — проверьте.
3. Заполните дату рождения, ИНН и СНИЛС. Если физлицо с таким ФИО или СНИЛС уже есть в базе, 1С предупредит о возможном дубле.
4. Запишите карточку, затем перейдите к личным данным: паспорт, гражданство, адрес регистрации.
5. В разделе карточки про НДФЛ проверьте статус налогового резидента и при необходимости оформите заявление на стандартный вычет.
6. В разделе про выплату укажите способ: в кассу, по зарплатному проекту или на личную карту.

Не создавайте второе физлицо для человека, который уже работал у вас раньше. Найдите его в списке, создайте нового сотрудника на это физлицо. Иначе доходы за год разойдутся на две карточки, и вычеты, и 6-НДФЛ посчитаются неверно.

Отличия в 1С:Бухгалтерии 3.0

В БП 3.0 справочник открывается через Зарплата и кадры → Сотрудники. Карточка короче, но поля для СНИЛС, ИНН, паспорта и вычетов на месте. Кадровые документы появятся в меню, только если в настройках зарплаты включён полный кадровый учёт: раздел Зарплата и кадры, блок справочников и настроек, «Настройки зарплаты».

Шаг 2. Документ «Прием на работу»: оформление приёма

Карточка сотрудника ещё не делает человека работником. Пока не проведён приём, программа не начисляет ему зарплату и не включает в отчёты о трудовой деятельности.

Как заполнить документ в ЗУП 3.1

1. Кадры → Приемы, переводы, увольнения → «Создать» → «Прием на работу». Можно и из карточки сотрудника — по ссылке оформления приёма.
2. Укажите организацию и сотрудника.
3. Выберите подразделение и должность. Если ведётся штатное расписание, выбирается позиция штатного расписания — и оклад подтянется из неё.
4. Поставьте дату приёма — первый рабочий день, а не дату подписания договора.
5. Задайте вид занятости и количество ставок.
6. Укажите испытательный срок в месяцах, если он есть.
7. Выберите график работы.
8. На вкладке трудового договора заполните номер и дату договора.
9. Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 и трудовой договор.

Совместители

Для внутреннего совместителя не создавайте нового физлица. Создайте второго сотрудника на того же человека и в приёме выберите вид занятости «Внутреннее совместительство». В БП 3.0 при этом важно, чтобы оба сотрудника ссылались на одно физическое лицо: так НДФЛ и вычеты считаются по человеку в целом.

Приём в Бухгалтерии 3.0

Зарплата и кадры → Кадровые документы → «Создать» → «Прием на работу». Набор полей проще: дата, подразделение, должность, вид занятости, начисление и оклад. Печать приказа Т-1 и договора доступна из документа.

Шаг 3. Как указать зарплату: начисления, аванс и удержания

Сумму оплаты задают на вкладке «Оплата труда» документа приёма. Это главное место, где ошибаются, потому что от выбранного начисления зависит, как программа посчитает неполный месяц.

Основное начисление

• 💼 Оплата по окладу — фиксированная сумма в месяц, пересчитывается по отработанному времени;
• ⏱ Оплата по часовому тарифу — для сменщиков и почасовиков, сумма = часы × ставка;
• 📅 Оплата по дневному тарифу — реже, для сдельных бригад и подённой оплаты.

Если в организации есть надбавки — за стаж, районный коэффициент, премия в процентах, — добавьте их строками в тот же документ приёма. Районный коэффициент и северную надбавку в ЗУП 3.1 лучше настраивать на уровне организации и подразделения: тогда при приёме они подставятся сами.

Аванс

На той же вкладке выберите способ расчёта аванса:

• фиксированной суммой — например, 25 000 ₽;
• процентом от тарифа — обычно 40–50%;
• расчётом за первую половину месяца — ЗУП посчитает по отработанным дням.

Зарплату по ТК РФ платят не реже чем каждые полмесяца (статья 136). Даты выплаты аванса и зарплаты задаются в настройках расчёта зарплаты организации, а не в каждом документе.

Удержания и вычеты

Постоянные удержания (алименты, профсоюзные взносы, займ) вводятся отдельными документами после приёма — в документе «Прием на работу» их нет.

Стандартный вычет на детей оформляется заявлением на вычеты — из карточки сотрудника или из раздела Налоги и взносы. Без заявления программа вычет не даст, даже если дети указаны в личных данных.

Шаг 4. Сведения о трудовой деятельности: ЕФС-1 после приёма

С 2023 года сведения о приёме подают в СФР (бывший ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд) в составе формы ЕФС-1, подраздел о трудовой деятельности. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме.

В ЗУП 3.1 мероприятия трудовой деятельности формируются из кадровых документов автоматически. Посмотреть, что попадёт в отчёт, можно в Кадры → Электронные трудовые книжки. Там же создаются сведения для отправки.

Если вы отправляете отчётность через сервис 1С-Отчетность, форма уходит прямо из программы. Если через стороннего оператора — выгрузите файл.

Иностранного работника отдельно надо уведомить МВД о заключении договора — 1С это уведомление не отправляет, срок и форма определяются миграционным законодательством.

Шаг 5. Табель: учёт рабочего времени нового сотрудника

ЗУП 3.1 по умолчанию не требует ежемесячного табеля. Программа считает, что сотрудник отработал по своему графику, и сама определяет время с даты приёма.

Отдельный документ «Табель» (Зарплата → Табели) нужен в трёх случаях:

1. ⏰ суммированный учёт или сменный график, где фактические часы отличаются от плана;
2. 📝 нужно отразить прогулы, простои или работу в выходной, на которые нет отдельного документа;
3. 🏭 на производстве табель ведут мастера по факту, а расчётчик загружает его в базу.

Больничные, отпуска и командировки оформляют своими документами — табель по ним правится сам. Печатную форму Т-13 можно получить из отчётов раздела «Зарплата».

Как избежать ошибок с временем нового сотрудника:

• 📆 проверьте, что график в приёме заполнен на текущий год — пустой график даёт нулевую норму и нулевую зарплату;
• 🔁 не ставьте дату приёма на выходной день по графику без нужды: первый день выпадет из отработанного времени;
• 🧮 для неполной ставки берите график с сокращённой нормой либо указывайте долю ставки — не то и другое сразу.

Шаг 6. Первое начисление и выплата зарплаты

Аванс

Если аванс считается за первую половину месяца, создайте документ начисления за первую половину месяца в разделе Зарплата. При фиксированном или процентном авансе этот шаг не нужен — сумма подставится в ведомость.

Выплата — через Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу, на счета). Выберите вид выплаты «Аванс» и заполните ведомость.

Зарплата за месяц

1. Зарплата → Начисление зарплаты и взносов → «Создать».
2. Укажите месяц и организацию, нажмите «Заполнить».
3. Проверьте строку нового сотрудника: число дней и часов должно соответствовать периоду с даты приёма.
4. Посмотрите вкладки НДФЛ и взносов.
5. Проведите документ.
6. Создайте ведомость с видом выплаты «Зарплата за месяц» и проведите её после фактического перечисления.

Пример расчёта неполного месяца. Оклад 60 000 ₽. В месяце 21 рабочий день, сотрудник принят так, что отработал 15 дней. Детей нет, вычетов нет, аванс не выплачивался.

С вычетом на первого ребёнка 1 400 ₽ база станет 41 457,14 ₽, а НДФЛ — 5 389 ₽. Страховые взносы ЗУП посчитает по тарифу организации, на сумму к выплате они не влияют.

НДФЛ удерживается при выплате, а не при начислении (статья 226 НК РФ). Поэтому в документе начисления налог виден как исчисленный, а удержанным становится после проведения ведомости.

Если зарплата считается в Бухгалтерии 3.0

Зарплата и кадры → Все начисления → «Создать» → «Начисление зарплаты» → «Заполнить». Выплата — ведомостью из того же раздела или списанием с расчётного счёта. Проводки по начислению зависят от способа отражения, указанного в начислении или у сотрудника (например, Дт 26 или Дт 44 — Кт 70).

Типичные ошибки при трудоустройстве в 1С и как их найти

Как ускорить приём, если сотрудников много

• 👥 Приём списком. В ЗУП 3.1 есть документ приёма сразу нескольких сотрудников — для открытия филиала или сезонного набора. Условия заполняются одной строкой на человека.
• 📥 Загрузка из таблицы. Список физлиц с ФИО, датами рождения и СНИЛС можно вставить из Excel через загрузку в табличную часть — это быстрее, чем вбивать карточки вручную.
• 🗂 Штатное расписание. Если оно ведётся, оклад, надбавки и график подставляются из позиции. Вам остаётся выбрать позицию и дату.
• 📑 Копирование. Для похожих приёмов скопируйте проведённый документ и замените сотрудника и дату.
• ✍️ Кадровый ЭДО. Через сервис 1С:Кабинет сотрудника приказ и договор можно подписать электронно и не печатать бумагу.

Частые вопросы