Чужая фамилия в окне входа, документах и печатных формах 1С: что и где менять

Чтобы убрать фамилию в 1С, откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, найдите нужного пользователя и исправьте поле «Полное имя» и имя для входа. Если фамилия бывшего сотрудника просто мешает в окне входа, снимите в той же карточке флажок «Показывать в списке выбора» или «Вход в программу разрешен» — удалять пользователя не нужно.

Типичная ситуация: главный бухгалтер уволилась, на её место пришла новая, а 1С при запуске по-прежнему предлагает «Смирнова Е. В.», в новых документах в поле «Ответственный» стоит старая фамилия, а в акте сверки внизу — её подпись. Это три разных места, и править их нужно по отдельности. Ниже — каждое по очереди, от простого к рискованному.

Откуда в 1С берётся чужая фамилия

Фамилия в программе живёт не в одном поле. Сначала определите, где именно она мешает:

• 👤 Окно входа. Список пользователей формирует платформа из пользователей информационной базы, у которых включён флажок «Показывать в списке выбора».
• 💾 Подстановка последнего входившего. Платформа запоминает, под кем последний раз заходили в эту базу с этого компьютера, и подставляет имя автоматически.
• 🔑 Вход без окна вообще. Включена аутентификация операционной системы: пользователь 1С привязан к учётной записи Windows, и программа открывается сразу под ним.
• 📄 Поле «Ответственный» в документах. Заполняется текущим пользователем. Если люди работают под чужой учёткой, в документах будет чужая фамилия.
• 🖨️ Подписи в печатных формах. Берутся не из пользователя, а из ответственных лиц организации: руководитель, главный бухгалтер, кассир.
• 🔗 Ярлык или параметры запуска. В ярлыке или в свойствах базы прописан параметр /N с конкретным именем.

Как поменять фамилию пользователя в карточке

Это основной способ. Подходит, когда сам человек тот же, а фамилия изменилась, или когда в имени опечатка.

1. Войдите под пользователем с полными правами.
2. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
3. Двойным щелчком откройте нужного пользователя.
4. Исправьте поле «Полное имя» — так человек будет называться в списках, документах и журналах.
5. Ниже, в блоке входа, исправьте «Имя (для входа)» — это то, что видно в окне запуска.
6. Если пользователь связан с физическим лицом, проверьте поле «Физическое лицо»: там тоже может стоять старая фамилия.
7. Нажмите «Записать и закрыть».

После записи программа сама обновит пользователя информационной базы. Пароль при этом не сбрасывается, права и настройки тоже остаются.

Новый сотрудник — новый пользователь

Не переименовывайте учётку уволенного под нового сотрудника. Документы, которые создавала прежний бухгалтер, хранят ссылку на пользователя, а не текст фамилии. Переименуете — и в истории изменений, в поле «Ответственный» и в отборах по автору все её старые документы станут «документами Петровой».

Правильный порядок такой:

1. Создайте нового пользователя кнопкой «Создать» в том же списке.
2. Включите его в те же группы доступа, что у предшественника (подробнее — в разделе про права).
3. Скопируйте настройки: в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав откройте «Настройки пользователей», выберите старого пользователя и скопируйте его настройки новому. Перенесутся рабочий стол, отборы, варианты отчётов, избранное.
4. Старому пользователю закройте вход.

Как убрать фамилию из окна входа

Здесь три независимых причины, и проверять их стоит по порядку.

Скрыть пользователя из списка выбора

В карточке пользователя снимите флажок «Показывать в списке выбора». Пользователь останется в базе, но в выпадающем списке при запуске его не будет. Если снять флажок у всех, окно входа будет просить ввести имя вручную — в небольших фирмах так часто и делают, чтобы посторонний не видел, кто работает в базе.

Если нужно закрыть вход совсем — снимите «Вход в программу разрешен». Тогда пользователь исчезнет из списка и не сможет зайти даже с правильным паролем.

Сбросить запомненного последнего пользователя

Если список пуст, а в поле «Пользователь» всё равно подставляется старая фамилия, это работа платформы: она хранит имя последнего входа в файле def.usr. Файл лежит в профиле Windows, в папке с идентификатором базы:

%APPDATA%\1C\1cv8\<идентификатор базы>\def.usr

Что сделать:

1. Закройте все окна 1С на этом компьютере.
2. Нажмите Win + R, введите %APPDATA%\1C\1cv8 и нажмите Enter.
3. Папки с длинными именами из букв и цифр — это базы. Нужную проще всего найти по дате изменения: войдите в базу, закройте её и посмотрите, какая папка обновилась только что.
4. Удалите в ней файл def.usr.

При следующем запуске поле имени будет пустым или заполнится тем, кто зайдёт первым. Сами данные базы файл не затрагивает — это локальная настройка конкретного пользователя Windows.

Проверить ярлык и параметры запуска

Если 1С открывается сразу под старым пользователем, без окна входа, проверьте две вещи.

Аутентификация операционной системы. В карточке пользователя есть флажок с этим названием и поле с учётной записью Windows в формате \\ДОМЕН\Имя. Если новый сотрудник сел за компьютер прежнего и работает под той же учёткой Windows, 1С пускает его под старой фамилией. Снимите флажок у старого пользователя и включите для нового с его учётной записью Windows.

Параметры запуска. В ярлыке может стоять что-то вроде:

"C:\Program Files\1cv8\common\1cestart.exe" ENTERPRISE /F"D:\Base\Buh" /N"Смирнова" /P"123"

Параметр /N задаёт имя пользователя, /P — пароль. Уберите их из свойств ярлыка. То же самое проверьте в окне запуска: выделите базу, нажмите «Изменить» и дойдите до последней страницы, где есть поле «Дополнительные параметры запуска».

Права, роли и уход сотрудника

Удалять пользователя, который вёл учёт, почти никогда не получается и не нужно. На него ссылаются документы, и при удалении помеченных объектов программа его просто не удалит из-за ссылок. Закрытая учётка решает задачу чище.

Как передать права новому сотруднику

Права в типовых конфигурациях раздаются не галочками в карточке, а через группы доступа. Откройте карточку старого пользователя и перейдите по ссылке «Права доступа » — там видно, в каких группах он состоит. Добавьте нового пользователя в те же группы.

Для небольших баз, где группы не настраивали, проще: включите новому пользователю тот же профиль, что был у старого. Проверить результат можно, зайдя под новым пользователем и открыв пару журналов и отчётов, с которыми он будет работать.

Фамилия в печатных формах и документах

Подпись «Главный бухгалтер ___ Смирнова Е. В.» в акте, счёте-фактуре или накладной берётся не из пользователя. Её источник — ответственные лица организации.

1. Откройте Справочники → Предприятие → Организации (в БП 3.0 есть и короткий путь Главное → Организации).
2. Откройте карточку своей организации.
3. Найдите блок с подписями: руководитель, главный бухгалтер, кассир.
4. Назначьте нового сотрудника с датой, с которой он вступил в должность.

Дата здесь принципиальна. Ответственные лица хранятся с историей. Если вместо новой записи с датой исправить старую, то при повторной печати документов прошлых периодов там тоже появится новая фамилия — а подписывала их прежний бухгалтер.

Поле «Ответственный» в уже проведённых документах менять не нужно: оно отражает того, кто документ вводил. В новых документах оно заполнится правильно, как только сотрудник начнёт работать под своей учёткой.

Если сотрудница сменила фамилию

Это другая задача: человек тот же, документы выписаны на него. В зарплатных программах фамилия физического лица хранится с историей изменения ФИО — в карточке физлица рядом с ФИО есть переход к истории, где новую фамилию вводят с датой смены. Тогда документы до даты печатаются со старой фамилией, после — с новой. Пользователя программы при этом переименовывают обычным способом, через «Полное имя».

Изменение пользователей через конфигуратор и код

Для случаев, когда в программу не войти: у единственного администратора уволился хозяин учётки, нужен срочный доступ, база не открывается в пользовательском режиме.

Через конфигуратор

1. Запустите базу в режиме «Конфигуратор».
2. Откройте Администрирование → Пользователи.
3. Откройте пользователя, поправьте «Полное имя» и «Имя», флажок «Показывать в списке выбора», при необходимости задайте пароль.
4. Сохраните.

Монопольный режим для этого не нужен. Но у этого способа есть подвох: в типовых конфигурациях есть ещё и справочник «Пользователи», связанный с пользователем информационной базы. Конфигуратор меняет только вторую половину. После правки в конфигураторе зайдите в программу и выставьте то же полное имя в карточке пользователя, иначе в документах и списках останется старое.

Через код внешней обработки

Если пользователей сотни и их надо переименовать пакетно, это делают кодом на сервере под администратором:

ПользовательИБ = ПользователиИнформационнойБазы.НайтиПоИмени("Смирнова");
Если ПользовательИБ <> Неопределено Тогда
    ПользовательИБ.ПолноеИмя = "Петрова Анна Сергеевна";
    ПользовательИБ.Имя = "Петрова";
    ПользовательИБ.ПоказыватьВСпискеВыбора = Ложь;
    ПользовательИБ.Записать();
КонецЕсли;

Код меняет пользователя информационной базы. Справочник «Пользователи» он не трогает — его потом правят так же, как после конфигуратора.

Прямое редактирование таблиц — не делайте

Пользователи информационной базы хранятся в служебной таблице v8users — внутри файла 1Cv8.1CD у файловой базы или в базе SQL у клиент-серверной. В интернете гуляют советы переименовать или очистить эту таблицу, чтобы «сбросить всех пользователей».

Веб-клиент и терминальный сервер

Веб-клиент

В браузере за «чужую фамилию» обычно отвечают две вещи:

• 🌐 Сохранённый логин в браузере. Менеджер паролей подставляет имя и пароль прежнего сотрудника. Удалите запись для адреса публикации в настройках паролей браузера.
• ⚙️ Пользователь в публикации. При публикации базы на веб-сервере в файле default.vrd в строке подключения можно указать Usr= и Pwd=. Тогда все, кто открывает адрес, входят под одним и тем же пользователем. Строку правит администратор веб-сервера: уберите из неё имя и пароль, и браузер начнёт запрашивать вход.

Терминальный сервер

На сервере терминалов каждая учётка Windows имеет свой профиль, а значит, свой def.usr и свою аутентификацию ОС. Проблема почти всегда в том, что несколько человек заходят на сервер под одной учётной записью Windows. Тогда они делят и «последнего пользователя», и автоматический вход 1С.

Решение — отдельная учётная запись Windows для каждого сотрудника и привязка к ней своего пользователя 1С в карточке, флажок «Аутентификация операционной системы». Файл def.usr на терминале удаляют так же, как на обычном компьютере, только войти на сервер нужно под той учёткой Windows, у которой подставляется фамилия.

Частые вопросы