Недостача в 1С 8.3: как провести и списать после инвентаризации

Недостачу в 1С убирают в два приёма. Сначала инвентаризация фиксирует расхождение между учётом и фактом, затем документ «Списание товаров» собирает недостачу на счёт 94, а ручная операция относит её на нужный источник: расходы в пределах норм убыли, виновное лицо или прочие расходы организации.

Разберём каждый шаг на примере 1С:Бухгалтерии 3.0 — с точными путями меню и проводками. В конце — что происходит с НДС и налогом на прибыль и какие ошибки чаще всего ломают закрытие периода .

Инвентаризация — без неё недостачу списать нельзя

Любое списание недостачи начинается с инвентаризации. Это не формальность: без утверждённой сличительной ведомости налоговая снимет расходы, а взыскать ущерб с работника будет невозможно.

В 1С зайдите в раздел Склад → Инвентаризация товаров и создайте одноимённый документ. Укажите склад и организацию, нажмите «Заполнить по остаткам на складе» — программа подтянет учётное количество.

Дальше в колонку фактического количества вносятся данные пересчёта. Там, где факт меньше учёта, в колонке «Отклонение» появится отрицательное число — это и есть недостача.

Инвентаризация обязательна в ряде случаев, а не только по желанию: перед составлением годовой отчётности, при смене материально ответственного лица, при выявлении фактов хищения или порчи, после пожара или затопления. В этих ситуациях без неё недостачу не списать в принципе.

Проводят инвентаризацию по приказу руководителя, которым назначается комиссия. В 1С есть печатные формы, привычные бухгалтеру:

• приказ о проведении инвентаризации (типовая форма ИНВ-22);
• инвентаризационная опись (ИНВ-3);
• сличительная ведомость (ИНВ-19).

Их можно распечатать прямо из документа «Инвентаризация товаров» по кнопке «Печать». Формы с 2013 года необязательны, но удобны и принимаются проверяющими.

Из формы инвентаризации по кнопке «Создать на основании» доступны два документа:

• Списание товаров — для недостач (факт меньше учёта);
• Оприходование товаров — для излишков (факт больше учёта).

Нас интересует первый.

Собираем недостачу на счёте 94

Документ «Списание товаров» (Склад → Списание товаров или через «Создать на основании» из инвентаризации) списывает недостающие позиции с товарного счёта на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Проводка, которую он формирует:

Дт 94 Кт 41.01  — недостача товаров по учётной (балансовой) стоимости

Для материалов вместо 41 будет 10, для готовой продукции — 43. Сумма берётся по фактической себестоимости, которую программа рассчитывает по методу оценки запасов, заданному в учётной политике.

После проведения недостача «висит» на счёте 94. Это промежуточный счёт — на конец месяца он должен закрыться. Куда именно — зависит от того, есть ли виновный и укладывается ли сумма в нормы естественной убыли.

Распределение со счёта 94 в 1С:Бухгалтерии делается документом «Операция» (Операции → Операции, введённые вручную), потому что отдельного документа для разнесения недостачи в типовой конфигурации нет.

Списание в пределах норм естественной убыли

Нормы естественной убыли — это допустимая потеря массы или объёма товара при хранении и транспортировке: усушка, утруска, испарение, бой. Они утверждаются профильными ведомствами по видам продукции (продукты питания, нефтепродукты, химия и т. п.).

Недостача в пределах норм списывается на расходы и уменьшает налог на прибыль. Операция вручную:

Дт 44.01 (26, 20) Кт 94  — недостача в пределах норм убыли

Счёт затрат выбирают по характеру деятельности: торговля — 44, производство — 20, общехозяйственные — 26.

Сумму в пределах норм считают от стоимости или количества фактически выбывших ценностей по формуле из соответствующего приказа. Всё, что превышает норму, — это уже сверхнормативная недостача.

Пример. По итогам инвентаризации выявлена недостача сыпучего товара на 12 000 ₽ по учётной стоимости. Норма естественной убыли для этой позиции даёт 2 000 ₽. Тогда проводки будут такими:

• Дт 94 Кт 41.01 — 12 000 ₽, вся недостача собрана на счёте 94;
• Дт 44.01 Кт 94 — 2 000 ₽, часть в пределах нормы списана на расходы;
• Дт 73.02 Кт 94 — 10 000 ₽, сверхнормативная часть отнесена на виновного (или Дт 91.02 Кт 94, если виновных нет).

После этих операций счёт 94 по данной недостаче полностью закрыт — остатка быть не должно.

Недостача за счёт виновного лица

Если установлено материально ответственное лицо (МОЛ) и его вина доказана, сверхнормативная недостача относится на него:

Дт 73.02 Кт 94  — отнесена недостача на виновного работника

Счёт 73.02 «Расчёты по возмещению материального ущерба» — это долг работника перед организацией.

Прежде чем делать эту проводку, нужен пакет документов:

1. Результаты инвентаризации (сличительная ведомость).
2. Письменное объяснение работника (или акт об отказе дать его).
3. Приказ руководителя о взыскании.

Дальше работник возмещает ущерб. Варианты проводок:

• удержание из зарплаты — Дт 70 Кт 73.02;
• внесение в кассу — Дт 50 Кт 73.02;
• на расчётный счёт — Дт 51 Кт 73.02.

Для удержания из зарплаты в 1С:ЗУП (или в Бухгалтерии с расчётом зарплаты) оформляют документ удержания, который уменьшает выплату, а в бухгалтерском учёте закрывают 73.02 через 70. Сумму удержания программа не рассчитывает автоматически по размеру ущерба — её задаёт бухгалтер с учётом лимитов, о которых ниже.

Срок для издания приказа об удержании ограничен: не позднее одного месяца со дня, когда окончательно установлен размер ущерба (ст. 248 ТК РФ). Пропустили месяц — взыскивать придётся через суд, даже если сумма укладывается в средний заработок.

Что важно помнить про размер взыскания:

• По приказу руководителя можно удержать сумму в пределах среднего месячного заработка работника (ст. 248 ТК РФ).
• Больше среднего заработка — только через суд или с письменного согласия работника на рассрочку.
• Удержание из одной выплаты не может превышать 20% начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ), поэтому крупный ущерб гасят частями.

Списание за счёт организации, когда виновных нет

Виновного установить удалось не всегда: товар испортился без чьей-либо вины, виновник неизвестен или суд отказал во взыскании. Тогда недостача сверх норм убыли идёт в прочие расходы:

Дт 91.02 Кт 94  — недостача списана на прочие расходы

Основанием служит один из документов:

• постановление о приостановлении или прекращении уголовного дела (виновник не установлен);
• решение суда об отказе во взыскании;
• приказ руководителя — если организация сама решила не взыскивать с работника (это её право по ст. 240 ТК РФ).

Как убрать недостачу в УТ и Рознице

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Розница логика другая: инвентаризация называется «Пересчёт товаров», а результат оформляют отдельными документами.

В УТ и Рознице ведётся прежде всего складской и управленческий учёт количества. Если в базе включён и регламентированный учёт, недостача так же собирается на счёте 94 и распределяется операцией. Если регламентированного учёта нет (например, данные из Розницы выгружаются в Бухгалтерию обменом), бухгалтерские проводки делают уже в бухгалтерской базе на основании полученных документов.

Налог на прибыль и НДС при недостаче

Налог на прибыль. Недостача в пределах норм убыли — материальные расходы, уменьшают базу без ограничений. Сверхнормативная недостача уменьшает прибыль только если возмещается виновным (в доход идёт сумма возмещения, в расход — списанная стоимость) либо подтверждено отсутствие виновных. Если работник возмещает ущерб, сумму возмещения включают во внереализационные доходы на дату, когда он признал долг или когда вступило в силу решение суда.

НДС — спорный момент. Вопрос, восстанавливать ли «входной» НДС по недостающим товарам, не закрыт однозначно:

• Минфин в своих письмах настаивает: раз товар не используется в облагаемых операциях, НДС надо восстановить (Дт 91.02 Кт 68.02).
• Суды, включая высшие инстанции, и ФНС в более поздних разъяснениях — на стороне налогоплательщика: перечень случаев восстановления НДС в п. 3 ст. 170 НК РФ закрытый, и недостачи в нём нет.

Решение о восстановлении НДС принимайте с учётом готовности спорить с инспекцией. Если решили не восстанавливать — запаситесь ссылкой на судебную практику. Если восстанавливаете «по осторожности» — проводка Дт 91.02 Кт 68.02, а в книге продаж регистрируется счёт-фактура или бухгалтерская справка.

Частые ошибки при оформлении недостачи

• Списывают сразу на 91, минуя 94. Проводка Дт 91.02 Кт 41 без счёта 94 ломает методологию: сначала недостача всегда собирается на 94, и только потом распределяется.
• Не закрыли счёт 94 на конец месяца. Остаток на 94 — сигнал, что недостача зафиксирована, но источник списания не выбран. Закрытие месяца выдаст предупреждение.
• Относят на виновного без приказа и объяснительной. Проводка Дт 73.02 Кт 94 без документов не даёт права удерживать из зарплаты — работник оспорит удержание.
• Удерживают из зарплаты больше 20% за раз. Нарушение ст. 138 ТК РФ; взыскание гасят частями.
• Путают учётную и рыночную стоимость. На 94 недостача попадает по себестоимости, а с виновного взыскивают по рыночной цене — разницу проводят через 98.04.

Частые вопросы