Расформирование отдела в ЗУП: сотрудники, штатные позиции, пометка на удаление

Чтобы убрать подразделение из штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП, его не удаляют, а расформировывают: переводят всех сотрудников, закрывают штатные позиции и ставят в карточке подразделения флажок «Расформировано» с датой. Физическое удаление возможно, только если на подразделение нет ни одной ссылки — ни в кадровых документах, ни в начислениях, ни в позициях штатного расписания.

Отдел закрыли приказом, а в 1С он висит в списке, в отчётах и в выборе при приёме? Ниже порядок, при котором программа не ругается, а история за прошлые периоды остаётся целой.

Удалить или расформировать: что выбрать

Почти всегда правильный путь — расформирование. Пометка на удаление и удаление помеченных подходят только для подразделения, которое завели по ошибке и ни разу не использовали.

Быстрая проверка, можно ли удалять насовсем:

• 👤 по подразделению не было ни одного приёма или перевода;
• 💰 нет начислений, больничных, отпусков с этим подразделением;
• 📋 в штатном расписании нет позиций, даже закрытых;
• 🧩 у подразделения нет подчинённых подразделений.

Если хотя бы один пункт «нет» — расформировывайте. Подразделение с историей удалить не получится: механизм удаления помеченных покажет ссылки и оставит объект на месте.

Подготовка: что проверить до изменений

Начните с кадровой картины на дату закрытия. Удобнее всего отчётом по штатной расстановке или списочным составом с отбором по подразделению. Отчёты лежат в Кадры → Кадровые отчеты.

Проверьте три вещи:

1. Кто числится в подразделении на дату закрытия. Включая совместителей, декретниц и работников на длительном больничном. Их тоже нужно перевести или уволить — пустым отдел становится только после этого.
2. Какие позиции штатного расписания к нему привязаны. Список позиций открывается в Кадры → Штатное расписание, поставьте отбор по подразделению.
3. Есть ли у отдела вложенные подразделения. Сектор или группу внутри отдела закрывают первыми, иначе родитель останется «живым».

Отдельно посмотрите настройку Настройка → Кадровый учет. От флажка ведения истории изменения штатного расписания зависит, как закрывают позиции: прямо в карточке или документом. Об этом — в разделе про штатное расписание.

Юридическая сторона идёт до программы. Если структурное подразделение указано в трудовом договоре, его смена — это перевод, и нужно письменное согласие работника (ст. 72.1 ТК РФ). При сокращении штата сотрудников предупреждают не менее чем за два месяца (ст. 180 ТК РФ). В 1С вы отражаете уже принятые решения.

Перевод сотрудников и закрытие вакансий

Подразделение нельзя считать пустым, пока в нём кто-то числится. Для переноса людей есть два документа в Кадры → Приемы, переводы, увольнения:

• 🔁 «Кадровый перевод» — для одного человека;
• 👥 «Кадровый перевод списком» — для всего отдела разом.

Перевод всего отдела списком

1. Создайте «Кадровый перевод списком», укажите организацию и дату.
2. Подберите сотрудников закрываемого подразделения через кнопку подбора.
3. В строках выберите новое подразделение и новую позицию штатного расписания.
4. Проверьте, не сбились ли начисления: при переводе в документ подтягиваются плановые начисления, их стоит сверить с прежними.
5. Проведите документ.

Если людей не переводят, а сокращают, оформляйте «Увольнение» или «Увольнение списком» с соответствующим основанием. Компенсации и выходное пособие рассчитаются в самом документе.

Вакансии

Свободные ставки закрываемого отдела — это открытые позиции штатного расписания без сотрудников. Их закрывают так же, как занятые, но без перевода. Если на них есть открытые вакансии в кадровом резерве или заявки на подбор, сначала закройте эти заявки, чтобы позиции не всплывали в отчётах о свободных ставках.

Как убрать подразделение из штатного расписания

Здесь всё зависит от настройки в Настройка → Кадровый учет.

История штатного расписания не ведётся

Каждую позицию закрывают в её карточке:

1. Откройте Кадры → Штатное расписание.
2. Поставьте отбор по закрываемому подразделению.
3. Откройте позицию, установите флажок «Закрыта» и укажите дату закрытия.
4. Запишите и закройте. Повторите для всех позиций отдела.

После этого позиции не предлагаются при приёме и переводе, а в отчёте по штатному расписанию на даты после закрытия отдел пропадает.

История штатного расписания ведётся

Карточки позиций в этом режиме напрямую не правятся: изменения проходят только документами. Закрытие оформляют документом «Изменение штатного расписания» в Кадры → Изменения штатного расписания:

1. Создайте документ, укажите организацию, месяц и дату приказа.
2. Добавьте в табличную часть все позиции закрываемого подразделения.
3. Для каждой отметьте закрытие позиции — команда находится в командной панели табличной части.
4. Проведите документ.

Закрытые позиции сохраняются в истории. Отчёт «Штатное расписание» на дату до приказа покажет отдел, на дату после — уже нет. Это именно то, что нужно для проверок и архивных справок.

Расформирование самого подразделения

Когда позиции закрыты, остаётся сама «папка»:

1. Откройте Настройка → Подразделения.
2. Откройте карточку подразделения.
3. Установите флажок «Расформировано» и укажите дату.
4. Нажмите «Записать и закрыть».

Расформированное подразделение исчезает из выбора в новых документах, начиная с указанной даты. В старых документах и отчётах за прошлые периоды оно остаётся — так и должно быть.

Пометка на удаление и окончательное удаление

Это путь для ошибочно созданных подразделений, у которых нет истории.

1. В списке Настройка → Подразделения выделите строку.
2. Нажмите Delete или выберите пометку на удаление в меню «Ещё». Строка станет перечёркнутой.
3. Перейдите в Администрирование → Обслуживание и найдите в группе корректировки данных команду «Удаление помеченных объектов».
4. Запустите удаление. Программа проверит ссылки и удалит только «чистые» объекты.

Если подразделение где-то используется, после проверки оно попадёт в список «не удалено» с перечнем мест, где на него ссылаются. Каждую ссылку можно открыть двойным щелчком.

Не удаляйте документы, чтобы «освободить» подразделение. Удаление проведённых кадровых документов и начислений ради чистого справочника ломает расчёт среднего заработка, стажа и отчётность за прошлые периоды. Подразделение с историей — только расформирование.

Права пользователей и настройки доступа

Частая ситуация: кадровик ставит пометку, а удалить не может. Это нормально — удаление помеченных обычно доступно только администратору.

Права настраиваются в Администрирование → Настройки пользователей и прав: через группы доступа и профили групп доступа. Если сотруднику нужно удалять помеченные объекты без полных прав, добавьте в его профиль соответствующую роль — найдите её поиском по слову «удаление» в списке ролей профиля.

Вторая причина «невидимых» данных — ограничение доступа на уровне записей. Если оно включено, пользователь может не видеть часть сотрудников или документов закрываемого отдела. Тогда он считает отдел пустым, а при расформировании или удалении всплывают чужие ссылки. Проверку пустоты отдела делайте под пользователем с полными правами.

Почему подразделение не удаляется и не скрывается

Разберите по симптому:

Ещё одна ловушка — структура предприятия. Если в Настройка → Кадровый учет указано, что структура предприятия не совпадает со структурой юридических лиц, в программе два справочника: подразделения организаций и подразделения структуры предприятия. Закрывать отдел приходится в обоих, иначе он останется в управленческих отчётах.

Как скрыть расформированные и вернуть структуру обратно

Скрыть из списка

После расформирования отдел остаётся в списке подразделений. Чтобы он не мешал, в форме списка Настройка → Подразделения снимите флажок показа расформированных — он находится над таблицей. Список покажет только действующие подразделения. Если флажка не видно, поставьте отбор по реквизиту «Расформировано» через настройку списка в меню «Ещё».

Архивная структура для справок

Для ответа на запрос «где работал человек в 2021 году» ничего восстанавливать не нужно. Сформируйте личную карточку или отчёт по кадровой истории сотрудника — расформированный отдел там отражается под своим названием.

Восстановить отдел

Если отдел расформировали по ошибке или его снова открывают:

1. Откройте карточку подразделения (включите показ расформированных).
2. Снимите флажок «Расформировано».
3. Создайте новые позиции штатного расписания — карточками или документом изменения штатного расписания, в зависимости от настройки.
4. Переведите сотрудников обратно кадровыми переводами.

Закрытые позиции лучше не открывать заново, а заводить новые: так история штатного расписания останется честной. Если подразделение было помечено на удаление, но ещё не удалено, снимите пометку той же клавишей Delete. Уже удалённый объект вернуть можно только из резервной копии.

Частые вопросы