Уволился сотрудник: убираем его учётную запись из базы 1С 8.3 без потери данных

Чтобы удалить пользователя из 1С 8.3 в типовой конфигурации (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11), откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, снимите в карточке флажок «Вход в программу разрешен», а затем пометьте запись на удаление. Физически запись исчезнет только после обработки «Удаление помеченных объектов», и то если на неё нет ссылок в документах.

Удалять учётную запись в Конфигураторе в типовых базах не стоит: справочник «Пользователи» останется, а связь с ним оборвётся. Если на запись ссылаются документы, удалить её не получится — тогда пользователя оставляют архивным, с запретом входа.

1. Подготовка: что проверить до удаления пользователя

Учётная запись в 1С — это не просто логин. На неё ссылаются документы (поле «Ответственный», автор изменений), настройки отчётов, задачи, история версий объектов. Поэтому сначала разберитесь, что именно вы хотите получить.

Три типовые цели:

• 🔒 Закрыть вход уволившемуся сотруднику — самый частый случай. Удалять ничего не нужно, достаточно запретить вход.
• 🧹 Навести порядок в списке — убрать тестовые и ошибочно созданные записи, по которым не было ни одного документа.
• 🔁 Пересоздать пользователя с нуля, потому что запутались права или настройки.

Перед любым из сценариев проверьте:

1. Активные сеансы. Если человек сейчас в базе, его сеанс продолжит работать. В типовых конфигурациях список сеансов открывается в Администрирование → Обслуживание → Активные пользователи.
2. Ссылки на пользователя. Откройте любой журнал документов и отберите по полю «Ответственный». Если документы есть — физическое удаление не пройдёт, и это нормально.
3. Права текущего администратора. Удалять и менять пользователей может только тот, у кого есть право «Администрирование» (в типовых — профиль «Администратор»).
4. Последний администратор. Нельзя оставить базу без пользователя с полными правами, если в ней вообще есть пользователи.

2. Как удалить пользователя в 1С через режим Предприятия

В конфигурациях на Библиотеке стандартных подсистем (это почти все типовые: БП, ЗУП, УТ, КА, ERP, УНФ) пользователь существует в двух местах сразу:

• элемент справочника «Пользователи» — на него ссылаются документы;
• пользователь информационной базы — логин, пароль, роли, способ входа.

Программа держит их в паре. Поэтому работать нужно из режима Предприятия: тогда обе части меняются согласованно.

Где находится список пользователей

Пошагово: от запрета входа до физического удаления

1. Откройте список пользователей и дважды щёлкните по нужной записи.
2. Снимите флажок «Вход в программу разрешен» и нажмите «Записать». С этого момента под этим логином войти нельзя.
3. Если в карточке есть флажок «Недействителен», установите его: пользователь пропадёт из списков выбора в документах.
4. Закройте карточку. В списке выделите запись и пометьте её на удаление — клавиша Del или команда пометки в меню «Ещё».
5. Перейдите в Администрирование → Обслуживание, группа «Корректировка данных» → «Удаление помеченных объектов». В УТ 11 этот раздел называется «НСИ и администрирование».
6. Выберите выборочное удаление, отметьте только нужного пользователя и запустите.
7. Посмотрите итог. Если программа сообщает, что объект не удалён из-за ссылок, — запись остаётся помеченной, и это рабочее состояние.

💡 Пункт 7 — не провал. Пользователь с запретом входа, пометкой удаления и флажком «Недействителен» в базе уже ничего не может сделать. История его документов при этом сохраняется.

Если запись создана по ошибке и ссылок на неё нет

Для пустых записей (создали дубль, опечатались в имени) достаточно шагов 4–6. Удаление пройдёт сразу, а пользователь информационной базы удалится вместе с элементом справочника.

3. Удаление пользователя из базы 1С в Конфигураторе (файловый вариант)

В файловой базе пользователи хранятся внутри самого файла 1Cv8.1CD. Отдельного «файла пользователей» нет, удалить человека, стерев что-то на диске, нельзя.

Через Конфигуратор пользователя удаляют так:

1. Запустите базу в режиме «Конфигуратор» под администратором.
2. Откройте меню Администрирование → Пользователи.
3. Выделите строку и нажмите Del (или кнопку удаления на панели).
4. Подтвердите удаление.

Монопольный режим для этого не нужен: список пользователей правится, пока другие работают. Но если удаляемый человек сейчас в базе, его сеанс доработает до выхода.

Когда Конфигуратор уместен

• 🧪 Нетиповая или самописная конфигурация без справочника «Пользователи» — здесь это основной способ.
• 🔑 В режим Предприятия не войти: например, у администратора в Предприятии слетели роли, а в Конфигуратор пускает.
• 🗂️ Чистка «осиротевших» логинов, которые не связаны ни с одним элементом справочника.

Чем опасен Конфигуратор в типовых базах

Если удалить пользователя информационной базы в Конфигураторе, элемент справочника «Пользователи» останется. В его карточке пропадёт связь с логином, а в списке он продолжит висеть как обычная запись. Потом придётся довести дело до конца в режиме Предприятия: открыть карточку, при необходимости снять флажок входа и пометить на удаление.

4. Удаление пользователя на сервере 1С и при чём здесь SQL

В клиент-серверном варианте процедура в самой 1С та же: режим Предприятия или Конфигуратор, те же пути. Разница — в работе с сеансами и в соблазне «быстро почистить в SQL».

Завершить сеанс удаляемого пользователя

Запрет входа не выкидывает человека, который уже работает. Его сеанс надо завершить отдельно:

• в типовой конфигурации — Администрирование → Обслуживание → Активные пользователи, выделить сеанс и завершить;
• в консоли «Администрирование серверов 1С Предприятия» — узел кластера → информационная база → «Сеансы», контекстное меню сеанса → удаление;
• из командной строки через rac: список сеансов даёт rac session list, завершение — rac session terminate. Точные параметры смотрите в rac help session.

Почему не стоит удалять пользователя прямо в SQL

В базе СУБД (MS SQL Server или PostgreSQL) список пользователей хранится в служебной таблице v8users. Технически строку оттуда можно удалить запросом. Делать этого не нужно:

• 🧩 элемент справочника «Пользователи» в таблицах конфигурации останется без пары;
• 🔐 в строке v8users лежат и роли, и данные для аутентификации — ручная правка легко ломает вход всем;
• 🛠️ фирма 1С не поддерживает прямое изменение служебных таблиц, и при проблемах такая база — ваша ответственность.

Таблицу v8users вспоминают в одном случае: потерян пароль единственного администратора. Это аварийная процедура, её выполняют на копии базы и только для своей базы. Для штатного удаления пользователя она не нужна.

Кластерные администраторы — это другое

Если вы хотите убрать человека из администраторов кластера или информационной базы на сервере (не из списка пользователей 1С), это делается в консоли администрирования серверов: в свойствах кластера, узле «Администраторы». Логин 1С при этом не затрагивается.

5. Права доступа и роли: что меняется после удаления пользователя

В типовых конфигурациях права выдаются не ролями напрямую, а через группы доступа и профили групп доступа. Пользователь входит в группы, группы опираются на профили, профили — на набор ролей.

Что происходит при отключении и удалении:

Почистить права, не удаляя пользователя

Если запись остаётся в базе как архивная, полезно убрать её из групп доступа:

1. Откройте карточку пользователя.
2. Перейдите по ссылке «Права доступа ».
3. Снимите отметки со всех групп и запишите.

Так вы не оставите «спящий» логин с правами бухгалтера или администратора. Если кто-то по ошибке снова разрешит вход, человек попадёт в базу без прав.

Удаляете администратора — проверьте, кто останется

Перед удалением пользователя с профилем «Администратор» убедитесь, что в группе «Администраторы» есть хотя бы ещё один действующий человек. Платформа не даст сохранить список, в котором не осталось ни одного пользователя с правом «Администрирование».

6. Архивная учётная запись вместо удаления

Для уволенных сотрудников надёжнее не удалять запись, а превращать её в архивную. Это и есть ответ на вопрос, как убрать пользователя из 1С, не теряя историю.

Что даёт архивный режим:

• 📜 в документах остаётся видно, кто их создал и провёл;
• 🔍 работает история изменений объектов, если она включена;
• 🚫 войти под логином нельзя;
• 👁️ запись не попадается в списках выбора, если установлен флажок «Недействителен».

Как оформить архивного пользователя

1. Снимите «Вход в программу разрешен».
2. Установите «Недействителен».
3. Уберите пользователя из всех групп доступа.
4. Смените пароль на случайный — на случай, если кто-то вернёт флажок входа.
5. По желанию допишите в комментарий карточки дату увольнения и кто отключил доступ.

Сравнение способов

💡 В ЗУП и Бухгалтерии пользователь и сотрудник — разные сущности. Удаление учётной записи не трогает карточку сотрудника и физического лица, кадровые документы и начисления. Обратное тоже верно: увольнение сотрудника не закрывает ему вход в программу.

7. Если 1С не даёт удалить пользователя

Большинство проблем при удалении пользователя из базы 1С сводится к нескольким ситуациям.

Пользователь с входом через Windows

Если у пользователя включена аутентификация операционной системы, удаление логина 1С закрывает ему доступ полностью. А вот отключение учётной записи Windows само по себе вход в 1С не запрещает, если у пользователя остался пароль 1С. Закрывайте доступ в 1С явно, флажком в карточке.

Частые вопросы