Архив вместо удаления: скрываем уволенных работников в 1С 8.3 Бухгалтерия так, чтобы не сломать отчётность

Чтобы убрать уволенного из списка сотрудников в 1С 8.3 Бухгалтерия, откройте его карточку в разделе Зарплата и кадры → Сотрудники и установите флажок Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены. Сотрудник исчезнет из списка и из форм выбора в документах, но все начисления, взносы и данные для 6-НДФЛ останутся на месте.

Типичная ситуация: в небольшой фирме за пять лет сменилось сорок человек, а работает двенадцать. При каждом начислении зарплаты бухгалтер листает длинный список, путает однофамильцев и рискует выбрать в ведомости того, кто давно ушёл. Удалять таких людей из базы нельзя, а скрыть — можно и нужно.

Почему уволенного сотрудника нельзя просто удалить из базы

Карточка сотрудника — не просто строчка в справочнике. На неё ссылаются десятки документов: приём на работу, начисления, ведомости на выплату, больничные, отпуска, само увольнение. Если элемент физически удалить, всё это потеряет связь с человеком.

Что сломается при удалении:

• 📉 Регламентированная отчётность. В 6-НДФЛ, расчёте по страховым взносам и персонифицированных сведениях нужны данные за весь год, включая тех, кто уволился в январе.
• 📄 Справки и выписки. Бывший работник может прийти через год за справкой о доходах или копией документов. Без истории в базе её не собрать.
• 🧾 Взаиморасчёты. Невыплаченный расчёт, долг по подотчёту или удержание по исполнительному листу висят на этом сотруднике.
• 🔍 Проверки. Инспектор ФНС или СФР (бывший ФСС, с 2023 года) запросит сведения о начислениях за прошлые периоды.

Кадровые документы по закону хранятся долго. Для документов, оформленных после 2003 года, — 50 лет (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ «Об архивном деле»). Налоговый агент отвечает за учёт доходов по каждому физлицу (ст. 230 НК РФ). Электронная база — часть этой истории, поэтому её не чистят от уволенных.

Что проверить до того, как скрывать уволенного

Скрыть можно только того, по кому учёт действительно закрыт. Иначе через месяц придётся искать человека в архиве, чтобы доначислить премию или вернуть удержание.

Перед установкой флажка проверьте:

1. Документ «Увольнение» проведён. Раздел Зарплата и кадры → Кадровые документы, отбор по сотруднику. Дата увольнения должна стоять в карточке сотрудника и в кадровых данных.
2. Окончательный расчёт начислен и выплачен. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления и найдите месяц увольнения. Компенсация за неиспользованный отпуск и выходное пособие должны быть в начислениях.
3. Нет долга перед работником или работника перед фирмой. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 с разбивкой по сотрудникам и по счёту 71 (подотчёт). Остаток по уволенному должен быть нулевым.
4. Исполнительные листы закрыты. Если удержание шло до последнего дня, проверьте, что документ об удержании прекращён датой увольнения.
5. Отчётность за период сдана. Особенно, если человек уволился в последнем месяце квартала: сначала отчёты, потом архив.

Последний пункт не обязателен — архивный сотрудник всё равно попадёт в отчёты. Но так меньше риска запутаться при проверке цифр.

Как убрать из списка сотрудников уволенных в 1С 8.3 Бухгалтерия: по одному

Этот способ подходит, когда уволился один-два человека. Действия занимают меньше минуты.

Шаг 1. Найдите сотрудника

Перейдите в Зарплата и кадры → Сотрудники. Найдите человека через строку поиска над списком: достаточно набрать первые буквы фамилии.

Шаг 2. Откройте карточку и поставьте флажок

Откройте карточку двойным щелчком. Внизу формы или под основными реквизитами найдите флажок Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены. Установите его.

Если флажка не видно, скорее всего, он скрыт настройками формы. Нажмите Ещё → Изменить форму, найдите поле с этой подписью в дереве элементов и включите его видимость.

Шаг 3. Запишите карточку

Нажмите Записать и закрыть. Сотрудник пропадёт из списка. Документы, в которых он уже указан, не изменятся.

Как скрыть сразу всех уволенных: групповая обработка

Если в базе десятки ушедших работников, открывать каждую карточку долго. Есть два пути.

Вариант 1. Изменить выделенные элементы прямо в списке

1. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники.
2. Выделите нужных сотрудников, удерживая Ctrl (или Shift для диапазона).
3. Нажмите Ещё → Изменить выделенные.
4. В открывшейся обработке найдите реквизит В архиве (или с подписью «Не отображать в списках»), отметьте его и задайте значение «Да».
5. Нажмите Изменить реквизиты.

Вариант 2. Обработка «Групповое изменение реквизитов»

Её можно открыть через Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов. Удобна тем, что умеет отбирать элементы по условию.

1. В поле «Изменять» выберите справочник Сотрудники.
2. Настройте отбор: по дате увольнения или по списку конкретных людей.
3. В таблице реквизитов отметьте В архиве и задайте значение «Да».
4. Нажмите Изменить реквизиты и проверьте протокол обработки.

Перед групповым изменением справочника сделайте резервную копию базы . Обработка меняет сотни элементов за раз, и ошибку в отборе руками потом не исправить.

Для файловой базы копию делают через Конфигуратор → Администрирование → Выгрузить информационную базу в файл .dt. В облачной версии — через функцию резервного копирования в личном кабинете сервиса.

Когда сотрудника всё же нужно удалить полностью

Физическое удаление оправдано только в одном случае: карточку создали по ошибке и по ней нет ни одного документа. Например, оформили приём на «Иванова Петра», а пришёл другой человек, или задвоили карточку при загрузке из старой базы.

Шаг 1. Проверьте связанные документы

В списке сотрудников выделите карточку и выполните поиск ссылок на объект: откройте меню Ещё и найдите команду поиска мест использования. Программа покажет все документы и регистры, где упоминается этот сотрудник.

Если в списке есть хоть один проведённый документ — удалять нельзя. Сначала разберитесь с документами: отмените проведение и удалите ошибочные, если они действительно ошибочные.

Шаг 2. Пометьте на удаление

Выделите сотрудника и нажмите Del или команду Пометить на удаление в меню Ещё. Карточка не исчезнет, а получит красный крестик.

Шаг 3. Удалите помеченные объекты

Откройте Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Удаление помеченных объектов. Выберите режим с выбором объектов, отметьте нужного сотрудника и запустите удаление.

Если на карточку остались ссылки, программа не удалит её и покажет, что мешает. Это защитный механизм: он и есть последняя проверка.

Сравнение способов:

Особенности в разных вариантах 1С:Бухгалтерии

Порядок действий зависит не столько от релиза, сколько от того, где в вашей фирме ведут зарплату.

• 🏢 Зарплата ведётся в самой Бухгалтерии. Всё, что описано выше, работает как есть: и флажок, и групповое изменение.
• 🔄 Зарплата ведётся в ЗУП, а в Бухгалтерию данные приходят синхронизацией. Сотрудников надо скрывать в ЗУП 3.1. Там тот же флажок в карточке сотрудника. Изменения в Бухгалтерии могут перезаписаться при следующем обмене.
• ☁️ 1С:Бухгалтерия в облаке (1С:Фреш и аналоги). Интерфейс тот же, пути меню совпадают. Отличается только резервное копирование : его делают средствами сервиса.
• 🗂️ Старая редакция 2.0 на обычных формах. Флажка архива в привычном виде там нет, а уволенных обычно раскладывали по отдельной группе справочника. Если база до сих пор на 2.0, проще не наводить порядок в ней, а перейти на 3.0.

Проверить, где ведётся зарплата, можно в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты. Если там выбран учёт во внешней программе, кадровые документы в Бухгалтерии недоступны, а сотрудников ведут в ЗУП.

Как вернуть скрытого или ошибочно удалённого сотрудника

Ситуации бывают три, и решаются они по-разному.

Восстановление из копии — крайний вариант. Если после удаления в базе работали несколько дней, полный откат сотрёт и все новые документы. Поэтому копию разворачивают рядом, а не поверх рабочей базы.

Ошибки, из-за которых потом страдает отчётность

Эти промахи встречаются в базах, которые чистили «на скорую руку».

• ❌ Пометили уволенных на удаление «чтобы не мешали». Через полгода администратор запускает удаление помеченных объектов по всей базе, не глядя в список. Сотрудники с документами не удалятся, но в базе останутся сотни объектов с крестиками, и разбираться с ними будет неудобно.
• ❌ Удалили физическое лицо вместо сотрудника. Справочник Физические лица связан со всеми трудовыми отношениями человека. Его удаление бьёт по отчётам сильнее, чем удаление карточки сотрудника.
• ❌ Скрыли работника до окончательного расчёта. Например, премию за последний месяц начисляют позже. Бухгалтер не находит человека в форме выбора и заводит дубль карточки.
• ❌ Завели дубль вместо повторного приёма. Когда бывший сотрудник возвращается, новое физическое лицо с тем же ИНН создаёт двух «разных» людей в 6-НДФЛ.

Частые вопросы