Покупка программы 1С в бухгалтерском учёте: счета, проводки и списание

Купленную лицензию 1С почти всегда учитывают на счёте 97 «Расходы будущих периодов» (в 1С — субсчёт 97.21) и равномерно списывают на 26 или 44 счёт в течение срока использования. На счёт 04 как нематериальный актив программу ставят, только если компания получила исключительное право или решила признавать права пользования активом по ФСБУ 14/2022 и закрепила это в учётной политике.

Типичная ситуация: пришёл УПД на коробку «1С:Бухгалтерия», в акте написано «передача неисключительных прав», и непонятно, куда это провести — в основные средства , в НМА или сразу в расходы. Ниже — как выбрать вариант, какие проводки сделать и как настроить это в 1С:Бухгалтерии 8.3.

Когда 1С становится нематериальным активом, а когда нет

Покупая 1С, вы не приобретаете саму программу. Фирма-правообладатель через партнёра передаёт вам неисключительное право пользоваться ею по лицензионному договору (ст. 1286 ГК РФ). Для коробочной версии договор заключается в упрощённом порядке — фактом начала использования.

Отсюда и развилка в учёте:

• 📌 Исключительное право у вас есть только тогда, когда программу написали под заказ и права перешли к вам по договору. Это классический НМА, счёт 04.
• 📌 Неисключительное право (коробка, электронная поставка, клиентские лицензии, лицензии на сервер) — то, что покупают 99% компаний.

Раньше ПБУ 14/2007 прямо говорил: платежи за неисключительные права — это расходы будущих периодов. С 2024 года действует только ФСБУ 14/2022, и такой готовой нормы в нём нет. Поэтому решение принимает сама организация.

Условия признания НМА по ФСБУ 14/2022, которые стоит проверить:

1. Объект будет использоваться в обычной деятельности дольше 12 месяцев.
2. Он способен приносить экономические выгоды (без учётной программы работать нельзя — условие выполняется).
3. Есть документы, подтверждающие права организации на результат интеллектуальной деятельности.
4. Объект можно выделить среди другого имущества.
5. У него нет материально-вещественной формы.

Что подготовить до проведения покупки 1С в учёте

Прежде чем открывать документ поступления, соберите комплект документов и решите три вопроса.

📄 Документы от продавца:

• лицензионный договор или сублицензионный договор с партнёром фирмы 1С (для коробки — регистрационная анкета и лицензионное соглашение внутри поставки);
• акт или УПД о передаче прав;
• счёт и платёжка.

⚙️ Решения для учётной политики:

1. Способ учёта неисключительных прав: 97.21, 04 или сразу в расходы.
2. Срок списания. Если в договоре срок не указан (лицензии 1С бессрочные), организация устанавливает его сама. Чаще всего берут 24–60 месяцев.
3. Счёт затрат: 26 для производственных и сервисных компаний, 44 для торговли.

Бухгалтерские проводки при покупке лицензии 1С

Ниже — полный набор проводок для обоих распространённых вариантов. Пример: лицензия куплена за 30 000 руб., срок списания по учётной политике — 36 месяцев.

За 36 месяцев списывается 833,33 × 35 + 833,45 = 30 000 руб. Копейки округления 1С сама собирает в последнем месяце.

Если поставщик выставил НДС (например, за сопутствующие услуги установки), добавляется проводка Дт 19.04 Кт 60.01 и вычет Дт 68.02 Кт 19.04. По самой лицензии 1С НДС обычно нет — об этом ниже.

Как провести покупку 1С в Бухгалтерии 8.3

Вариант 1. Через расходы будущих периодов

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и создайте документ с видом операции «Услуги (акт, УПД)».
2. В табличной части выберите номенклатуру с видом «Услуги», например «Неисключительное право на 1С:Бухгалтерию».
3. В колонке «Счёт затрат» укажите 97.21.
4. В субконто «Расходы будущих периодов» создайте новый элемент. Заполните:
   • вид РБП — «Прочие»;
   • сумму — 30 000;
   • способ признания — «В течение периода»;
   • даты начала и окончания списания — например, с 01.11 на 36 месяцев;
   • счёт и аналитику затрат — 26, статья «Расходы на программное обеспечение».
5. Проведите документ и проверьте проводку Дт 97.21 Кт 60.01 через кнопку «Показать проводки» (значок Дт/Кт).

Дальше вручную ничего делать не нужно. Регламентная операция «Списание расходов будущих периодов» в Операции → Закрытие месяца каждый месяц сформирует Дт 26 Кт 97.21.

Вариант 2. Как нематериальный актив

1. ОС и НМА → Поступление НМА: укажите поставщика, сам НМА (новый элемент справочника «Нематериальные активы») и сумму. Документ сформирует Дт 08.05 Кт 60.01.
2. ОС и НМА → Принятие к учёту НМА: выберите способ амортизации «Линейный», срок полезного использования в месяцах и счёт затрат 26. Проводка — Дт 04.01 Кт 08.05.
3. Амортизация начнёт начисляться с месяца, следующего за принятием к учёту, при закрытии месяца.

Настройка 26 счёта

Куда в итоге попадут ежемесячные суммы — в себестоимость или сразу в финансовый результат, зависит от учётной политики. Путь: Главное → Учётная политика (или Главное → Настройки → Учётная политика), раздел затрат.

• 🔹 «В себестоимость продаж (директ-костинг)» — 26 счёт закрывается на 90.08. Подходит большинству небольших компаний.
• 🔹 «В себестоимость продукции, работ, услуг» — 26 распределяется на 20 и дальше на 90.02. Нужно, если вы считаете полную себестоимость.

Списание стоимости программы и амортизация

Логика одинаковая: стоимость лицензии ровными долями распределяется на срок использования. Разница — в счетах и документах.

ФСБУ 14/2022 требует ежегодно проверять элементы амортизации НМА — срок и способ. Если программу планируют заменить раньше, срок пересматривают перспективно, без пересчёта прошлых месяцев.

Учёт обновлений, ИТС и сопровождения 1С

Обновления типовых конфигураций входят в договор информационно-технологического сопровождения (ИТС). Это не лицензия, а услуга, которая оказывается в течение периода подписки.

• 🛠 ИТС на месяц — проводка Дт 26 (44) Кт 60.01 по акту за месяц.
• 🛠 ИТС на 12 месяцев с оплатой вперёд — оплата идёт авансом на 60.02, расход признаётся помесячно по мере оказания услуг. Если партнёр выставил один акт на год, учтите сумму на 97.21 со способом «В течение периода» на 12 месяцев.
• 🛠 Доработка конфигурации программистом — услуга. Небольшие правки признаются в расходах месяца. Крупный проект, который улучшает учёт на годы, можно отнести на 97.21.
• 🛠 Дополнительные клиентские лицензии — учитываются так же, как основная поставка, отдельным элементом РБП или НМА.
• 🛠 Облачная 1С (аренда) — это услуга. Ежемесячно Дт 26 (44) Кт 60.01, никакого 97 счёта.

Налоги при покупке 1С: прибыль, УСН и НДС

Налог на прибыль

Расходы на право использования программ по лицензионным договорам относятся к прочим расходам (ст. 264 НК РФ). Если срок в договоре указан — расход признают равномерно в течение этого срока (ст. 272 НК РФ). Если не указан, организация устанавливает срок самостоятельно.

Удобнее всего взять одинаковый срок в бухгалтерском и налоговом учёте. Тогда в 1С не появятся разницы, и не придётся разбираться с отложенными налогами.

УСН «доходы минус расходы»

Расходы на приобретение прав на программы входят в закрытый перечень расходов по ст. 346.16 НК РФ. Учитываются после оплаты.

НДС

Передача прав на программы, включённые в Единый реестр российского ПО, освобождена от НДС (ст. 149 НК РФ). Продукты 1С в реестре, поэтому в УПД на лицензию обычно стоит «Без НДС».

НДС при этом может появиться в той же поставке по другим строкам: установка, настройка, обучение, ИТС. Сверяйте строки УПД, а не итог.

Списание 1С, когда программой перестали пользоваться

Ситуации бывают разные: перешли на другую систему, закрыли подразделение, лицензия больше не нужна.

Если 1С учтена на 97.21:

1. Проверьте остаток по счёту в Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту для 97.21 с разбивкой по субконто.
2. Остаток неиспользуемой лицензии спишите операцией вручную: Дт 91.02 Кт 97.21.
3. В справочнике РБП поставьте дату окончания списания на текущий месяц, чтобы регламентная операция больше не начисляла суммы.

Если 1С учтена как НМА:

1. Документ ОС и НМА → Списание НМА.
2. 1С сформирует Дт 05 Кт 04.01 на сумму накопленной амортизации и Дт 91.02 Кт 04.01 на остаточную стоимость.
3. Если НМА полностью самортизирован, на 91.02 ничего не уйдёт — просто закроются 04 и 05.

Если лицензию передают другой организации (например, при продаже бизнеса), это уже реализация права. Оформляйте её через договор с правообладателем или партнёром — передача лицензии 1С третьему лицу возможна только по установленной фирмой процедуре.

Частые вопросы об учёте 1С