Топливо в 1С:Бухгалтерии 3.0 от заправки до затрат: склады, карты, путевые листы и нормы

ГСМ в 1С:Бухгалтерии 3.0 учитывают на счёте 10.03 «Топливо» в литрах, по складам-«бакам» каждого автомобиля, а списывают в затраты документом «Требование-накладная» по итогам путевых листов за месяц. Частая ошибка — списывать топливо сразу при поступлении, прямо по чеку АЗС. Так теряется остаток в баке, и сверить пробег с расходом уже не получится.

Правильный учёт топлива в 1С строится в четыре шага: настройка справочников → поступление (карта, талоны, наличные) → путевые листы → списание по нормам и контроль остатков. Схема одинакова для бензина, дизеля и масел.

Настройка 1С перед учётом ГСМ: номенклатура, единицы и склады

Учёт держится на трёх справочниках. Если настроить их сразу, дальше документы будут заполняться почти сами.

Номенклатура и единица измерения

Создайте отдельную позицию на каждую марку топлива: «Бензин АИ-92», «Бензин АИ-95», «Дизельное топливо», «Масло моторное 5W-40». Смешивать марки в одной карточке нельзя: у них разная цена и разные нормы.

1. Откройте Справочники → Номенклатура.
2. Создайте группу «ГСМ» и в ней — позиции по маркам.
3. Вид номенклатуры — «Материалы» (или свой вид «ГСМ», если хотите отдельно настроить счета).
4. Единица измерения — литр. Подберите её из классификатора ОКЕИ, код 112.
5. По ссылке «Счета учета» в карточке проверьте счёт 10.03.

💡 Масла и антифриз тоже относятся к ГСМ, но их чаще покупают в канистрах. Держите их в литрах, а не в штуках — иначе не сойдётся с нормой расхода на замену масла.

Склады под автомобили

Остаток топлива всегда где-то физически находится: в баке, в канистре, на складе предприятия. Поэтому в 1С заводят склады:

• 🚗 «Бак — Газель А123ВС 77» — по одному на каждую машину;
• ⛽ «Топливный склад» — если есть своя ёмкость или запас в канистрах;
• 👤 вариант — склад по водителю, если водитель закреплён за машиной надолго.

Склады создают в Справочники → Склады. Чтобы список складов появился в документах, в Главное → Функциональность на вкладке «Запасы» должен быть включён учёт по нескольким складам.

Учётная политика

В Главное → Учетная политика проверьте способ оценки МПЗ: «По средней» или «ФИФО». От него зависит, по какой цене спишется литр, если за месяц бензин дорожал. Для ГСМ обычно берут среднюю: цены на АЗС меняются часто, а по ФИФО каждая заправка становится отдельной партией.

Поступление ГСМ: топливные карты, талоны и заправка за наличные

Способ покупки определяет, какой документ вводить и когда топливо появится на складе.

Покупка по топливной карте

Деньги, перечисленные эмитенту карты, — это аванс, а не топливо. Оплату проводят документом «Списание с расчётного счёта» с видом «Оплата поставщику»: Дт 60.02 Кт 51.

Раз в месяц (иногда раз в декаду) эмитент присылает отчёт и УПД с перечнем заправок. По нему:

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и создайте документ вида «Товары».
2. В табличной части укажите марки топлива, литры и суммы.
3. Склад — бак той машины, на которую заправились. Если в одном отчёте несколько машин, удобнее завести отдельный документ на каждый склад: одна шапка — один склад.
4. Зарегистрируйте счёт-фактуру внизу документа, если поставщик плательщик НДС.

Зачёт аванса программа сделает сама при проведении, если договор тот же.

Талоны на топливо

Талон — это денежный документ, пока по нему не заправились. Поэтому его держат на 50.03 «Денежные документы», а не на 10.03.

• Покупка талонов: Дт 50.03 Кт 60.01.
• Выдача талонов водителю под отчёт: Дт 71.01 Кт 50.03.
• Заправка по талону, авансовый отчёт водителя: Дт 10.03 Кт 71.01.

Выдачу и приём талонов отражают кассовыми документами по денежным документам, а заправку — в авансовом отчёте на вкладке с товарами, указав склад-бак.

Заправка за наличные или личную карту

Водитель заправился сам — оформляется авансовый отчёт (Банк и касса → Авансовые отчеты). На вкладке «Товары» указывают топливо в литрах и склад-бак, к отчёту прикладывают чеки.

Если чек без выделенного НДС, к вычету налог взять нельзя: он войдёт в стоимость топлива.

Остатки на топливных картах и в баках: что где учитывать

Здесь путают две разные вещи: деньги на карте и литры в баке.

• 💳 Деньги на карте — это сальдо по договору с эмитентом на 60.02. Остаток денег смотрят в карточке счёта или в ОСВ по 60 с разбивкой по договорам.
• ⛽ Литры в баке — остаток на 10.03 по складу машины. Он появляется только после документа поступления.

Перемещать топливо «на карту» в 1С не нужно: на карте нет литров, есть только лимит. Документ «Перемещение товаров» (Склад → Перемещения товаров) нужен в двух случаях:

1. Залили топливо из своей ёмкости в бак: с «Топливного склада» на «Бак — …».
2. Машину передали другому водителю, а учёт ведёте по водителям: остаток в баке переходит с одного склада на другой.

Если у компании несколько топливных карт у одного эмитента, удобно завести на каждую отдельный договор. Тогда по карточке 60.02 сразу видно, на какой карте сколько денег.

Путевые листы: где их вести, если в 1С:Бухгалтерии их нет

В типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 документа «Путевой лист» нет. Это ответ на самый частый вопрос по теме. Сам путевой лист обязателен: его реквизиты и порядок заполнения установлены приказом Минтранса № 368, и без него списание топлива инспекция почти наверняка снимет.

Варианты, как это устроить:

Для небольшого автопарка (до 5–10 машин) достаточно первого варианта. Механик или водитель ведёт путевые листы, а в конце месяца бухгалтер получает сводку: машина, пробег, расход по норме, фактический расход, остаток в баке на конец месяца.

Минимум, который должен быть в сводке по каждой машине:

• показания одометра на начало и конец месяца;
• остаток топлива в баке на начало и конец;
• заправлено за месяц (должно совпадать с поступлениями в 1С);
• расход по норме с учётом надбавок;
• фактический расход.

Списание ГСМ в 1С по нормам и фактическому расходу

Как посчитать расход по норме

Нормы берут из методических рекомендаций Минтранса (распоряжение № АМ-23-р) или утверждают приказом руководителя по данным контрольных замеров. Базовая формула для легкового автомобиля (для грузовиков добавляется расход на перевозимый груз):

Расход по норме, л = Базовая норма (л/100 км) × Пробег (км) / 100 × (1 + Надбавка / 100)

Пример. Легковой автомобиль, базовая норма 9,5 л/100 км, пробег за месяц 2 400 км, зимняя надбавка 10 %:

• без надбавки: 9,5 × 2 400 / 100 = 228 л;
• с надбавкой: 228 × 1,10 = 250,8 л.

Фактически по путевым листам израсходовано 262 л. Сверх нормы — 262 − 250,8 = 11,2 л.

Документ списания

1. Откройте Производство → Требования-накладные и создайте документ.
2. Склад — бак машины.
3. В табличной части — марка топлива и количество литров за месяц.
4. На вкладке «Счет затрат» укажите счёт и аналитику: 26 для управленческих машин, 44 — для торговли и доставки покупателям, 20 — если машина работает на производстве. Статья затрат — «Материальные расходы» или своя «ГСМ».
5. Если в одном документе несколько машин с разными счетами затрат, включите флажок счетов затрат в строках таблицы.

Цену литра указывать не нужно: программа рассчитает её при проведении по средней или ФИФО.

Чем различаются способы списания

Сверхнормативный расход и налоговый учёт топлива

В бухгалтерском учёте израсходованное топливо списывают полностью — по факту. Вопрос только в налоге на прибыль.

Налоговый кодекс не обязывает применять нормы Минтранса для расходов на ГСМ: достаточно, чтобы расход был обоснован и подтверждён (статья 252 НК РФ). Но если компания сама закрепила нормы в учётной политике, превышение лучше не включать в налоговые расходы без объяснения причин.

Как это сделать в 1С:

1. Расход в пределах нормы — требование-накладная на 20/26/44.
2. Превышение — отдельным документом «Требование-накладная» на счёт 91.02 со статьёй прочих расходов, у которой снят флажок «Принимается к налоговому учету».
3. Компании на ПБУ 18/02 получат постоянную разницу, она отразится при закрытии месяца.

💡 Превышение не всегда «лишнее». Пробки, работа кондиционера, груз, горная местность — повод для надбавки. Если такие условия регулярны, проще пересмотреть норму приказом, чем каждый месяц выделять сверхнорму.

Контроль остатков топлива: отчёты и инвентаризация

Остатки по 10.03 нужно проверять каждый месяц до закрытия, а не раз в год.

Какие отчёты смотреть:

• 📊 Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету — счёт 10.03, в настройках включите группировку по складам и номенклатуре и показатель «Количество». Сразу видно, сколько литров осталось в каждом баке.
• 📦 Склад → Ведомость по товарам на складах — то же в количественном виде, удобно отправить механику на сверку.
• 💳 ОСВ по счёту 60 с разбивкой по договорам — остаток денег на топливных картах.
• 📈 Анализ субконто по статье затрат «ГСМ» — расход по машинам за год для пересмотра норм.

Инвентаризация. Раз в квартал или при смене водителя замеряйте остаток в баке и оформляйте документ Склад → Инвентаризация товаров по складу машины. Излишки оприходуют, недостачу списывают на 94 и дальше — на виновное лицо или в расходы.

Частые ошибки в учёте ГСМ

• ❌ Один склад на весь автопарк. Остаток «на складе» есть, но в какой машине — неизвестно. Сверить с путевыми листами невозможно.
• ❌ Поступление по отчёту эмитента с датой оплаты. Литры появляются в учёте раньше, чем были заправлены. Ставьте дату отчёта или УПД.
• ❌ Талоны сразу на 10.03. Топливо по ним ещё не залито, остаток в баке завышен. Талоны держат на 50.03.
• ❌ Масло в штуках канистр. Канистра 4 л и канистра 5 л — разные количества, а норма расхода масла задаётся в литрах.
• ❌ Списание без путевых листов «по чекам». При проверке такие расходы снимают первыми.
• ❌ НДС по чеку без выделенной суммы к вычету. Без счёта-фактуры или чека с выделенным НДС налог включается в стоимость топлива.

Частые вопросы