Как в 1С начислить и удержать НДФЛ при аренде у физлица

Организация, которая арендует помещение, автомобиль или оборудование у обычного человека (не ИП и не самозанятого), становится налоговым агентом: из арендной платы она сама удерживает НДФЛ 13% и перечисляет его в бюджет. Арендодатель получает на руки сумму за вычетом налога, а декларацию о доходе не подаёт — за него отчитывается арендатор.

В 1С это оформляется в два слоя: бухгалтерскими проводками через счёт 76.10 и отдельной записью в налоговом учёте НДФЛ, чтобы доход и налог попали в 6-НДФЛ. Ниже — кто и когда удерживает налог, какие делать проводки, в какие сроки платить и где проверить результат.

Кто удерживает НДФЛ: статус налогового агента

Правило зависит от того, кем является арендодатель.

• 👤 Физлицо без статуса ИП — арендатор обязан удержать НДФЛ . Это прямое требование ст. 226 НК РФ: кто выплачивает доход, тот и налоговый агент.
• 🧾 ИП на любом режиме — НДФЛ не удерживается. Предприниматель платит налоги со своих доходов сам. В договоре и платёжке он фигурирует как ИП.
• 📱 Самозанятый (НПД) — тоже платит сам. Арендатор перечисляет всю сумму и получает чек из «Моего налога». Без чека расход не примут.

Отдельно про ставку. С 2025 года по НДФЛ действует прогрессивная шкала, но для аренды она почти всегда остаётся на нижней ступени: пока совокупный доход физлица у этого источника не превысил 2,4 млн ₽ за год, налог считается по ставке 13%. Аренда квартиры за 30 000 ₽ в месяц — это 360 000 ₽ в год, до порога далеко.

Код дохода для справки о доходах различается по виду имущества:

• 1400 — аренда любого имущества, кроме транспорта (помещения, оборудование, земля);
• 2400 — аренда транспортных средств.

Готовим данные арендодателя и договор в 1С

Прежде чем начислять плату, заведите человека и договор.

1. Контрагент. В разделе Справочники → Контрагенты создайте карточку с видом «Физическое лицо». Укажите ФИО, ИНН и паспортные данные — они нужны для платежей и отчётности.
2. Карточка физлица. Для учёта НДФЛ в 1С используется справочник Физические лица (раздел Зарплата и кадры). Нередко карточка создаётся автоматически при вводе контрагента-физлица; проверьте, что в ней заполнены ИНН, дата рождения и статус налогоплательщика «Резидент».
3. Договор. В карточке контрагента добавьте договор с видом «С поставщиком». Пропишите сумму платы, периодичность и — важно — что сумма указана до удержания НДФЛ (то есть налог внутри).

Резидент или нет — влияет на ставку: у нерезидента НДФЛ с аренды — 30%, и порядок удержания тот же.

Начисляем арендную плату: проводки

В типовой 1С:Бухгалтерии нет отдельного документа «Начисление аренды физлицу», поэтому начисление оформляют ручной операцией: Операции → Операции, введённые вручную → Создать → Операция.

Проводка на всю сумму платы (с НДФЛ внутри):

Дт 26 (20, 44, 91.02) Кт 76.10 — начислена арендная плата.

Счёт затрат выбирают по назначению аренды:

Кредит всегда — счёт 76.10 «Прочие расчёты с физическими лицами». Он создан в 1С специально для расчётов с людьми, по которым нужно удерживать НДФЛ. В качестве субконто выбирайте физлицо-арендодателя.

Выплата и удержание налога

Ключевой момент: НДФЛ удерживается в день фактической выплаты денег, а не в день начисления. По аренде датой получения дохода считается дата выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Пока плата не выплачена, обязанности удержать налог нет.

Порядок при выплате:

1. Считаете НДФЛ: сумма платы × 13%. С 30 000 ₽ налог — 3 900 ₽.
2. Удерживаете его из платы: проводка Дт 76.10 Кт 68.01.
3. Перечисляете арендодателю остаток — 26 100 ₽ — платёжкой или из кассы: Дт 76.10 Кт 51 (50).

Сумму выплаты удобно провести документом Списание с расчётного счёта с видом операции «Прочее списание», указав счёт 76.10 и арендодателя.

Теперь отдельный, но обязательный шаг — зарегистрировать доход и налог в налоговом учёте НДФЛ. Бухгалтерские проводки заполняют оборотку, но не 6-НДФЛ: отчёт берёт данные из специальных регистров. Чтобы доход в них попал, в 1С:Бухгалтерии оформляют документ Операция учёта НДФЛ (раздел Зарплата и кадры; если пункта нет в меню — Главное меню → Все функции → Документы).

В документе заполняют:

• на вкладке «Доходы» — дату выплаты, код дохода (1400 или 2400), сумму платы;
• на вкладке «Исчислено по ставке 13%» — сумму исчисленного налога;
• на вкладке «Удержано по всем ставкам» — ту же сумму с датой удержания.

Так доход и НДФЛ встают в регистры, и отчётность соберётся без ручных правок.

Сроки и перечисление НДФЛ через ЕНС

С 2023 года весь НДФЛ платят на единый налоговый счёт в составе ЕНП, а срок зависит от того, в какой половине месяца вы выплатили аренду.

Уведомление об исчисленных суммах нужно, чтобы налоговая списала НДФЛ с ЕНС в счёт нужного налога. В 1С оно формируется в разделе Операции → Единый налоговый счёт → Уведомления (или через Отчёты → Уведомления, сообщения и заявления). КБК и период подставляются автоматически по данным учёта НДФЛ.

Сама уплата отражается списанием с расчётного счёта на ЕНС: Дт 68.90 Кт 51. Перед этим внутренней записью Дт 68.01 Кт 68.90 налог переносится на счёт единого налогового платежа — 1С делает это при закрытии месяца или при проведении уведомления.

Проверка в 6-НДФЛ и почему аренды нет в РСВ

Доход физлица-арендодателя попадает в расчёт 6-НДФЛ: в раздел 1 (удержанный налог по срокам) и в раздел 2 (доходы и исчисленный НДФЛ нарастающим итогом). По итогам года арендодатель войдёт и в приложение № 1 к 6-НДФЛ — это бывшая справка 2-НДФЛ, отдельно её теперь не сдают.

Открыть отчёт: Отчёты → 1С-Отчётность → Регламентированные отчёты → 6-НДФЛ. После заполнения проверьте:

• арендодатель виден в расшифровке дохода с кодом 1400 (или 2400);
• суммы исчисленного и удержанного налога совпадают;
• срок перечисления в разделе 1 соответствует дате выплаты.

А вот в РСВ (расчёт по страховым взносам) арендная плата не отражается. Выплаты по договорам, связанным с передачей имущества в пользование, не облагаются страховыми взносами — это прямая норма п. 4 ст. 420 НК РФ. Поэтому чистую аренду в РСВ не включают и взносы на неё не начисляют.

Напомним: взносы администрирует СФР (бывшие ПФР и ФСС объединены с 2023 года), но к аренде имущества это всё равно не относится.

Пример: месячный цикл учёта на числах

Разберём на сквозном примере. Организация арендует офис у физлица за 40 000 ₽ в месяц, плату перечисляет 10 числа.

Что происходит за месяц:

1. Начисление (последним днём месяца или датой акта). Дт 26 Кт 76.10 — 40 000 ₽.
2. Расчёт налога. НДФЛ 13% = 40 000 × 0,13 = 5 200 ₽. На руки арендодателю — 34 800 ₽.
3. Выплата 10 числа. Дт 76.10 Кт 68.01 — удержано 5 200 ₽. Дт 76.10 Кт 51 — перечислено 34 800 ₽.
4. Регистрация в учёте НДФЛ. «Операция учёта НДФЛ»: доход 40 000 ₽ (код 1400), исчислено и удержано по 5 200 ₽.
5. Уведомление и уплата. Выплата 10 числа попадает в период с 1 по 22, значит уведомление на 5 200 ₽ — до 25 числа, уплата в составе ЕНП — до 28 числа.

За год доход арендодателя составит 480 000 ₽ (40 000 × 12), удержанный НДФЛ — 62 400 ₽. Эти суммы и войдут в годовой 6-НДФЛ с приложением № 1 по арендодателю.

Частые ошибки и как их избежать

• 🔴 Удержали НДФЛ при начислении, а не при выплате. По аренде доход возникает в день выплаты. Если начисление и выплата в разных месяцах, налог «повиснет» не в том периоде — 6-НДФЛ не сойдётся.
• 🔴 Провели через счёт 60. Доход не попадёт в регистры НДФЛ, и 6-НДФЛ придётся заполнять вручную. Используйте 76.10.
• 🔴 Забыли «Операцию учёта НДФЛ». Одни проводки не наполняют отчёт. Без записи в налоговом учёте арендодателя не будет в 6-НДФЛ.
• 🔴 Начислили страховые взносы на аренду. На чистую аренду взносов нет. Проверьте, что в РСВ эти суммы не попали.
• 🔴 Удержали налог у ИП или самозанятого. Они платят сами. Удержание у них — переплата, которую придётся возвращать человеку.