Как отразить суточные по командировке в 1С

Суточные в 1С проходят через подотчёт: деньги выдают документом выдачи под отчёт, а списывают авансовым отчётом — проводкой Дт 20 (26, 44) Кт 71.01. Размер суточных компания назначает сама в положении о командировках, но часть суммы освобождена от налогов: 700 ₽ в день по России и 2500 ₽ за границей. Всё, что выше, облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Для налога на прибыль суточные не нормируются — их берут в расходы полностью в той сумме, что закреплена во внутреннем документе. А вот для НДФЛ и взносов лимиты 700 и 2500 ₽ работают всегда. Ниже — как провести это в 1С без ошибок в суммах и датах.

Какие суммы суточных не облагаются налогами

Лимиты одинаковы для всех работодателей и заданы Налоговым кодексом:

• 🇷🇺 700 ₽ в день — командировки по России;
• 🌍 2500 ₽ в день — зарубежные командировки.

Эти цифры — не размер выплаты, а граница необлагаемой части. Сколько платить сотруднику, решает компания. Если по положению о командировках суточные 1200 ₽ в день, то 700 ₽ из них свободны от налогов, а 500 ₽ — сверхнорматив, с которого удержат НДФЛ и начислят взносы.

Суточные положены за каждый календарный день командировки, включая дни в пути, выходные и праздники, а также вынужденные задержки в дороге. День выезда и день возвращения считаются полными сутками.

Основание для расчёта — Трудовой кодекс (ст. 167–168), Положение № 749 и собственное положение о командировках организации. Освобождение от НДФЛ — статья 217 НК РФ, от взносов — статья 422.

Как закрепить размер суточных в настройках 1С

Единого поля «размер суточных» в типовой бухгалтерии нет — сумму вы подставляете вручную при оформлении, опираясь на внутренний документ. Поэтому первый шаг делается не в программе, а на бумаге.

1. Утвердите положение о командировках или приказ с размером суточных — отдельно по России и по загранкомандировкам.
2. Решите, где ведётся зарплата. Если расчёт НДФЛ и взносов со сверхнорматива идёт в 1С:ЗУП, настройки начислений делают там; если в 1С:Бухгалтерии с блоком зарплаты — в ней же.
3. Заведите статью затрат для командировочных расходов (справочник Статьи затрат), чтобы суточные падали на нужный счёт и подразделение.

Для сверхнормативной части в 1С:ЗУП 3.1 заводят отдельное начисление (Настройка → Начисления) с назначением «Суточные сверх нормы»: оно облагается НДФЛ и взносами, но не выплачивается повторно — выплата уже прошла через подотчёт. В типовой бухгалтерии без ЗУП сверхнорматив отражают операцией начисления налога и взносов (см. раздел про НДФЛ ниже).

Статья затрат определяет, на какой счёт и в какое подразделение попадут суточные. Для производственной командировки её привязывают к счёту 26 или 20, для торговой — к 44. Если командировок много, удобно завести отдельную статью «Командировочные расходы» — тогда суточные, билеты и проживание будут собираться на одной строке в отчётах.

Как оформить командировку и посчитать сумму суточных

Расчёт суточных начинается с количества дней. Считают календарные дни от даты выезда до даты возвращения включительно.

Пример. Сотрудник выезжает 10-го числа, возвращается 14-го. Это 5 календарных дней (10, 11, 12, 13, 14). Суточные по положению — 1200 ₽ в день:

Со сверхнорматива 2500 ₽ удержат НДФЛ 325 ₽ (13%) и начислят взносы по тарифу организации.

Оформление в 1С зависит от конфигурации:

• В 1С:ЗУП есть документ «Командировка» (Зарплата → Командировки): он сохраняет средний заработок за дни поездки и может хранить сумму суточных.
• В 1С:Бухгалтерии командировку как таковую отдельным документом обычно не проводят — хватает приказа и авансового отчёта. Средний заработок за дни командировки начисляют в составе зарплаты.

Если сотрудник ездит за границу, суточные за дни на территории России считают по российской норме, а за дни за рубежом — по зарубежной. День пересечения границы при выезде относят к загранице, при въезде обратно — к России.

Выдача денег под отчёт и авансовый отчёт

Деньги на командировку выдают до поездки — авансом под отчёт. После возвращения сотрудник отчитывается.

Шаг 1. Выдать аванс. Из кассы — расходным кассовым ордером: Банк и касса → Кассовые документы, вид операции «Выдача подотчётному лицу». На карту — списанием с расчётного счёта, вид «Перечисление подотчётному лицу». Проводка: Дт 71.01 Кт 50.01 (или Кт 51).

Шаг 2. Принять авансовый отчёт. Документ создают в разделе Банк и касса → Авансовые отчёты. На закладке «Прочее» вносят суточные: наименование, количество дней и сумму. Там же — билеты, проживание, прочие расходы по чекам.

Шаг 3. Закрыть расчёты. Если сотрудник потратил меньше аванса — возвращает остаток в кассу (Дт 50 Кт 71.01). Если больше — компания доплачивает перерасход.

Срок сдачи авансового отчёта устанавливает руководитель в положении о командировках или приказе — жёсткого правила «три дня» для командировок больше нет, но разумный срок после возвращения всё равно нужен, иначе подотчётная сумма зависает на счёте 71 и может быть признана доходом сотрудника. Дату авансового отчёта в 1С ставьте фактическую — именно от неё считаются расход и дата дохода по сверхнормативу.

Проводки по суточным в бухгалтерском и налоговом учёте

Суточные — это расход на командировку. Куда их отнести, зависит от того, по какому поводу ездил сотрудник:

• производственная поездка — Дт 20, Дт 25, Дт 26;
• командировка по сбыту, в торговле — Дт 44;
• поездка, связанная с приобретением основного средства, — Дт 08.

В налоговом учёте суточные признают на дату утверждения авансового отчёта — тогда же, когда и в бухгалтерском. Вся сумма по локальному акту уменьшает налог на прибыль, нормирования нет.

Признавать суточные в расходах до утверждения авансового отчёта нельзя — пока отчёт не проведён, это дебиторская задолженность сотрудника на счёте 71, а не расход.

НДФЛ и страховые взносы со сверхнормативных суточных

Сверхнорматив — сумма выше 700 (или 2500) рублей в день — облагается НДФЛ и взносами. Здесь важны не только суммы, но и даты.

НДФЛ. Датой получения дохода по сверхнормативным суточным считается последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт (п. 6 ст. 223 НК РФ). Налог рассчитывают в этом месяце, а удерживают из ближайшей денежной выплаты сотруднику — обычно из зарплаты. Отдельно суточные сотруднику не «доплачивают» и не «забирают»: деньги он уже получил, удерживается только налог.

Страховые взносы. Начисляются на сверхнорматив в месяце утверждения авансового отчёта. С 2023 года взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование платят единым тарифом в Социальный фонд России (СФР, бывшие ПФР и ФСС). Взносы на травматизм считают по своему тарифу.

Порядок в 1С:

1. Проведите авансовый отчёт — он показывает сумму суточных и даёт понять размер сверхнорматива.
2. В зарплатном блоке (ЗУП или бухгалтерия с зарплатой) отразите сверхнормативную часть начислением, облагаемым НДФЛ и взносами.
3. При начислении зарплаты за этот месяц налог со сверхнорматива попадёт в удержание, а взносы — в расходы.

Пример расчёта по поездке выше. Сверхнорматив 2500 ₽:

• НДФЛ: 2500 × 13% = 325 ₽ (удержат из зарплаты);
• взносы по единому тарифу 30%: 2500 × 30% = 750 ₽ (за счёт работодателя).

Если доход сотрудника с начала года перевалил за предельную базу, часть тарифа снижается — 1С применяет пониженную ставку автоматически по накопленной базе.

Загранкомандировки: суточные в валюте

За рубежом действует своя норма — 2500 ₽ в день. Но у загранпоездок две особенности, из-за которых путаются в расчёте.

День пересечения границы. Суточные за дни на территории России считают по российской норме 700 ₽, за дни за рубежом — по 2500 ₽. При выезде день пересечения границы относят к загранице (платят зарубежную норму), при возвращении в Россию — к России. То есть день прилёта обратно оплачивается уже по 700 ₽.

Выплата в валюте. Суточные за границу часто выдают в долларах или евро. Для бухучёта валютный аванс пересчитывают в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи и больше не переоценивают — авансы фиксируются на дату выдачи.

Сверхнормативную часть для НДФЛ пересчитывают в рубли по курсу ЦБ на последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт, — ведь именно эта дата признаётся датой получения дохода.

Пример. Поездка 3 дня за рубежом, компания платит $50 в день. При курсе примерно 90 ₽ за доллар суточные — 4500 ₽ в день:

• сверхнорматив за день: 4500 − 2500 = 2000 ₽;
• за 3 дня: 2000 × 3 = 6000 ₽;
• НДФЛ: 6000 × 13% = 780 ₽.

Где проверить начисления по суточным

После проведения документов стоит убедиться, что суммы встали на место, а сверхнорматив попал в налоговую базу.

• 💰 Остатки по счёту 71.01. Отчёт Банк и касса → Отчёты → Расчёты с подотчётными лицами или оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71. Зависший остаток означает, что авансовый отчёт не проведён или не закрыт перерасход/возврат.
• 🧾 6-НДФЛ. Сверхнормативные суточные должны отразиться как доход сотрудника в месяце утверждения отчёта, с исчисленным и удержанным налогом.
• 📊 РСВ и персучёт. Необлагаемая часть суточных показывается в составе необлагаемых выплат, сверхнорматив — в базе для начисления взносов.

Если сверхнорматив не появился в 6-НДФЛ и РСВ, значит начисление в зарплатном блоке не сделали — вернитесь к шагу с отражением сверхнорматива и проведите его тем месяцем, когда утверждён авансовый отчёт.

Частые вопросы