Программа куплена: куда её отнести в 1С Бухгалтерии и как списать

Программное обеспечение учитывают в 1С по тому, какое право вы получили. Купили исключительное право на программу — это нематериальный актив: стоимость собирают на счёте 08.05, затем принимают к учёту на 04.01 и амортизируют через 05. Купили лицензию (неисключительное право) — в бухгалтерии 1С её чаще всего проводят через 97.21 и списывают равными долями в течение срока лицензии.

Дальше всё зависит от документов: что написано в договоре, есть ли срок, сколько стоит программа и ведёт ли организация упрощённый бухучёт. Ниже — разбор для 1С:Бухгалтерии 3.0 в интерфейсе «Такси»: какие счета, какие документы, как работает амортизация и что проверить в отчётах.

Что именно вы купили: виды прав на ПО

Слово «программа» в учёте ничего не говорит. Решает договор. Гражданский кодекс относит программы для ЭВМ к объектам авторского права, а права на них передают двумя путями.

📌 Договор об отчуждении исключительного права. Программа становится вашей: можно её продавать, менять, выдавать лицензии другим. Так покупают софт, написанный на заказ, или выкупают разработку у подрядчика.

📌 Лицензионный договор (сублицензионный). Вы получаете право пользоваться программой в оговорённых пределах. Правообладатель остаётся прежним. Так покупают почти всё «коробочное» ПО, антивирусы, облачные сервисы, подписки, саму 1С.

Отдельный случай — программа, установленная на купленный компьютер. Если ОС или офисный пакет предустановлены и без них техника работать не может, их стоимость обычно входит в стоимость основного средства. Если программу купили отдельно, по своему договору, — учитывайте её отдельно.

Подготовка: счета и справочники в 1С Бухгалтерии

Перед вводом первого документа проверьте три вещи.

Учётная политика

Откройте Главное → Учётная политика и проверьте настройки на дату покупки программы. Здесь важны:

• 📊 способ начисления амортизации НМА в бухгалтерском учёте;
• 🧾 применяет ли организация упрощённые способы бухучёта — от этого зависит, можно ли списывать лицензии сразу;
• 💰 система налогообложения: на УСН порядок признания расходов на ПО свой, о нём ниже.

Номенклатура для лицензий

Лицензию в 1С вводят как услугу. В справочнике Справочники → Номенклатура создайте элемент с видом номенклатуры «Услуги» и понятным названием: «Лицензия антивируса, 1 год, 10 рабочих мест». Так проще найти её в оборотах и в справке-расчёте.

Справочник «Расходы будущих периодов»

Он нужен, если лицензию списываете постепенно. Элемент создаётся прямо из документа поступления, но поля стоит понимать заранее:

Исключительное право на программу: оприходование как НМА

Сценарий: организация заказала разработку складской программы и по договору выкупила исключительное право за 480 000 руб. Подрядчик применяет УСН, НДС не предъявлен.

Шаг 1. Поступление НМА

1. Откройте ОС и НМА → Поступление НМА.
2. Создайте документ, выберите контрагента и договор с видом «С поставщиком».
3. В табличной части добавьте новый элемент справочника «Нематериальные активы». Вид НМА — объект интеллектуальной собственности, название — как в договоре.
4. Укажите сумму 480 000 руб. и счёт учёта 08.05.
5. Проведите документ.

Проводка: Дт 08.05 Кт 60.01 — 480 000 руб. Если НДС предъявлен, отдельно появится Дт 19.02 Кт 60.01, а входящий счёт-фактуру регистрируют внизу документа.

Шаг 2. Принятие к учёту НМА

1. Откройте ОС и НМА → Принятие к учёту НМА.
2. Выберите тот же объект НМА и счёт 08.05, с которого его списываете.
3. На вкладке бухгалтерского учёта задайте счёт 04.01, счёт амортизации 05, способ начисления (как правило, линейный), срок полезного использования в месяцах и способ отражения расходов — счёт затрат и статью.
4. На вкладке налогового учёта заполните те же параметры для налога на прибыль.
5. Проведите документ.

Проводка: Дт 04.01 Кт 08.05 — 480 000 руб.

Когда расходы ещё не закончились

Если программу дорабатывали несколькими этапами, акты по каждому этапу проводите на тот же 08.05 и тот же объект. Принятие к учёту делайте один раз — после последнего акта и ввода программы в работу.

Лицензии и права пользования: как провести в 1С

Сценарий: купили антивирус на 12 месяцев за 120 000 руб. Программа включена в реестр российского ПО, НДС не начислен.

Поступление лицензии

1. Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка создания — вид операции «Услуги (акт, УПД)».
2. В строке выберите номенклатуру лицензии, сумму 120 000 руб.
3. Счёт затрат — 97.21.
4. В субконто выберите или создайте элемент «Расходы будущих периодов» с периодом списания с 01.10 по 30.09 следующего года.
5. Проведите документ.

Проводка: Дт 97.21 Кт 60.01 — 120 000 руб.

Ежемесячно при закрытии месяца программа сделает Дт 26 (или 44) Кт 97.21 — 10 000 руб. Пересчитаем: 120 000 / 12 = 10 000. Сходится.

Лицензии и ФСБУ 14/2022

С 2024 года ФСБУ 14/2022 обязателен. Стандарт допускает признание права использования программы по лицензионному договору нематериальным активом у пользователя, если право отвечает критериям НМА: даёт выгоды больше 12 месяцев, организация может их контролировать, стоимость надёжно определена.

На практике организации делают одно из трёх:

• 🔹 признают дорогую многолетнюю лицензию НМА и проводят её теми же документами, что исключительное право;
• 🔹 учитывают лицензию через 97.21 и показывают её в отчётности в составе внеоборотных или оборотных активов;
• 🔹 при упрощённом бухучёте или несущественной сумме сразу относят стоимость на расходы.

Выбранный вариант закрепите в учётной политике. Менять его от лицензии к лицензии без причин нельзя.

Лицензия без срока

Если в договоре нет срока, установите его сами: приказом руководителя, исходя из того, сколько реально будете пользоваться программой. Типичный ориентир — срок поддержки версии или плановая замена техники. Даты внесите в справочник «Расходы будущих периодов».

НДС при покупке программ

Передача прав на программы из единого реестра российского ПО освобождена от НДС по подпункту 26 пункта 2 статьи 149 НК РФ. Поэтому в документе поступления по таким лицензиям ставка «Без НДС».

Иностранные программы и ПО вне реестра облагаются НДС. Если продавец иностранный и не стоит на учёте в РФ, НДС может удерживать и платить сам покупатель как налоговый агент. В 1С это отдельная операция, о ней стоит договориться с бухгалтером по НДС заранее.

Амортизация и списание стоимости ПО

Амортизация НМА

Начисляется регламентной операцией при закрытии месяца: Операции → Закрытие месяца. Амортизацию НМА 1С начинает с месяца, следующего за принятием к учёту.

Для примера с программой за 480 000 руб. и сроком 48 месяцев: 480 000 / 48 = 10 000 руб. в месяц, проводка Дт 26 Кт 05.

Если программа участвует в производстве, счёт затрат в карточке принятия к учёту — 20 или 25, а не 26. Ошибка в счёте не видна до формирования себестоимости, поэтому проверьте её сразу.

Списание расходов будущих периодов

По лицензиям на 97.21 списание тоже делает закрытие месяца — операция по списанию расходов будущих периодов. Сумму в месяц 1С считает по полю «Порядок признания»: равными долями по месяцам или пропорционально календарным дням.

Выбытие программы

Если программой перестали пользоваться до конца срока:

• 🗑 для НМА — документ ОС и НМА → Списание НМА. Остаточная стоимость уйдёт на прочие расходы: Дт 91.02;
• 🗑 для лицензии на 97.21 — остаток списывают документом «Операция» вручную или корректируют дату окончания в справочнике, если программа продолжит работать иначе.

Перед ручными проводками по 97.21 и 05 сделайте резервную копию базы — ошибочная ручная операция задваивает суммы в справке-расчёте, и найти её потом сложно.

Налоговый учёт программ на ОСНО и УСН

Налог на прибыль

Расходы на лицензию в налоговом учёте распределяют на срок договора. Если срок не указан, порядок организация устанавливает сама. В 1С эти параметры берутся из того же элемента «Расходы будущих периодов», раздел признания в налоговом учёте.

Упрощённая система

На УСН «доходы минус расходы» расходы на приобретение исключительных прав и прав на использование программ для ЭВМ и баз данных включены в перечень статьи 346.16 НК РФ. В 1С на УСН стоимость лицензии признаётся в Книге учёта доходов и расходов после оплаты и поступления. На УСН «доходы» расходы не учитываются вообще.

Документы и отчёты: что хранить и что сверять

Пакет документов

• 📄 договор: лицензионный, сублицензионный или об отчуждении исключительного права;
• 📄 акт приёма-передачи прав или УПД;
• 📄 счёт-фактура, если начислен НДС;
• 📄 приказ о сроке полезного использования или сроке списания;
• 📄 подтверждение включения программы в реестр, если применяли освобождение от НДС.

Договор об отчуждении исключительного права заключают только в письменной форме, иначе он недействителен. Лицензионный договор на программу допускается и в виде оферты: принятие условий при установке или оплате.

Отчёты для проверки в 1С

1. Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту для 04.01 и 05: остаточная стоимость НМА.
2. ОСВ по 97.21 с разбивкой по субконто «Расходы будущих периодов»: какие лицензии ещё не списаны.
3. Отчёты → Справки-расчёты → Списание расходов будущих периодов: сколько списано за месяц и по какой лицензии.
4. ОСВ по 05 и 04.01 в разрезе бухгалтерского и налогового учёта: сверка амортизации по БУ и НУ.