Топливо в 1С:Бухгалтерии — от заправки до остатка в баке

Учитывать ГСМ в 1С 8.3 удобнее всего как материалы на счёте 10.03 «Топливо», в литрах. Топливо приходует документ Поступление (акты, накладные, УПД) или авансовый отчёт водителя, а списывает требование-накладная на счёт затрат (20, 26, 44) по данным путевых листов — по нормам или по фактическому расходу.

Дальше всё упирается в детали: где хранить остаток в баке, как отделить сверхнормативный расход от нормативного для налога на прибыль и чем сверять литры с суммами. Примеры ниже — для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0, в других конфигурациях логика та же, но документы называются иначе.

Подготовка справочников: номенклатура, склады, счета учёта

Начните с трёх вещей: карточки топлива, вида номенклатуры и складов. Ошибка на этом этапе потом тянется во все документы.

Номенклатура и вид номенклатуры

1. Откройте Справочники → Товары и услуги → Виды номенклатуры и создайте вид «ГСМ» (или «Топливо»).
2. В Справочники → Товары и услуги → Номенклатура заведите отдельную позицию на каждую марку: «Бензин АИ-92», «Бензин АИ-95», «Дизельное топливо», «Масло моторное 5W-40».
3. Единица измерения — литр. Если поставщик отгружает в килограммах (бывает с дизелем из бензовоза), пересчитайте по плотности из паспорта качества и приходуйте в литрах: путевой лист всё равно считает литры.
4. Ставка НДС — 20 %.

Счёт учёта

В БП 3.0 счёт подставляется из регистра счетов учёта. В карточке номенклатуры внизу есть ссылка на счета учёта — укажите для вида «ГСМ» счёт 10.03. Тогда любой новый вид топлива сам получит правильный счёт.

Склады: один на базу и по одному на машину

Приём, который заметно упрощает жизнь: создайте склад на каждый автомобиль — «Бак А123ВС 77», «Бак К456ОР 77». Топливо, залитое в машину, перемещается на её склад, а не списывается сразу.

Чтобы склады работали на счёте 10, в настройках плана счетов (раздел Главное) должен быть включён учёт запасов по складам.

Поступление топлива: поставщик, топливные карты, наличные

Источник топлива определяет документ. Проводка в итоге одна — Дт 10.03, меняется только кредит.

От поставщика (наливом, в ёмкость)

Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), вид операции «Товары». На закладке «Товары» — марка, литры, цена. Склад — база или ёмкость, куда слили топливо.

Проводки:

• Дт 10.03 Кт 60.01 — стоимость без НДС;
• Дт 19.03 Кт 60.01 — входящий НДС.

Затем регистрируйте счёт-фактуру внизу формы документа — без него НДС не попадёт в книгу покупок.

По топливным картам

Самая частая схема. Деньги уходят эмитенту авансом, а топливо приходует его отчёт или УПД за месяц.

1. Оплата: Списание с расчётного счёта с видом «Оплата поставщику» — Дт 60.02 Кт 51.
2. В конце месяца — Поступление (акты, накладные, УПД) по отчёту эмитента. Склад — бак конкретной машины: в отчёте видно, по какой карте шла заправка.
3. Аванс зачитывается автоматически: Дт 60.01 Кт 60.02.

Порядок важен: сначала проведите поступление по отчёту эмитента, и только потом требование-накладную за тот же месяц. Иначе 1С спишет больше, чем числится на складе-баке, и остаток уйдёт в минус.

Если в отчёте эмитента сотни строк, не вводите их руками: в табличной части поступления есть загрузка из файла, а эмитенты отдают реестр в Excel.

За наличные или личной картой водителя

Банк и касса → Авансовые отчеты, закладка «Товары». Чек АЗС — оправдательный документ, марка и литры в нём есть. Проводка: Дт 10.03 Кт 71.01, склад — бак машины.

Нормы, лимиты или факт: как выбрать метод списания

Списывать можно тремя способами. Метод закрепите в учётной политике и приказе о нормах, чтобы не спорить с проверяющими.

Как посчитать норму

Для легковых машин методические рекомендации Минтранса (АМ-23-р) дают формулу:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D)
Hs — базовая норма, л/100 км
S  — пробег, км
D  — суммарная надбавка, %

Пример: базовая норма 8,5 л/100 км, пробег за месяц 1 200 км, зимняя надбавка 10 %. 0,01 × 8,5 × 1 200 = 102 л; 102 × 1,10 = 112,2 л — нормативный расход. Если по путевым листам ушло 120 л, то 7,8 л — сверхнормативный расход.

Спецтехника и генераторы: нормы на моточасы

У погрузчика, трактора или дизель-генератора пробега нет. Норму задают в литрах на моточас работы, а моточасы берут из счётчика техники или журнала работы.

Пример: норма погрузчика 3,2 л/моточас, за месяц отработано 140 моточасов. 3,2 × 140 = 448 л — нормативный расход. В 1С это та же требование-накладная со склада-бака погрузчика, только основание расчёта другое — не путевой лист, а акт или журнал работы техники.

Масла и технические жидкости

Моторное масло, антифриз и омывающую жидкость тоже держите на 10.03 или на отдельном субсчёте, если так удобнее для отчётов. Нормы на масла рекомендации Минтранса задают в литрах на 100 литров общего расхода топлива, но на практике чаще списывают по факту долива: замена масла по заказ-наряду, долив — по акту.

Если масло меняет автосервис, оно приходит строкой в его акте. Тогда отдельный приход на склад не нужен: материалы и работы сразу уходят в расходы на ремонт.

Лимиты в 1С

В БП 3.0 нет механизма лимитно-заборных карт для топлива. Лимит обычно живёт на стороне эмитента карт: суточный или месячный объём на карту. В 1С вы видите его последствия — сколько залито, а сравнение с лимитом делаете отчётом по складу-баку.

Путевые листы и списание расхода

В типовой БП 3.0 документа «Путевой лист» нет. Путевые листы ведут в отраслевых решениях (например, «1С:Управление автотранспортом»), в Excel или на бумаге. Обязательные реквизиты путевого листа установлены приказом Минтранса № 390.

Из путевого листа бухгалтеру нужны четыре цифры: остаток при выезде, сколько заправлено, остаток при возвращении, пробег. Расход = остаток при выезде + заправка − остаток при возвращении.

Списание требованием-накладной

Раз в месяц по каждой машине:

1. Производство → Требования-накладные, создайте документ.
2. Склад — бак машины. На закладке «Материалы» — марка топлива и литры расхода за месяц по путевым листам.
3. Установите флажок «Счета затрат на закладке «Материалы»», чтобы задать затраты построчно.
4. Нормативная часть — счёт 26 (управленческий транспорт), 20.01 (производство) или 44.01 (торговля, доставка), статья затрат «ГСМ».
5. Сверхнормативная часть — отдельной строкой со статьёй «ГСМ сверх норм».

Что получится: Дт 26 (20.01, 44.01) Кт 10.03.

Сверхнорматив в налоговом учёте

Если сверхнормативный расход вы решили не признавать в налоговом учёте, создайте для него отдельную статью затрат и в её карточке снимите флажок принятия расходов к налоговому учёту. Тогда в бухгалтерском учёте сумма уйдёт в затраты, а в налоговом попадёт в непринимаемые, с постоянной разницей по ПБУ 18/02.

Перемещение между баками и ёмкостью

Если топливо хранится в собственной ёмкости и выдаётся водителям, каждую выдачу оформляйте Склад → Перемещения товаров: со склада «Ёмкость» на склад «Бак …». Проводка внутри счёта: Дт 10.03 Кт 10.03 со сменой склада. Стоимость не меняется.

Инвентаризация топлива в баках и ёмкостях

Инвентаризацию ГСМ проводят как минимум перед годовой отчётностью и при смене водителя. Замер в баке — по датчику уровня топлива, контрольной заливкой до полного бака или мерной линейкой в ёмкости.

Как оформить в 1С

1. Склад → Инвентаризация товаров. Склад — бак или ёмкость. Кнопкой заполнения подтяните учётные остатки.
2. В колонку фактического количества внесите замер.
3. Недостача — документом Склад → Списание товаров на основании инвентаризации. Сумма сначала попадает на счёт 94, затем ручной операцией — на виновное лицо (73.02) или в прочие расходы (91.02), если виновного нет.
4. Излишек — Склад → Оприходование товаров на основании инвентаризации: Дт 10.03 Кт 91.01.

Почему расходится остаток

• ⛽ Остаток при выезде в путевом листе переписан «на глаз», а не с датчика.
• 📄 Заправка по карте попала в отчёт эмитента следующим месяцем.
• 🔁 Карту одной машины использовали для другой, а приход оформили на «родной» бак.
• 🌡 Литры в килограммы пересчитали без учёта плотности.

Отчёты по расходу ГСМ: что и чем сверять

Цифры по топливу сверяют в двух разрезах: литры и рубли. Ни один отчёт БП 3.0 не сравнивает факт с нормой «из коробки» — это делается связкой отчёта и путевых листов.

Сверка, которую стоит делать каждый месяц: литры, приходованные по отчёту эмитента на склад-бак, плюс начальный остаток минус расход по путевым листам должны дать конечный остаток в ОСВ по 10.03 по этому складу. Расхождение больше пары литров — повод разобраться до закрытия месяца.

Частые вопросы