Командировка в 1С: от приказа до авансового отчёта и проводок

Весь учёт командировки в 1С Бухгалтерии 3.0 держится на счёте 71.01: сначала выдаёте деньги под отчёт (Дт 71.01), потом списываете расходы по авансовому отчёту (Кт 71.01). Приказ оформляете кадровым документом или вручную, деньги — документом Выдача наличных или Списание с расчётного счёта, а все затраты — одним документом Авансовый отчёт в разделе Банк и касса.

Частое заблуждение — что командировку нужно оформлять командировочным удостоверением и служебным заданием. Эти формы отменены с 2015 года: достаточно приказа и авансового отчёта с приложенными документами. Разберём порядок от приказа до закрытия подотчёта и покажем, где возникают НДФЛ и взносы со сверхнормативных суточных.

Что понадобится до ввода документов в программу

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения задания вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Направить в командировку можно только штатного сотрудника; с исполнителем по гражданско-правовому договору командировка не оформляется — ему возмещают расходы по условиям договора.

Работнику положены средний заработок за дни командировки, суточные за каждый день поездки и возмещение фактических расходов на проезд, проживание и прочие согласованные траты (ст. 167–168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения компания закрепляет в положении о командировках или в коллективном договоре.

Перед вводом документов проверьте два момента в настройках:

• 🧾 В справочнике Статьи затрат должна быть статья для командировочных расходов с видом расхода Командировочные расходы — это нужно для корректного расчёта налога на прибыль.
• 👤 Сотрудник должен быть заведён в справочнике Физические лица, а если в базе ведётся зарплата — и в справочнике Сотрудники.

Приказ о командировке и выдача денег под отчёт

Основание командировки — приказ руководителя. Можно использовать унифицированную форму Т-9 (для одного работника) или Т-9а (для нескольких), но с 2013 года унифицированные формы необязательны — подойдёт и приказ в свободной форме с теми же реквизитами: кто направляется, куда, на какой срок и с какой целью.

В программе с модулем зарплаты приказ оформляют в разделе Зарплата и кадры отдельным кадровым документом; если зарплата ведётся вне базы, приказ готовят вне 1С, а в учёте отражают только денежные документы.

Деньги под отчёт выдают до поездки. Способ зависит от того, наличные это или перевод на карту:

1. Наличными из кассы. Раздел Банк и касса → Кассовые документы, кнопка Выдача, вид операции Выдача подотчётному лицу. Укажите сотрудника и сумму — программа сформирует расходный кассовый ордер .
2. Переводом на карту. Раздел Банк и касса → Банковские выписки, документ Списание с расчётного счёта, вид операции Перечисление подотчётному лицу.

В обоих случаях расчёты идут по счёту 71.01 — «Расчёты с подотчётными лицами».

Авансовый отчёт: как отразить расходы по командировке

После возвращения сотрудник в течение трёх рабочих дней сдаёт авансовый отчёт с приложенными документами — билетами, чеками гостиницы, посадочными талонами (п. 26 Постановления № 749). В 1С это документ Авансовый отчёт в разделе Банк и касса.

Создайте документ, выберите подотчётное лицо и заполните вкладки:

• Авансы — подтяните сюда документ выдачи денег (Выдача наличных или Списание с расчётного счёта). Программа сама увидит, сколько было выдано, и сравнит с расходами.
• Товары — заполняйте, только если работник купил в поездке материалы или товары.
• Оплата — если сотрудник картой оплатил поставщику за организацию.
• Прочее — основная вкладка для командировки: сюда вносят билеты, проживание, суточные и прочие расходы. По каждой строке указывают документ (номер, дату), сумму, ставку НДС и счёт затрат.

Счёт затрат выбирают по профилю расходов:

НДС по билетам и гостинице принимают к вычету, если он выделен в документе (билет, счёт-фактура, бланк строгой отчётности с выделенным налогом). В строке расхода указывают ставку НДС — программа выделит его на счёт 19.04 и примет к вычету.

Отдельно о электронных билетах. При покупке авиабилета подтверждающими документами служат маршрут-квитанция электронного билета и посадочный талон (в том числе распечатанный из электронной регистрации со штампом о досмотре). Для железнодорожного билета — контрольный купон электронного билета. Просто выписки с карты о списании денег для подтверждения расхода недостаточно — нужен сам проездной документ.

Суточные: нормы, НДФЛ и страховые взносы

Суточные платят за каждый календарный день командировки, включая выходные, праздники и дни в пути — туда и обратно. Документами суточные не подтверждают: их начисляют по количеству дней из приказа и проездных документов.

Размер суточных компания устанавливает сама. Но для налогов действуют лимиты, не облагаемые НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217, ст. 422 НК РФ):

• 🇷🇺 700 ₽ за каждый день командировки по России;
• 🌍 2 500 ₽ за каждый день загранкомандировки.

Всё, что выплачено сверх этих сумм, облагается НДФЛ и страховыми взносами. Взносы на травматизм на суточные не начисляют.

Пример. Командировка по России на 5 дней, в компании установлены суточные 1 200 ₽/день.

• Выплачено: 1 200 × 5 = 6 000 ₽.
• Не облагается: 700 × 5 = 3 500 ₽.
• Сверх нормы: 6 000 − 3 500 = 2 500 ₽ — с этой суммы удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы.

Дата получения дохода по сверхнормативным суточным — последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Если зарплата ведётся в этой же базе, НДФЛ и взносы с превышения попадут в расчёт за соответствующий месяц; если расчёт в отдельной ЗУП — отразите превышение там.

Оплата дней командировки по среднему заработку

За рабочие дни командировки сотруднику платят не оклад, а средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Это обязательное правило: начислить за эти дни обычную зарплату по окладу нельзя.

Средний заработок считают по общим правилам:

• Расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу командировки.
• Средний дневной заработок = выплаты, учитываемые при расчёте среднего, делённые на фактически отработанные в расчётном периоде дни.
• Оплачивают рабочие дни по графику сотрудника, которые пришлись на командировку, включая дни в пути.

Выходные и праздники, попавшие на командировку, средним заработком не оплачивают, если в эти дни сотрудник не работал и не был в пути. Если же он в выходной работал по заданию или находился в дороге, такой день оплачивают как работу в выходной — в повышенном размере или с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ).

Начисление по среднему делает зарплатный блок: в базе с модулем зарплаты это отдельный кадровый документ о командировке, который считает средний автоматически. Если зарплата ведётся в отдельной ЗУП, начисление и НДФЛ со сверхнормативных суточных выполняют там, а в бухгалтерскую базу переносят итоговые проводки.

Проводки по командировке и закрытие подотчёта

Движения по командировке — это цепочка по счёту 71.01: выдали аванс, списали расходы, закрыли остаток. Вот типовой набор проводок, которые формирует 1С:

Подотчёт считается закрытым, когда по сотруднику нет остатка на счёте 71.01. Проверить это удобно оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 71 в разрезе подотчётных лиц: раздел Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 71.01, группировка по субконто Работники.

Возможны два исхода:

• Остался аванс (кредитовое сальдо у сотрудника). Работник вернул деньги в кассу или на счёт — закройте возвратом.
• Перерасход (дебетовое сальдо). Компания должна сотруднику — доплатите документом выдачи.

Расходы по командировке уменьшают налог на прибыль как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Поэтому важно, чтобы в статье затрат стоял вид расхода Командировочные расходы, — тогда суммы корректно попадут в налоговый учёт.

Типичные ошибки при учёте командировок

На практике почти все расхождения по счёту 71 сводятся к нескольким причинам.

Отдельная частая проблема — выдача нового аванса сотруднику, который ещё не отчитался по предыдущему. Формально это теперь разрешено, но по счёту 71 копится несколько незакрытых авансов, и разнести расходы по нужной поездке становится трудно. Удобнее закрывать поездки по очереди.

Частые вопросы