Удаление помеченных документов и справочников в облачной 1С:Фреш

Чтобы удалить документ в 1С Фреш, его сначала помечают на удаление (клавиша Delete в списке), а затем запускают обработку Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Удаление помеченных объектов. Только после второго шага документ физически исчезает из базы. Права на запуск обработки есть у пользователя с ролью администратора приложения.

Выбор способа зависит от задачи. Одну-две ошибочные записи удобно убрать выборочно. Если за месяц накопились десятки черновиков и дублей, запускают автоматическое удаление всех помеченных. А если документ нельзя удалять — период закрыт или по нему уже сдана отчётность, — его не удаляют, а исправляют или сторнируют.

Как устроено удаление в облаке: пометка и физическое удаление

В 1С:Фреш работают те же типовые конфигурации, что и в коробке: Бухгалтерия предприятия 3.0, УНФ, ЗУП 3.1 и другие. Механизм удаления у них общий и состоит из двух этапов.

Этап 1. Пометка на удаление. Объект остаётся в базе, но перечёркнут в списке. Его можно открыть, посмотреть и снять пометку. Удаление в любой момент обратимо.

Этап 2. Удаление помеченных объектов. Специальная обработка проверяет, не ссылаются ли на помеченный объект другие данные. Если ссылок нет, объект стирается из базы навсегда.

Зачем так сложно? Двухэтапная схема защищает ссылочную целостность. Нельзя удалить контрагента , по которому есть счета-фактуры, или номенклатуру, которая числится в остатках. Программа не даст оставить «висящие» ссылки.

📌 Что происходит с документом при пометке:

• 🔴 проведённый документ теряет проведение — проводки и движения по регистрам удаляются сразу;
• 🔄 при снятии пометки документ возвращается непроведённым, его нужно провести заново;
• 🗂️ сам документ со всеми реквизитами и табличными частями сохраняется до физического удаления;
• 👁️ по умолчанию помеченные документы видны в списке, но не участвуют в учёте и отчётах.

Где в 1С Фреш найти режим удаления помеченных

Обработка находится в разделе администрирования. В Бухгалтерии 3.0 и в других конфигурациях на библиотеке стандартных подсистем путь один:

Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Удаление помеченных объектов

Если раздела «Администрирование» в панели нет, у вашей учётной записи нет прав администратора приложения. Об этом — в разделе про права ниже.

Второй путь — через меню «Все функции». Оно скрыто по умолчанию, его включают так:

1. Нажмите на значок меню в верхней части окна (три полоски или стрелка у заголовка).
2. Откройте Сервис → Параметры.
3. Поставьте флажок «Отображать команду “Все функции”» и нажмите «Применить».
4. В том же главном меню откройте Все функции → Обработки → Удаление помеченных объектов.

В УНФ раздел верхнего уровня называется «Компания», а обработка удаления помеченных находится в его служебных настройках. Если не находите пункт в меню, наберите «удаление помеченных» в строке поиска по программе в верхней части окна: она ищет и по командам.

Удаляем документы в 1С Фреш: пошагово

Порядок одинаковый для любого вида документа — реализации, поступления, банковской выписки, кадрового приказа.

Шаг 1. Пометьте документы на удаление

1. Откройте журнал нужных документов, например Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Выделите документ. Несколько документов выделяйте с зажатой клавишей Ctrl, диапазон — с Shift.
3. Нажмите Delete или выберите в меню Ещё команду пометки на удаление.
4. Подтвердите вопрос программы. Строка станет перечёркнутой.

Снимают пометку той же клавишей Delete или той же командой в меню Ещё.

Шаг 2. Сохраните копию данных перед массовым удалением

Физическое удаление нельзя отменить кнопкой. В облаке сервис сам делает резервные копии приложения по расписанию тарифа. Но перед удалением сотни объектов лучше создать свежую копию вручную.

В Фреш это делается в менеджере сервиса: откройте список приложений, карточку нужной базы и создайте копию данных там же, где отображаются существующие резервные копии. Если администратор абонента не вы — попросите его.

Шаг 3. Запустите обработку удаления помеченных

Откройте обработку по пути из предыдущего раздела. Она предлагает два режима:

При выборочном режиме программа сначала строит дерево помеченных объектов по видам: документы, справочники, прочее. Раскройте ветку и снимите флажки с того, что трогать не нужно.

Шаг 4. Разберите результат

После проверки обработка выдаёт итог: сколько объектов удалено и сколько осталось. Неудалённые объекты показаны с местами использования. Типичная причина — на документ ссылается другой документ:

• 📄 счёт-фактура выданный ссылается на реализацию;
• 💳 списание с расчётного счёта ссылается на счёт покупателю или поступление;
• 📦 корректировка реализации ссылается на исходную реализацию.

Варианты действий: пометить связанный документ тоже и повторить удаление, или заменить в нём ссылку. Если связанный документ нужен, исходный удалять нельзя — снимите с него пометку.

Цепочку связанных документов удобнее убирать целиком, от последнего к первому. Пример: заказ покупателя → счёт → реализация → счёт-фактура. Пометьте все четыре и запустите удаление один раз: обработка учитывает, что ссылки идут между помеченными объектами, и удаляет всю цепочку. В ЗУП логика та же: начисление зарплаты, ведомость на выплату и платёжный документ по ней помечают вместе, иначе ведомость удержит начисление в базе.

Как удалить элементы и группы справочников

С контрагентами, номенклатурой, договорами и сотрудниками работает та же пара «пометка → удаление помеченных». Различия в деталях.

Элемент справочника. Выделите строку, нажмите Delete, подтвердите. Дальше — обработка удаления помеченных. Если элемент где-то используется (в документах, остатках, настройках), обработка его не удалит и покажет, где он встречается.

Группа справочника. При пометке группы программа помечает и всё её содержимое: подгруппы и элементы. Удаляется группа только целиком, вместе с содержимым. Если внутри есть хотя бы один используемый элемент, группа останется.

Как спасти нужные элементы из группы, которую убираем:

1. Откройте группу и выделите элементы, которые нужно сохранить.
2. Перенесите их в другую группу командой перемещения в меню Ещё или перетаскиванием мышью.
3. Только после этого помечайте пустую группу на удаление.

⛔ Что удалить не получится:

• 🔒 предопределённые элементы — например, ряд статей и счетов, заложенных в конфигурацию;
• 🏢 организацию, по которой есть документы;
• 👤 пользователя приложения — в Фреш пользователей отключают в менеджере сервиса, а не удаляют из справочника.

Права доступа в облаке 1С:Фреш: почему не удаляется

Чаще всего проблема не в документе, а в учётной записи. В Фреш права раздаются на двух уровнях.

Уровень сервиса. Владелец или администратор абонента в менеджере сервиса решает, кто имеет доступ к приложению и с какими правами: пользователь или администратор. Без прав администратора приложения раздел «Администрирование» не виден, и обработку удаления помеченных не запустить.

Уровень приложения. Внутри базы права настраиваются группами доступа в Администрирование → Настройки пользователей и прав. Даже при доступе в программу профиль может запрещать менять документы, а значит, и помечать их.

Ещё одно препятствие — дата запрета изменения данных. Если бухгалтер закрыл период, документы до этой даты нельзя ни изменить, ни пометить на удаление. Дату задают в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения. Сдвигать её стоит только по согласованию с главным бухгалтером.

Чистка базы целиком: как в 1С Фреш удалить все помеченные на удаление

Помеченные объекты занимают место и засоряют списки. Удобно чистить базу раз в месяц или квартал, после закрытия периода.

Порядок регулярной чистки:

1. Договоритесь с коллегами: кто что пометил и что из этого точно не нужно.
2. Создайте копию данных в менеджере сервиса.
3. Откройте обработку и выберите автоматическое удаление всех помеченных.
4. Изучите список неудалённых объектов и решите по каждому: удалить связанные или снять пометку.

В режиме сервиса пользователь не может перевести базу в монопольный режим, как в локальной файловой базе. Обработка работает при подключённых коллегах: она удаляет только то, на что нет ссылок, поэтому чужим данным не вредит. Но если кто-то в эту минуту вводит документ с помеченным контрагентом, контрагент просто не удалится.

Когда удалять не нужно: исправление вместо удаления

Удаление — не единственный способ исправить ошибку, и часто не лучший. Если документ уже попал в отчётность или по нему прошли расчёты, удаление ломает историю.

Отмена проведения — мягкий вариант. Документ остаётся в базе без движений, его видно в журнале, его можно провести позже. Если вы не уверены, что запись больше не понадобится, начните с этого.

Корректировку прошлого периода согласуйте с главным бухгалтером: она может потребовать уточнённой декларации.

Частые вопросы