Отмена, сторнирование и возврат отпуска в 1С ЗУП

Порядок действий зависит от одного: выплачены отпускные или ещё нет. Если ведомости на выплату не было — документ Отпуск достаточно отменить и пометить на удаление. Если деньги уже ушли сотруднику — удалять документ нельзя, нужно сторнировать начисление и решить вопрос с переплатой: удержать из будущей зарплаты или вернуть в кассу.

Разберём оба сценария в ЗУП 3.1 (интерфейс «Такси»), а заодно — что делать при увольнении, когда отпуск отгулян авансом, и как изменение отразится на НДФЛ, взносах и отчётности. Пути и названия документов — для редакции 3.1; в более ранних релизах формы выглядят иначе.

С чего начать: проверяем статус документа и выплату

Прежде чем что-то менять, откройте сам документ и посмотрите его состояние. Список отпусков — в разделе Зарплата → Отпуска (либо Кадры → Все кадровые документы, отбор по виду «Отпуск»).

Проверьте по порядку:

• 🔍 Проведён ли документ. Непроведённый отпуск начислений не делает — его можно смело удалять.
• 💳 Была ли выплата. Откройте документ, перейдите по ссылке Выплата или найдите ведомость в Выплаты → Ведомости в банк (в кассу). Если отпускные в ведомость не попали — деньги не ушли.
• 📅 В каком месяце начисление. Если месяц начисления уже закрыт и сдана отчётность, правка потянет за собой перерасчёты (см. последний раздел).

От результата этой проверки и зависит, каким путём идти дальше.

Удаляем отпуск, пока деньги не выплачены

Это самый простой случай. Раз выплаты не было, достаточно убрать начисление.

1. Откройте документ в списке Зарплата → Отпуска.
2. Снимите проведение: кнопка Ещё → Отменить проведение (значок проведения на документе погаснет).
3. Пометьте документ на удаление: Ещё → Пометить на удаление либо клавиша Delete в списке. Документ станет перечёркнутым.
4. Физически удалите его через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Программа проверит, нет ли ссылок на документ из других мест, и удалит, если их нет.

Удаление помеченных объектов необратимо. Перед запуском убедитесь, что на отпуск не ссылаются другие документы (например, ведомость или начисление зарплаты за месяц).

Если удалять документ совсем не нужно — например, вы перенесли отпуск на другие даты, — не удаляйте, а исправьте даты прямо в документе и перепроведите. Начисление пересчитается автоматически.

Сторнирование выплаченного отпуска: красное сторно

Когда отпускные уже выплачены, удаление документа запрещено: иначе в учёте повиснет выплата без начисления, а НДФЛ и взносы разъедутся. Правильный путь — сторнировать начисление, то есть отразить его с минусом (красное сторно).

В ЗУП 3.1 сторно формируется само, нужно лишь дать программе понять, что отпуска больше нет. Два рабочих способа:

Способ 1. Отмена через исправление документа. Откройте документ Отпуск, нажмите Исправить (команда создаёт документ-исправление). В исправлении уберите отпуск — например, задайте нулевое количество дней или укажите, что отпуск отменён. При проведении программа начислит сторнирующую сумму со знаком минус в текущем месяце. Этот способ удобен, когда отпуск нужно не убрать полностью, а сократить: оставьте фактически отгулянные дни, и программа пересчитает разницу.

Способ 2. Отдельный документ сторнирования. Создайте Зарплата → Сторнирование начислений (если пункта нет в меню, включите его в Настройка → Расчёт зарплаты). В документе выберите сотрудника, месяц и сторнируемый отпуск — начисление уйдёт в минус. Способ подходит, когда исходный документ трогать нежелательно, а сторно нужно провести отдельной операцией.

Важный момент с периодом. Если отпуск начислен в уже закрытом месяце, сторно попадёт не в тот месяц, а в текущий — как перерасчёт за прошлый период. Это нормально: программа ведёт учёт по регистрам и помнит, к какому месяцу относится исходное начисление. В расчётном листке сторно будет помечено месяцем-источником.

После сторно в расчётном листке появятся две строки: исходное начисление с плюсом и сторно с минусом. Итог по отпуску обнулится.

Что делать с переплатой отпускных

После сторнирования за сотрудником числится долг: ему выплатили больше, чем теперь начислено. Закрыть его можно двумя способами.

Удержать из будущей зарплаты. По закону простое «вернуть отпускные» удержанием не всегда проходит: ст. 137 ТК РФ ограничивает перечень оснований для удержаний, а работник вправе оспорить его. Если сотрудник не против, удержание оформляют документом Зарплата → Удержания → Удержание в счёт расчётов по прочим операциям (или аналогичным видом удержания, настроенным в конфигурации). Размер удержания из одной выплаты — не более 20% от суммы к выдаче после НДФЛ (ст. 138 ТК РФ); в особых случаях, перечисленных в кодексе, — до 50%.

Принять возврат в кассу или на счёт. Сотрудник вносит переплату добровольно. Поступление денег отражается в бухгалтерской программе (например, в «1С:Бухгалтерии» приходным кассовым ордером), а в ЗУП достаточно сторно — долг закроется возвратом, проведённым в учёте.

Таблица — когда какой вариант уместен.

Пример расчёта: сколько реально вернуть

Цифры помогают не ошибиться с суммой. Допустим, сотруднику начислили отпуск за 14 дней при среднем дневном заработке 2 000 ₽:

• начислено отпускных: 14 × 2 000 = 28 000 ₽;
• НДФЛ 13%: 28 000 × 0,13 = 3 640 ₽;
• выплачено на руки: 28 000 − 3 640 = 24 360 ₽.

После отмены отпуска сторно уберёт из учёта всё начисление (−28 000 ₽) и налог (−3 640 ₽). Но на руках у человека осталось 24 360 ₽ — именно эту сумму и нужно вернуть или удержать.

Теперь считаем удержание. Если зарплата сотрудника — 50 000 ₽ в месяц, после НДФЛ к выдаче остаётся 43 500 ₽. Лимит удержания — 20%: 43 500 × 0,20 = 8 700 ₽ в месяц. Чтобы покрыть переплату 24 360 ₽, удержание придётся растянуть примерно на три месяца (24 360 ÷ 8 700 ≈ 2,8). Разово списать всю сумму нельзя — это нарушит ст. 138 ТК РФ.

Отпуск авансом при увольнении: удержание за неотработанные дни

Частый случай: человек отгулял отпуск за весь рабочий год, а увольняется, не отработав его полностью. Право на отпуск возникает авансом — с первого дня рабочего года, а зарабатывается он помесячно. Отпускные за неотработанные дни — переплата, которую работодатель вправе удержать при окончательном расчёте (ст. 137 ТК РФ).

В ЗУП это делает документ Кадры → Увольнения (или Зарплата → Увольнения):

1. Создайте увольнение, укажите сотрудника и дату.
2. На вкладке Компенсация отпуска программа сама определит, есть ли переотгулянные дни. Если отпуск отгулян авансом, количество дней будет отрицательным, а сумма — к удержанию.
3. Проверьте расчёт на вкладке с начислениями и удержаниями: сумма удержания не должна превышать лимит по ст. 138 ТК РФ от выплат при увольнении.

Удержать больше, чем позволяет лимит, нельзя даже при увольнении. Если расчётных сумм не хватает, чтобы покрыть переплату, остаток работник возвращает только добровольно — взыскать его принудительно работодатель не вправе.

Если сотрудник отказывается вернуть остаток, его списывают как прочий расход — это решение принимает бухгалтерия, в ЗУП удержание просто ограничивается доступной суммой.

Обратная ситуация — когда отпуск, наоборот, не отгулян. Тогда удалять или сторнировать нечего: при увольнении те же дни превращаются в компенсацию за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ), и программа начислит её на той же вкладке Компенсация отпуска. Не путайте два этих случая: отрицательные дни — удержание за переотгул, положительные — компенсация к выплате.

Как отмена отпуска влияет на НДФЛ, взносы и отчётность

Любое изменение суммы отпуска тянет за собой пересчёт налогов и взносов. Отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами, поэтому сторно уменьшает и налоговую базу. Хорошая новость — в ЗУП эти перерасчёты выполняются автоматически, вручную суммы налога и взносов править не нужно. Задача специалиста — провести документы в правильном порядке и проверить результат отчётами.

Что пересчитается:

• 🧮 НДФЛ. Со сторнированной суммы налог тоже уходит в минус. Если НДФЛ уже перечислен в бюджет, возникает излишне удержанный налог — его зачитывают в счёт будущих выплат или возвращают сотруднику.
• 📊 Страховые взносы. База по взносам в СФР (бывший ФСС — переименован с 2023 года) и на ОПС/ОМС уменьшается. Перерасчёт отразится в РСВ за период.
• 📄 Отчётность. Если отпуск сторнируется в месяце, за который уже сдан 6-НДФЛ или РСВ, готовьте корректировки. Изменения подхватит очередное Начисление зарплаты и взносов — после сторно его нужно перепровести.

Порядок действий: сначала проведите сторно, затем откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц и перепроведите документ. На вкладках НДФЛ и Взносы появятся отрицательные суммы — это и есть перерасчёт.

Отдельно про излишне удержанный НДФЛ. Когда начисление ушло в минус, а налог за сотрудника уже перечислен, возникает переплата по налогу. По правилам НК РФ её либо засчитывают в счёт НДФЛ со следующих выплат этому же сотруднику, либо возвращают ему по заявлению. В ЗУП это отслеживает отчёт Анализ НДФЛ: отрицательная сумма исчисленного налога и есть тот самый излишек, который нужно зачесть или вернуть.

Частые вопросы