Отключаем сотрудника от 1С:Фреш: личный кабинет, приложение и группы доступа
Содержание
Удалить пользователя в 1С:Фреш можно двумя способами, и выбор зависит от задачи. Если сотрудник уволился и больше не должен видеть ни одну базу, его исключают из абонента в личном кабинете сервиса: раздел с пользователями абонента, карточка сотрудника, команда удаления. Если человек остаётся в компании, но не должен работать в конкретной базе, снимают его доступ к этому приложению, а остальные оставляют.
Удаляет пользователей только владелец или администратор абонента. Внутри самой программы (Бухгалтерия, ЗУП, УНФ в облаке) удалить пользователя «насовсем» нельзя: там правят только права. Сама учётная запись человека на сайте сервиса тоже никуда не исчезает, она принадлежит ему, а не вашей организации.
Пользователь сервиса и пользователь 1С: в чём разница
Путаница с удалением почти всегда идёт отсюда. В облаке 1С:Фреш у одного человека есть сразу несколько «сущностей», и удаляются они в разных местах.
| Уровень | Что это | Где управляется | Кто может удалить |
|---|---|---|---|
| Пользователь сервиса | Логин и пароль на сайте сервиса, личная учётная запись человека | Сам человек в своём профиле | Только владелец учётной записи или поддержка сервиса |
| Пользователь абонента | Связь человека с вашей организацией-абонентом | Личный кабинет абонента | Владелец или администратор абонента |
| Доступ к приложению | Право входить в конкретную базу | Карточка приложения или пользователя в личном кабинете | Владелец или администратор абонента |
| Пользователь в приложении | Элемент справочника «Пользователи» внутри базы, его группы доступа | Сама программа, раздел Администрирование | Администратор приложения (только права) |
Из таблицы видно главное. «Удалить пользователя» в облаке — это разорвать связь между человеком и абонентом. Его логин продолжает жить: он может быть сотрудником другого абонента, например бухгалтером на аутсорсе у нескольких клиентов.
💡 Если сотрудник работал через вход по личной почте, удаление из абонента не трогает его почту и другие подписки. Если вход был по корпоративному адресу, после увольнения смените пароль от этого ящика: через восстановление пароля к нему можно вернуться в учётную запись.
Роли внутри абонента
- 👑 Владелец абонента — тот, кто регистрировал организацию в сервисе. Его нельзя удалить, пока права владельца не переданы другому человеку.
- 🛠 Администратор абонента — может добавлять и удалять пользователей, создавать приложения, управлять доступом.
- 👤 Пользователь абонента — работает в выданных ему приложениях, чужими доступами не управляет.
Если уходит сам владелец (например, главный бухгалтер, который когда-то подключал сервис), сначала передайте владение. Пока этого не сделано, вывести его из абонента не получится.
Подготовка перед удалением пользователей
Удаление в облаке выполняется за минуту, а последствия ошибки исправлять дольше. Перед тем как убирать человека, пройдитесь по короткому аудиту.
Что проверить в личном кабинете
- Откройте список пользователей абонента и найдите сотрудника. Посмотрите его роль: если он администратор, убедитесь, что в абоненте останется хотя бы ещё один администратор, кроме владельца.
- Посмотрите, к каким приложениям у него есть доступ. В крупных абонентах бывает по 5–10 баз, и про часть из них все давно забыли.
- Проверьте, не указан ли этот человек контактным лицом абонента или получателем счетов. Если указан, поменяйте контакт заранее, иначе письма от сервиса продолжат уходить на адрес уволенного.
Что проверить внутри приложения
- Откройте
Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователии найдите сотрудника. - Посмотрите, в какие группы доступа он входит. Если он был единственным участником группы «Администратор», назначьте туда другого человека до удаления.
- Проверьте, не числится ли он ответственным в настройках, которые работают без участия людей: рассылки отчётов, ответственный за отправку отчётности, подписант в учётной политике или в настройках подписей. Это хранится в базе отдельно от пользователя и само не перенастроится.
- Если сотрудник отправлял отчётность или документы ЭДО со своего сертификата, подготовьте замену сертификата и подписанта.
Документы, созданные сотрудником, после удаления остаются в базе. В поле «Ответственный» или «Автор» продолжит стоять его имя — это нормально, данные не теряются.
Удаление пользователя через личный кабинет 1С:Фреш
Это основной способ. Он сразу закрывает человеку вход во все базы абонента.
Пошагово
- Войдите на сайт сервиса под учётной записью владельца или администратора абонента.
- Откройте личный кабинет абонента. В нём есть раздел со списком пользователей абонента.
- Найдите сотрудника по фамилии или адресу почты и откройте его карточку.
- Выберите команду удаления пользователя из абонента и подтвердите действие.
- Обновите список и убедитесь, что сотрудника в нём больше нет.
После этого при попытке входа человек увидит свою учётную запись, но без ваших приложений. Если в этот момент он работал в базе, текущий сеанс может доработать до выхода или до разрыва соединения. Нужно отключить немедленно — завершите его сеанс отдельно (об этом ниже).
Только закрыть доступ к одной базе
Бывает, что сотрудник переходит из бухгалтерии в отдел продаж и база с зарплатой ему больше не нужна. Удалять его из абонента не надо:
- В личном кабинете откройте карточку пользователя или карточку нужного приложения.
- Найдите список пользователей приложения и уберите у этого сотрудника право доступа к нему.
- Сохраните изменения.
Остальные приложения у сотрудника останутся. Обратная операция — снова выдать доступ — вернёт его в базу с прежними группами доступа, если их не меняли внутри программы.
Если в сервисе подключено много приложений, удобнее идти от карточки пользователя: там на одном экране видны все его базы, и доступ снимается за пару щелчков.
Как прервать активный сеанс
Если человек уволен «с сегодняшнего дня» и сейчас работает в базе, одного удаления мало. Администратор приложения может посмотреть активные сеансы внутри программы: Администрирование → Обслуживание → Активные пользователи. Там видно, кто сейчас в базе, и можно завершить нужный сеанс.
Завершайте только сеанс конкретного сотрудника, а не всех подряд: остальные пользователи потеряют несохранённые документы.
Что меняется внутри конфигурации 1С
После удаления через личный кабинет программа узнаёт об этом сама: сервис передаёт изменения в приложение, и вход для этого человека в базу закрывается. Делать что-то руками в справочнике «Пользователи» не нужно.
Почему нельзя просто удалить его из справочника
В обычной коробочной базе администратор открывает Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, снимает флажок «Вход в программу разрешён» или ставит пометку удаления. В облаке справочником пользователей управляет сервис: новых пользователей в приложение добавляют через личный кабинет, а не кнопкой «Создать».
Поэтому внутри облачной базы у администратора остаётся три действия:
- 🔒 изменить группы доступа сотрудника, то есть что он может делать;
- 👁 посмотреть, кто из пользователей сейчас работает в базе;
- ⛔ завершить сеанс конкретного человека.
Сам факт «есть доступ или нет» решается в личном кабинете.
Зачем пользователь остаётся в справочнике
Элемент справочника «Пользователи» в базе после удаления не исчезает физически. На него ссылаются документы, журнал регистрации, история изменений, задачи и заметки. Если бы элемент удалялся, эти ссылки стали бы «битыми».
Так задумано, и это хорошо для проверок: через год можно открыть журнал регистрации и увидеть, кто провёл спорный документ, даже если сотрудник давно уволился.
Роли и группы доступа после удаления
Группы доступа — это то, что решает, какие документы и разделы видит пользователь. В облачных приложениях на базе типовых конфигураций они настраиваются так же, как в коробке.
Где смотреть группы
Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа— список групп и их участники.Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа— наборы ролей, из которых собраны группы.
Если открыть карточку пользователя, на ней есть команда для просмотра его прав доступа: видно, в каких группах он состоит.
Как поступить с группами, когда сотрудник уходит
| Ситуация | Что делать |
|---|---|
| Сотрудник был в общей группе («Бухгалтер», «Менеджер») | Ничего: после удаления из абонента он просто не войдёт в базу |
| Под него создавали персональную группу | Исключите его из участников. Если группа больше никому не нужна, пометьте её на удаление |
| Он был единственным администратором приложения | До удаления добавьте другого человека в группу «Администратор» |
| На его место пришёл новый сотрудник | Добавьте новичка через личный кабинет, затем включите в те же группы доступа |
Не меняйте профиль группы доступа ради одного уходящего человека. Профиль общий: убрав из него роль, вы урежете права всем участникам группы сразу.
Ограничение доступа на уровне записей
В Бухгалтерии и ЗУП можно ограничить, какие организации видит пользователь. Если такая настройка включена, у групп доступа есть вкладки с ограничениями по организациям. Удаление пользователя на эти настройки не влияет, но новичку на его месте нужно выдать те же ограничения, иначе он увидит больше или меньше, чем предшественник.
Пользователи и тариф: как освободить место
В облачных тарифах, где оплата зависит от числа пользователей, лимит считают по людям, у которых есть доступ к вашим приложениям. Отсюда два практических вывода.
- 💰 Уволенный сотрудник с сохранённым доступом продолжает занимать место по тарифу. Удаление из абонента это место освобождает, и его можно отдать новичку без доплаты.
- 📉 Если пользователей стало меньше и тарифа с большим лимитом больше не нужно, перейти на меньший тариф можно в личном кабинете, в разделе с подписками. Обычно смена вступает в силу со следующего оплаченного периода. Точные условия смотрите в своём договоре с сервисом или у обслуживающего партнёра.
💡 Перед продлением подписки полезно открыть список пользователей абонента и убрать тех, кто давно не заходит. Человека, который пропал на полгода, обычно никто не помнит, а место он занимает.
Если сервис ведёт партнёр
Облако на технологии 1С:Фреш предоставляет не только сам сервис 1С, но и партнёры, которые разворачивают его у себя. Логика у всех одна: личный кабинет абонента, пользователи, приложения. Внешний вид кабинета и названия разделов у партнёров могут отличаться. Если не находите, где удаляется пользователь, напишите партнёру: он сделает это по заявке владельца абонента.
Когда удалить пользователя не получается
Если ничего не помогло
Когда кабинет не показывает нужного человека, а в базе он есть, проверьте, тот ли абонент вы открыли. У бухгалтеров на аутсорсе часто несколько абонентов в одной учётной записи, и сотрудник может числиться в соседнем.
Если и там его нет, напишите в поддержку сервиса от имени владельца абонента. Укажите адрес почты удаляемого пользователя, название приложения и что именно не получается. По такой заявке доступ закрывают без долгой переписки.