Уволился сотрудник: убираем его учётную запись из базы 1С 8.3
Содержание
Удалить пользователя
в 1С:Предприятие 8.3 можно двумя способами. В Конфигураторе: Администрирование → Пользователи, выделить строку и нажать Del. В типовых конфигурациях (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11) правильнее идти через режим Предприятие: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, открыть карточку и снять флажок «Вход в программу разрешен».
Типичная ситуация: менеджер уволился в пятницу, а в понедельник руководитель просит «убрать его из 1С». Если просто стереть запись в Конфигураторе, вход действительно пропадёт. Но в справочнике останется «осиротевший» элемент, а регламентное задание, которое шло от его имени, перестанет выполняться. Поэтому сначала проверка, потом удаление.
Подготовка: что проверить у пользователя перед удалением
В базе 1С живут две сущности с одним именем, и путать их нельзя:
- 🔑 Пользователь информационной базы — учётная запись платформы: имя, пароль, роли, способ входа. Её видно в Конфигураторе.
- 📇 Элемент справочника «Пользователи» — запись прикладной конфигурации. На неё ссылаются документы (поле «Ответственный», автор), настройки, задачи, права доступа .
В типовых конфигурациях эти две записи связаны. Удаление одной не трогает другую автоматически, если удалять в Конфигураторе.
Кто и когда входил последний раз
Откройте журнал регистрации: в Конфигураторе Администрирование → Журнал регистрации, в режиме Предприятие Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Поставьте отбор по пользователю и по событию «Сеанс. Начало». Так видно, когда человек входил в последний раз и не работает
ли под его именем кто-то другой.
Вторая частая находка при аудите — общие учётные записи вида «Склад», «Бухгалтер2», «Оператор». Под ними работают несколько человек. Удалить такую запись без предупреждения значит остановить смену склада.
Где пользователь может быть задействован
| Где | Что сломается после удаления | Как проверить |
|---|---|---|
| Регламентные задания (клиент-серверная база) | Задание с указанным пользователем перестанет запускаться | Консоль регламентных заданий в разделе Администрирование → Обслуживание |
| Обмены, веб-сервисы, HTTP-сервисы | Внешняя система получит ошибку аутентификации | Настройки обменов, логины интеграций |
| Публикация на веб-сервере | Автовход через публикацию перестанет работать | Файл default.vrd публикации, параметры строки подключения |
| Мобильные приложения, кассы | Устройство не синхронизируется | Настройки подключения на устройстве |
| Документы и задачи | Ссылки останутся, но элемент станет «пустым» для поиска | Отчёт о местах использования при удалении помеченных |
Резервная копия перед чисткой
Если удаляете не одного человека, а наводите порядок в списке из 20–30 записей, сначала выгрузите базу. В Конфигураторе это Администрирование → Выгрузить информационную базу (файл .dt), для серверной базы подойдёт и резервная копия средствами СУБД. Ошибочно удалённую учётную запись с ролями проще достать из копии, чем вспоминать, какие права у неё были.
Технические учётные записи (обмен, робот, интеграция) лучше называть с префиксом, например svc_obmen. Тогда при чистке списка их не удалят по ошибке.
Удалить или заблокировать: что выбрать
Полное удаление нужно реже, чем кажется. Для уволенного сотрудника почти всегда хватает блокировки входа.
В ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0 пользователь обычно связан с физическим лицом. Эта связь касается только доступа к программе. Блокировка или удаление пользователя не трогает кадровые данные: приказ об увольнении, расчёт и отчётность по сотруднику живут отдельно в справочниках «Физические лица» и «Сотрудники».
| Ситуация | Что делать | Почему |
|---|---|---|
| Сотрудник уволился, в базе есть его документы | Заблокировать вход, пометить «Недействителен» | Ссылки в документах сохраняются, история понятна |
| Тестовая запись, создана по ошибке, документов нет | Удалить полностью | Ничего на неё не ссылается |
| Сотрудник ушёл в декрет или на длительный больничный | Снять «Вход в программу разрешен» | Вернётся — включите флажок, роли и настройки на месте |
| Подрядчик на время проекта | Ограничить срок входа датой | Доступ отключится сам |
| Подозрение, что паролем пользуются посторонние | Заблокировать сразу, сменить пароль, разобраться по журналу | Сначала закрыть доступ, потом удалять |
Администрирование → Пользователи. Другого места нет.Как удалить пользователя 1С Предприятие через Конфигуратор
Способ подходит для любой конфигурации, но в типовых базах есть оговорка (о ней ниже).
- Запустите 1С, выберите базу и нажмите Конфигуратор.
- Войдите под пользователем с правом «Администрирование».
- Откройте
Администрирование → Пользователи. - Выделите нужную строку. Колонка «Полное имя» помогает, если имена короткие и похожие.
- Нажмите
Delили кнопку удаления на панели списка. - Подтвердите удаление.
Запись исчезает сразу. Если человек в этот момент работает в базе, текущий сеанс не оборвётся: удаление мешает только новому входу. Как завершить сеанс, описано в отдельном разделе ниже.
Ограничения Конфигуратора
- 🛡️ Платформа не позволит оставить в списке только пользователей без административных прав. Хотя бы у одного должно остаться право «Администрирование».
- 🚪 Если удалить всех пользователей, база начнёт открываться без выбора имени и пароля, с полными правами. В рабочей базе это недопустимо.
В Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других конфигурациях на БСП удаление через Конфигуратор оставляет элемент справочника «Пользователи» без учётной записи входа. В списках выбора он остаётся, а в карточке пропадает возможность входа. Для этих конфигураций используйте режим Предприятие.
Отключение и удаление пользователя в режиме Предприятие
В типовых конфигурациях список пользователей ведут прямо из программы. Путь одинаковый для основных решений:
| Конфигурация | Путь к списку пользователей |
|---|---|
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи |
| Зарплата и управление персоналом 3.1 | Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи |
| Управление торговлей 11 | НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи |
Раздел виден только пользователю с полными правами.
Блокировка входа
- Откройте карточку пользователя двойным щелчком.
- Снимите флажок «Вход в программу разрешен».
- Нажмите «Записать и закрыть».
Человек больше не войдёт, но роли, группы доступа и личные настройки сохранятся. Если сотрудник вернётся, достаточно поставить флажок обратно и задать новый пароль.
Для уволенных удобнее ещё и отметить пользователя как «Недействителен». Такая запись скрывается из списков выбора и не мешает при заполнении документов. В зависимости от релиза флажок находится в карточке или в меню «Ещё» списка.
В свежих релизах БСП в карточке можно ограничить вход датой: после указанного дня программа сама перестанет пускать пользователя. Это удобно для подрядчиков и стажёров.
Полное удаление: пометка и удаление помеченных
- В списке пользователей выделите запись и нажмите
Del— она получит пометку на удаление. - Откройте
Администрирование → Обслуживание, группа «Корректировка данных», команда «Удаление помеченных объектов». - Запустите удаление. Программа проверит ссылки.
- Если на пользователя ссылаются документы или настройки, он попадёт в список неудалённых с перечнем мест использования.
Не заменяйте ссылки в документах на другого пользователя ради удаления. Поле «Ответственный» и автор документа — часть истории базы. Аудитор или новый главбух должен видеть, кто реально провёл документ.
Если удаление помеченных показывает десятки ссылок, это сигнал оставить пользователя недействительным. Полное удаление здесь ничего не даст.
Пользователь сейчас в базе: как завершить его сеанс
Блокировка и удаление не выкидывают того, кто уже вошёл. Если доступ нужно закрыть немедленно, завершите сеанс.
При принудительном завершении сеанса несохранённые данные пользователя пропадут. Открытый документ закроется без записи. Если человек ещё работает добросовестно, предупредите его.
Файловая база. В режиме Предприятие откройте Администрирование → Обслуживание → Активные пользователи. Там видно, кто подключён, с какого компьютера и в каком приложении. В Конфигураторе тот же список — Администрирование → Активные пользователи, но завершить сеанс оттуда нельзя, только посмотреть. Для файловой базы надёжный способ — закрыть 1С на компьютере пользователя.
Клиент-серверная база. Сеанс завершают через сервер. В консоли администрирования серверов 1С: Кластер → Информационные базы → <база> → Сеансы, правой кнопкой по сеансу пользователя → «Удалить». В типовых конфигурациях это же можно сделать из списка активных пользователей программы, если в настройках указаны параметры администратора кластера.
Особенности клиент-серверной базы
В серверном варианте список пользователей хранится в самой информационной базе, в СУБД. Консоль кластера пользователей 1С не показывает и не редактирует. Удаляют их так же, как в файловой базе: Конфигуратор или режим Предприятие.
Что отличается на практике:
- 👤 Три разных набора учётных записей. Администраторы кластера, администраторы информационной базы в кластере и пользователь СУБД, указанный в свойствах базы, — это не пользователи 1С. Удаление сотрудника из
Администрирование → Пользователиих не затрагивает, и наоборот. - ⏰ Регламентные задания. В серверной базе у задания может быть указан пользователь, от имени которого оно выполняется. Удалите этого пользователя — задание начнёт падать с ошибкой. Перед удалением переназначьте задания на технического пользователя.
- 🪟 Вход по доменной учётной записи. Если включена аутентификация операционной системы, в карточке пользователя указан доменный логин вида
\\DOMAIN\ivanov. Блокировка в Active Directory закрывает вход через Windows, но запись в 1С остаётся. Отключите её и в базе.
Для работы из командной строки на сервере есть утилита rac. Список сеансов базы:
rac session list --cluster=<id_кластера> --infobase=<id_базы>
Завершение конкретного сеанса:
rac session terminate --cluster=<id_кластера> --session=<id_сеанса>
Идентификатор кластера показывает rac cluster list, базы — rac infobase summary list --cluster=<id_кластера>. Если в кластере настроены администраторы, к командам добавляют параметры аутентификации; синтаксис смотрите в rac help session.
Если уволенный сотрудник знал пароль администратора кластера или СУБД, одной чистки пользователей 1С мало. Смените эти пароли и обновите их в свойствах базы и в настройках резервного копирования.
Что остаётся после удаления и как навести порядок
Учётная запись исчезла, но следы пользователя в базе остаются. Часть из них нужна, часть стоит убрать.
Что сохраняется и должно сохраниться:
- 📄 Ссылки в документах: автор, ответственный, комментарии.
- 📜 Записи журнала регистрации. События остаются с именем пользователя, по ним можно разбирать спорные ситуации и после удаления.
- 🗂️ Версии объектов, если в конфигурации включено версионирование.
Что стоит проверить и почистить:
- Личные настройки. Отчёты, формы списков, рабочий стол. Если новый сотрудник придёт на ту же должность, сначала скопируйте настройки ушедшего: в разделе
Настройки пользователей и правесть обработка для копирования и очистки настроек. Потом удаляйте или блокируйте. - Группы доступа. У заблокированного пользователя можно убрать группы доступа. Тогда даже случайное включение флажка входа не откроет ему данные.
- Задачи и бизнес-процессы. Если на пользователя назначены задачи (согласование, напоминания), переназначьте их на преемника.
- Рассылки отчётов. Проверьте, не уходят ли отчёты по электронной почте на адрес уволенного.
- Сохранённые пароли. Учётные записи электронной почты, сертификаты электронной подписи, логины в интернет-поддержке, введённые под этим пользователем, лучше перепроверить.