Уволенный сотрудник больше не должен входить в базу: убираем его учётную запись в 1С 8.3

В типовых конфигурациях 1С 8.3 (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11) пользователя удаляют в режиме Предприятие: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, затем пометка на удаление и обработка «Удаление помеченных объектов». В конфигураторе через Администрирование → Пользователи удаляется только учётная запись для входа, а карточка в справочнике остаётся.

Типичная ситуация: из бухгалтерии уволилась сотрудница, а её логин по-прежнему висит в окне выбора пользователя при запуске. Руководитель просит «удалить, чтобы не было». Как в 1С удалить пользователя так, чтобы не потерять историю «кто провёл документ»? Чаще всего правильный ответ — не удалять полностью, а запретить вход. Ниже оба варианта.

Перед тем как удалить пользователя в 1С: что проверить

В 1С у пользователя две «половинки», и от этого зависит весь порядок действий:

• 🔑 Пользователь информационной базы — логин, пароль, способ входа, роли. Хранится на уровне платформы, его видно в конфигураторе.
• 📇 Элемент справочника «Пользователи» — карточка в самой конфигурации. На неё ссылаются документы (поле «Ответственный», «Автор»), настройки, история изменений.

Если удалить первую половинку, человек не войдёт в базу, но его имя останется во всех документах. Если удалить вторую — пропадёт сама карточка, и это получится только когда на неё нет ни одной ссылки.

Перед удалением проверьте четыре вещи:

1. Ваши права. Управлять пользователями может только тот, у кого есть роль «Полные права» (в конфигураторе — право «Администрирование»).
2. Активные сеансы. Если человек сейчас в базе, его сеанс продолжит работать до выхода. Список открыт в конфигураторе: Администрирование → Активные пользователи.
3. Связь с сотрудником. В ЗУП и БП карточка пользователя может быть связана с физическим лицом. Удаление пользователя сотрудника не удаляет и кадровые данные не трогает, но проверьте, что вы удаляете нужную карточку, а не однофамильца.
4. Резервная копия. Полное удаление необратимо. Перед «Удалением помеченных объектов» выгрузите базу в .dt через Администрирование → Выгрузить информационную базу в конфигураторе.

Как в 1С удалить пользователя через конфигуратор

Конфигуратор подходит для двух случаев: конфигурация нетиповая (без библиотеки стандартных подсистем) или нужно быстро закрыть вход, а в Предприятие попасть нельзя.

Порядок:

1. Запустите 1С в режиме «Конфигуратор» под администратором.
2. Откройте меню Администрирование → Пользователи.
3. Выделите строку с пользователем.
4. Нажмите кнопку удаления на панели списка или клавишу Del.
5. Подтвердите удаление.

Монопольный режим для этого не нужен: остальные пользователи могут работать.

Что произойдёт в типовой конфигурации:

• войти под этим логином больше нельзя;
• карточка в справочнике «Пользователи» осталась, в ней появится отметка, что входа в программу нет;
• в документах имя ответственного не изменилось.

Для нетиповой самописной конфигурации, где справочника «Пользователи» нет, удаление в конфигураторе и есть полное удаление. Ссылок на него в документах в этом случае обычно тоже нет: платформенный пользователь не хранится в реквизитах.

Удаление пользователя в режиме 1С:Предприятие (БП, ЗУП, УТ)

В конфигурациях на БСП это основной способ. Программа сама синхронизирует карточку справочника и учётную запись платформы.

Шаг 1. Пометка на удаление

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Перейдите по ссылке «Пользователи».
3. Найдите сотрудника. Если в списке его нет, включите отображение недействительных пользователей в настройках списка.
4. Выделите строку и пометьте её на удаление: команда в меню «Ещё» или клавиши Shift+Del.

Путь одинаков в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11:

После пометки войти в программу под этим логином уже нельзя.

Шаг 2. Удаление помеченных объектов

Пометка — ещё не удаление. Сама карточка исчезнет только после обработки:

1. Откройте Администрирование → Обслуживание.
2. В группе «Корректировка данных» выберите «Удаление помеченных объектов».
3. Выберите режим с ручным выбором объектов, чтобы не удалить заодно чужие помеченные документы.
4. Отметьте только нужного пользователя и запустите удаление.

Если на пользователя ссылается хоть один документ, обработка его не удалит и покажет список мест, где он используется. Это нормальная защита, а не ошибка.

Как читать этот список:

• 📄 документы (реализации, авансовые отчёты, ведомости) — пользователь указан в них ответственным, удалять его нельзя;
• ⚙️ настройки и служебные записи (сохранённые отборы, рассылки отчётов, напоминания) — их можно удалить или перенастроить на другого пользователя, после чего повторить обработку;
• 👥 группы пользователей и профили доступа — состав групп программа обычно чистит сама при удалении.

Если в списке только служебные записи, полное удаление реально. Если там хотя бы один документ — переходите к отключению, описанному ниже.

Если база в облаке 1С:Фреш

В сервисе пользователями управляют не из базы, а из личного кабинета абонента: там у пользователя отбирают доступ к приложению. Удаление внутри базы в этом случае может не сработать или вернуться при синхронизации.

Почему не стоит удалять пользователя через SQL

Иногда предлагают «удалить строку прямо в базе». Технически в клиент-серверном варианте пользователи платформы лежат в служебной таблице v8users, а справочник «Пользователи» — в отдельной таблице справочника.

Чем грозит ручное удаление строк:

• ❌ таблица v8users связана с кэшем сервера 1С и с другими служебными данными, ручная правка может дать ошибки при входе у всех;
• ❌ строка справочника удаляется без проверки ссылок, документы начинают показывать «Объект не найден»;
• ❌ такие изменения не попадают в обмены и в историю, восстановить порядок потом сложно;
• ❌ при проверке базы «Тестирование и исправление» битые ссылки придётся разбирать вручную.

Не трогайте таблицы 1С средствами СУБД в рабочей базе. Единственная ситуация, где администраторы реально лезут в v8users, — утерян пароль единственного администратора собственной базы. Даже тогда сначала сделайте полную копию базы средствами СУБД, а лучше восстановите базу из резервной копии и не экспериментируйте.

Всё, что можно сделать через SQL, в 1С делается штатно: конфигуратором или в режиме Предприятие.

Отключить вместо удаления: запрет входа и «Недействителен»

Для уволенного сотрудника это лучший вариант. История сохраняется, а войти он не может.

В карточке пользователя (Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, открыть двойным щелчком) есть два флажка:

После записи карточки:

• 🚫 человек не войдёт в базу ни по паролю, ни через аутентификацию Windows;
• 📄 в документах его фамилия остаётся в поле «Ответственный»;
• 🔍 в списке пользователей он скрыт, пока вы не включите показ недействительных.

Если сотрудник вернётся, достаточно снять «Недействителен», включить вход и задать новый пароль. Ничего пересоздавать не нужно.

Что ещё закрыть за уволенным сотрудником

Запрет входа в 1С решает не всё. Бухгалтер мог иметь доступ к деньгам и отчётности через другие каналы. Пройдитесь по списку:

• 🔐 Электронная подпись. Если сертификат директора или главбуха был установлен на компьютер уволенного, а в 1С разрешён ему в настройках электронной подписи, уберите этот доступ и отзовите сертификат, если он был выдан на этого человека.
• 🏦 Клиент-банк и 1С:ДиректБанк. Логины банка живут отдельно от 1С. Попросите банк заблокировать доступ сотрудника.
• 🪟 Вход через Windows. Если в карточке была включена аутентификация операционной системы, заблокируйте и учётную запись домена. Иначе человек с рабочего ноутбука может зайти в другие базы, где карточку забыли отключить.
• 🗂️ Другие базы. У сотрудника часто есть логины в нескольких базах: Бухгалтерия, ЗУП, отдельная база по второй организации. Повторите отключение в каждой.
• 👥 Общие пароли. Если человек знал пароль администратора или общей учётной записи, смените его в тот же день.

Как вернуть пользователя, удалённого по ошибке

Шансы зависят от того, что именно удалили.

Удалили только в конфигураторе

Карточка в справочнике цела, восстановление простое:

1. Откройте карточку пользователя в режиме Предприятие.
2. Установите флажок «Вход в программу разрешен».
3. Задайте имя для входа и пароль, проверьте профили групп доступа.
4. Запишите карточку.

Программа создаст новую учётную запись платформы и свяжет её со старой карточкой. Все документы по-прежнему будут числиться за этим пользователем. Личные настройки (вид форм, отборы, избранное) при этом потеряются: они хранились за прежней учётной записью.

Только пометили на удаление

Снимите пометку той же командой: Shift+Del или «Ещё → Пометить на удаление / Снять пометку». Затем проверьте, что флажок входа включён, и при необходимости задайте пароль заново.

Удалили через «Удаление помеченных объектов»

Карточки больше нет. Варианты:

• 💾 Восстановить из резервной копии — только в тестовую базу, затем перенести карточку или просто сверить настройки. Загружать старый .dt поверх рабочей базы нельзя: пропадут документы, введённые после копии.
• ➕ Создать пользователя заново — это будет новый элемент справочника. Раз старый удалился, ссылок на него в документах не было, так что ничего не «отвяжется».

Ошибки при удалении и что с ними делать

Частые вопросы