Сотрудник ушёл: отключаем его от базы и абонента в 1С:Фреш

Чтобы удалить пользователя в 1С Фреш, его убирают не из самой базы, а в личном кабинете сервиса: администратор абонента открывает раздел Пользователи, снимает у сотрудника доступ ко всем приложениям и затем исключает его из абонента. Карточка в справочнике пользователей внутри программы при этом остаётся, но войти по ней уже нельзя.

Порядок важен. Если сначала «почистить» карточку в программе, а в кабинете ничего не трогать, человек сохранит доступ к другим базам абонента. Ниже — как сделать всё за один заход и ничего не сломать в учёте.

Что проверить до удаления учётной записи

В 1С:Фреш есть два уровня прав. Их путают чаще всего.

Удаление касается обоих уровней. Перед ним пройдитесь по списку:

• 👤 Роль сотрудника в абоненте. Владельца абонента удалить нельзя. Если уходит именно он, сначала нужно передать владение — это делается через обслуживающую организацию или техподдержку сервиса.
• 🛡️ Последний администратор. Если сотрудник — единственный администратор абонента или единственный пользователь с полными правами в базе, сначала назначьте замену. Иначе управлять людьми и настройками станет некому.
• ✍️ Электронная подпись. Проверьте, не на этого человека выпущен сертификат, которым компания подписывает отчётность и документы ЭДО. Сертификат личный: после ухода владельца им пользоваться нельзя, нужен новый.
• 📧 Почта и рассылки. Учётные записи электронной почты в программе могут быть привязаны к пользователю. Отправка счетов и актов по такой учётке после удаления может прекратиться.
• 📋 Незакрытые задачи. Документы, где сотрудник указан ответственным, менять не нужно. Но если в базе ведутся задачи, заметки или напоминания, переназначьте открытые на коллегу.

Шаг 1. Снимаем доступ к приложениям абонента

Начинают с приложений: так сотрудник сразу теряет вход в базы, даже если вы не успеете довести удаление до конца.

1. Войдите на 1cfresh.com под учётной записью администратора или владельца абонента.
2. Откройте раздел Пользователи в личном кабинете.
3. Найдите сотрудника и откройте его карточку. Если в списке двое с одинаковыми фамилиями, ориентируйтесь на адрес электронной почты: он у каждого пользователя свой.
4. В списке приложений снимите отметки доступа со всех баз: бухгалтерии, зарплаты, торговли — со всех, что есть в абоненте.
5. Сохраните изменения.

Сервис сам передаёт изменения в каждое приложение. Внутри базы ничего дополнительно запускать не нужно: пользователю этой базы будет закрыт вход.

Если доступ нужно закрыть срочно

Конфликтное увольнение, подозрение на утечку, потерянный ноутбук — тогда счёт идёт на минуты. Порядок такой:

1. Сразу снимите доступ ко всем приложениям — это и есть «рубильник».
2. Если у человека была роль администратора абонента, в той же карточке понизьте её. Иначе он сможет вернуть себе доступ сам.
3. Только после этого разбирайтесь с подписями, почтой и задачами из подготовительного списка.
4. Смените пароли от общих ресурсов, которые сотрудник знал: почтового ящика для рассылок, банк-клиента, кабинетов на сайтах поставщиков.

Последний пункт часто забывают. Доступ к 1С закрыт, а пароль от почты, через которую уходят счета клиентам, остался у бывшего сотрудника.

Шаг 2. Исключаем пользователя из абонента в личном кабинете

Снятый доступ к приложениям — это ещё не удаление. Человек остаётся в составе абонента и видит его в своём кабинете. Если он был администратором абонента, он по-прежнему может вернуть себе доступ.

1. В разделе Пользователи откройте ту же карточку.
2. Если у сотрудника роль администратора абонента, понизьте её до обычного пользователя.
3. Найдите в карточке команду удаления пользователя из абонента и подтвердите её.
4. Проверьте, что сотрудник пропал из списка пользователей абонента.

Удаление из абонента не удаляет саму учётную запись человека в сервисе. Логин на 1cfresh.com принадлежит ему, а не компании. Он может быть пользователем других абонентов — например, у следующего работодателя или у клиента, если он бухгалтер на аутсорсе. Ваша задача — убрать его из вашего абонента, а не стереть аккаунт.

Если сотрудник не принял приглашение

Бывает, что человека пригласили, но он так и не зарегистрировался. Тогда в списке он висит как приглашённый. Такое приглашение достаточно отменить в его карточке — доступа к базам у него ещё не было.

Временное отключение вместо удаления

Декрет, долгий больничный, сезонная работа — удалять человека необязательно. Достаточно шага 1: снять доступ к приложениям и оставить его в абоненте обычным пользователем. Когда он вернётся, вы просто снова отметите нужные базы. Права внутри программы восстанавливать не придётся: группы доступа в карточке сохранятся.

Что остаётся в базе после удаления пользователя

Внутри приложения пользователь хранится в справочнике. В Бухгалтерии и ЗУП список открывается так: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.

После удаления в кабинете карточка из этого списка не исчезает. И это правильно:

• 📄 сотрудник указан ответственным и автором в сотнях документов — ссылки на него должны открываться;
• 🕓 в истории изменений видно, кто и когда правил документ;
• 🔍 при проверке или споре с контрагентом можно поднять, кто проводил операцию.

Вход по такой карточке закрыт. Сам элемент справочника физически удалять не нужно и опасно: битые ссылки в документах потом приходится чинить вручную.

Права в приложении и права в абоненте

Группы доступа внутри программы — «Бухгалтер», «Кадровик», «Полные права» и т. д. — отвечают только за эту базу. Их меняют, когда сотрудник остаётся, но его обязанности меняются. Для увольнения они не нужны: без доступа к приложению группы просто не действуют.

Как освободить место в тарифе

Платформенные клиентские лицензии в 1С:Фреш покупать не нужно — их обеспечивает сервис. Ограничение здесь другое: тариф оплачивается на определённое число пользователей.

Что важно знать:

Пример. Тариф оплачен на 5 пользователей, все места заняты. Уволился менеджер, на его место вышел новый. Если старому снять доступ и исключить его из абонента, новичок займёт освободившееся место, и доплачивать не придётся. Если забыть, сервис не даст добавить шестого человека, пока вы не расширите тариф.

Пользователь, у которого остался доступ хотя бы к одной базе, продолжает занимать место. Поэтому неполное удаление бьёт не только по безопасности, но и по деньгам: компания платит за «мёртвую душу».

Особенности в Бухгалтерии, ЗУП и других приложениях

Сам порядок удаления пользователя в 1С Фреш одинаков для всех приложений: он делается в личном кабинете сервиса и не зависит от конфигурации. Различаются последствия внутри баз.

Бухгалтерия предприятия. Главное — подписи и отправка отчётности. Если уходящий бухгалтер был указан в настройках 1С-Отчётности как владелец сертификата, после его ухода отправка с этим сертификатом станет невозможной. Новый сертификат оформляют заранее, до последнего рабочего дня.

Зарплата и управление персоналом. Здесь есть две разные сущности: пользователь программы и сотрудник организации. Удаление пользователя никак не влияет на кадровый учёт. Увольнение оформляют отдельным кадровым документом, расчёт при увольнении — тоже. И наоборот: уволить сотрудника в ЗУП ещё не значит закрыть ему вход в программу.

Несколько баз в абоненте. Например, бухгалтерия на три юрлица и отдельная зарплатная база. Отметки доступа снимаются в карточке пользователя сразу по всем приложениям, но проверять стоит каждую.

Бухгалтер на аутсорсе. Если ваш абонент обслуживает внешний бухгалтер, при смене подрядчика его тоже исключают из абонента. Его учётная запись сохранится — он продолжит работать с базами других клиентов.

До исключения подрядчика попросите его передать дела: какие периоды закрыты, какие отчёты отправлены и ждут ответа контролирующих органов, какие сверки с контрагентами не завершены. После удаления он уже не сможет зайти в базу и проверить это по вашей просьбе.

Частые ошибки при удалении пользователя в 1С:Фреш

Частые вопросы