Уволился сотрудник: отключаем и удаляем его учётную запись в 1С:УНФ без потери истории
Содержание
Чтобы удалить пользователя
в 1С:УНФ, откройте раздел Настройки → Пользователи и права, найдите сотрудника в списке, установите в его карточке флажок «Недействителен» или пометку удаления (клавиша Delete). Физически стереть запись из базы можно только через обработку «Удаление помеченных объектов», и то лишь если пользователь нигде не упоминается.
Типичная ситуация: менеджер уволился в пятницу, а в понедельник руководитель просит «убрать его из 1С, чтобы не зашёл из дома». Задача решается за пару минут. Но если удалить запись бездумно, можно потерять автора в сотне документов и ответственного у половины клиентов. Правильный порядок простой: сначала закрыть доступ, потом передать дела, и только в редких случаях стирать запись.
Подготовка: что проверить у пользователя до удаления
Перед любыми действиями выясните три вещи: работает ли человек в базе прямо сейчас, что за ним числится и не единственный ли он администратор.
Активные сеансы
Если пользователь в данный момент в программе, изменение прав и флажков подействует только при следующем входе. Открытый сеанс продолжит работать.
- Откройте список активных пользователей. В УНФ это команда «Активные пользователи» в разделе администрирования (группа обслуживания).
- Найдите сеанс нужного сотрудника.
- Если сеанс есть, а доступ нужно закрыть немедленно, завершите его командой из этого же списка.
Завершение сеанса обрывает работу человека без сохранения. Документ, который он редактировал, останется в последнем записанном состоянии. Если сотрудник ещё работает, предупредите его заранее.
Последняя активность
Откройте Журнал регистрации и поставьте отбор по пользователю. Видно, когда он заходил в последний раз и что менял. Это пригодится, если позже возникнет вопрос «кто удалил заказ».
Что числится за пользователем
В УНФ пользователь часто указан ответственным:
- 👥 в карточках контрагентов (поле «Ответственный»);
- 📌 в заказах покупателей, событиях, задачах и сделках;
- 📝 как автор документов.
Документы трогать не нужно: автор — историческая информация, она должна остаться. А вот открытые заказы, задачи и клиентов передайте другому сотруднику. Иначе после блокировки учётной записи напоминания и задачи будут висеть на человеке, которого нет.
Для массовой замены ответственного удобно использовать групповое изменение реквизитов: в списке контрагентов выделите нужные строки, откройте групповое изменение (команда находится в меню «Ещё») и задайте нового ответственного одним действием.
Личные учётные записи почты и интеграций
В УНФ сотрудник мог подключить свою почту для переписки с клиентами, а также телефонию или мессенджеры. Такие учётные записи бывают личными: ими пользуется только их владелец.
Проверьте настройки почты в разделе администрирования. Если ящик общий (например, отдела продаж), переназначьте его другому сотруднику. Если личный и человек уходит — отключите его, чтобы программа не пыталась получать письма с заблокированного ящика. Пароль от рабочей почты уволенного стоит сменить на стороне почтового сервиса.
Права администратора
Проверьте, не единственный ли это пользователь с полными правами. Если удалить или заблокировать последнего администратора, управлять пользователями будет некому. Сначала назначьте полные права другому сотруднику, проверьте, что он может войти, и только потом работайте с учётной записью уволенного.
Резервная копия перед удалением пользователя
Само отключение пользователя — операция обратимая, копия для неё не обязательна. Копия нужна перед физическим удалением помеченных объектов: эта обработка стирает данные без корзины.
Перед запуском «Удаления помеченных объектов» сделайте выгрузку базы.
| Вариант базы | Как сделать копию |
|---|---|
| Файловая, локальная | В конфигураторе Администрирование → Выгрузить информационную базу (файл .dt) или копия папки базы с файлом 1Cv8.1CD при закрытой программе |
| Клиент-серверная | Выгрузка .dt из конфигуратора или резервная копия средствами СУБД |
| Облачная (1cfresh.com и аналоги) | Выгрузка копии приложения через личный кабинет / менеджер сервиса |
💡 Копию папки файловой базы делайте, когда в базе никто не работает . Копия «на ходу» может оказаться несогласованной.
Если пользователь вёл важные отчёты с личными настройками, сохраните и их. В разделе пользователей есть обработка настроек пользователей: через неё можно скопировать варианты отчётов и формы одного пользователя другому. Сделайте это до удаления, потом копировать будет не из чего.
Как удалить пользователя в 1С:УНФ пошагово
Порядок одинаковый для локальной и облачной программы, отличается только последний шаг. Название раздела в разных релизах может немного отличаться, но список пользователей всегда находится рядом с настройками прав доступа.
Шаг 1. Откройте список пользователей
- Перейдите в
Настройки → Пользователи и права. - Откройте список «Пользователи».
- Найдите сотрудника поиском по фамилии.
Шаг 2. Закройте вход в программу
- Откройте карточку пользователя.
- Снимите флажок «Вход в программу разрешен».
- Установите флажок «Недействителен».
- Нажмите «Записать и закрыть».
После этого войти под этим именем нельзя, а сам пользователь пропадает из списков выбора. В старых документах он по-прежнему отображается как автор и ответственный.
Шаг 3. Поставьте пометку удаления
Если запись нужно не просто скрыть, а убрать из базы:
- В списке пользователей выделите строку.
- Нажмите
Deleteили выберите пометку удаления в меню «Ещё». - Подтвердите действие.
Помеченный пользователь отображается перечёркнутым. Вход для него закрывается, но запись физически остаётся.
Шаг 4. Удалите помеченные объекты
- В разделе администрирования откройте группу обслуживания и запустите обработку «Удаление помеченных объектов».
- Выберите выборочное удаление и отметьте только нужного пользователя.
- Запустите удаление.
Обработка проверит ссылки. Если пользователь где-то указан (автор документа, ответственный, участник задачи), удаление не выполнится, и программа покажет список мест, где он используется. Это нормально: для пользователя с историей физическое удаление обычно невозможно и не нужно.
Не удаляйте пользователя только в конфигураторе через Администрирование → Пользователи. Там хранится учётная запись входа, а в самой программе — справочник «Пользователи». Если удалить только первую, в справочнике останется «осиротевшая» запись, а связь с правами доступа и настройками сломается. Работайте из режима «Предприятие».
Альтернативы удалению: блокировка и переименование
На практике полное удаление нужно редко. Для уволенного сотрудника почти всегда достаточно блокировки.
| Способ | Что происходит | Когда подходит | Обратимость |
|---|---|---|---|
| Снять «Вход в программу разрешен» | Нельзя войти, запись видна в списках | Отпуск, временное отстранение | Полная, одним флажком |
| Флажок «Недействителен» | Нельзя войти, запись скрыта из выбора | Увольнение | Полная |
| Пометка удаления | Нельзя войти, запись перечёркнута | Чистка ошибочно созданных записей | Полная, снять пометку |
| Удаление помеченных | Запись стёрта из базы | Пользователь создан по ошибке и нигде не использовался | Только из резервной копии |
| Переименование + «Недействителен» | Понятно, кто это, в документах | Тёзки, текучка в отделе | Полная |
Переименование полезно, когда в компании работают два Иванова. Допишите к имени пометку: «Иванов С. (уволен 09.2026)». В документах сразу видно, о ком речь, а новый Иванов не путается со старым.
💡 Если вы закрываете доступ на время, не трогайте пароль. Снятого флажка входа достаточно, а сброс пароля потом придётся согласовывать с сотрудником.
Восстановление удалённого пользователя
Способ зависит от того, как далеко зашло удаление.
Пользователь помечен на удаление или недействителен. Откройте карточку, снимите пометку (повторное Delete в списке) или флажок «Недействителен», верните «Вход в программу разрешен». Права доступа
, группы и личные настройки останутся прежними. Если пароль забыт, задайте новый в карточке.
Пользователь физически удалён. Вернуть ту же запись можно только из резервной копии. Создать нового пользователя с той же фамилией можно, но для программы это будет другой объект: старые документы с ним не свяжутся, настройки и группы доступа придётся задать заново.
Если копия есть, а в рабочей базе с момента удаления уже появились новые данные, разворачивать копию поверх нельзя. Восстановите её как отдельную базу и перенесите нужные сведения вручную или выгрузкой.
Загрузка .dt в рабочую базу заменяет все её данные содержимым копии. Всё, что внесли после выгрузки, пропадёт. Перед загрузкой сделайте свежую выгрузку текущего состояния.
Облачная и локальная 1С:УНФ: в чём разница
Внутри программы порядок одинаковый. Отличается то, где живёт учётная запись входа и как это связано с оплатой.
Локальная установка
- 🖥️ Пользователи создаются и отключаются администратором базы прямо в программе.
- 🔑 Клиентские лицензии 1С считаются по одновременным сеансам, а не по числу пользователей в списке. Удаление пользователя лицензию не освобождает: её освобождает закрытие его сеанса.
- 💾 Резервные копии делает сам администратор.
Облачная версия
- ☁️ Пользователь сервиса — это учётная запись с логином и паролем от облака. Доступ к конкретному приложению выдаёт владелец абонента или администратор в личном кабинете / менеджере сервиса.
- 💳 Тарифы облака обычно ограничивают число пользователей. Чтобы освободить место для нового сотрудника, доступ старого нужно отключить именно в личном кабинете, а не только флажком внутри программы.
- 🔄 Список пользователей приложения синхронизируется с сервисом, поэтому создавать и удалять учётные записи входа в самой программе нельзя — только через кабинет.
Порядок для облака:
- Войдите в личный кабинет сервиса под владельцем или администратором абонента.
- Откройте список пользователей абонента.
- Отключите сотруднику доступ к приложению УНФ (или ко всем приложениям).
- Зайдите в саму программу и проверьте, что запись стала недействительной; при необходимости передайте его клиентов и задачи другому сотруднику.
💡 Если сотрудник был владельцем абонента, сначала передайте права владельца другому человеку. Иначе управлять подпиской будет некому.
Как держать список пользователей в порядке
Чтобы не разбираться с учётными записями в спешке, заведите простой регламент.
- 📅 Раз в квартал фильтруйте список пользователей и сверяйте его со штатным расписанием. Все, кого нет в штате, должны быть недействительны.
- 🧾 Добавьте пункт «закрыть доступ в 1С» в обходной лист при увольнении. Отключение делается в последний рабочий день, а не через неделю.
- 👤 Не заводите общих логинов вроде «Менеджер» или «Склад». Когда под одним именем работают трое, журнал регистрации бесполезен, а отключить одного без остальных нельзя.
- 🔐 Выдавайте права через группы доступа, а не индивидуально. Тогда новому сотруднику достаточно включить его в нужную группу, а уходящему — исключить.
Ошибки при удалении пользователей и как их избежать
«Удаление помеченных» не удаляет пользователя. Это не сбой, а защита ссылочной целостности. Пользователь упомянут в документах. Оставьте его недействительным: так и задумано.
После отключения сотрудник всё ещё работает. Флажки проверяются при входе. Его сеанс был открыт — завершите его через список активных пользователей.
Уволенный «вернулся» после обновления или загрузки копии. Отключение делали в рабочей базе, а потом в неё загрузили старую выгрузку. Повторите отключение и делайте копии после кадровых изменений.
В списке выбора ответственного пропали люди. Кто-то массово поставил «Недействителен» не тем сотрудникам. Отберите в списке пользователей недействительных и снимите флажок у нужных.
Новому сотруднику дали логин уволенного. Так делать не стоит: все действия нового человека запишутся в журнал под старым именем, а в документах автор станет неоднозначным. Создайте отдельного пользователя, а настройки скопируйте с прежнего обработкой настроек пользователей.