Уволился сотрудник с доступом к базе: убираем его учётную запись из ЗУП 3.1

Чтобы удалить пользователя в 1С ЗУП 3.1 , откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, снимите в его карточке флажок «Вход в программу разрешен», затем пометьте запись на удаление и запустите Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Удаление помеченных объектов. Если на пользователя ссылаются документы, программа его не удалит — и это нормально: запрета входа достаточно.

Типичная ситуация: расчётчица уволилась в пятницу, а в понедельник кадровик просит «убрать её из 1С». В ЗУП за этим стоят три разных объекта — учётная запись, физическое лицо и сотрудник. Удалять нужно только первое, и то не всегда физически.

Учётная запись и физлицо: что именно вы удаляете

В ЗУП один и тот же человек может присутствовать в базе в нескольких ролях. Путаница между ними — главная причина испорченных данных при «чистке».

Пользователь и физлицо связаны полем «Физическое лицо» в карточке пользователя. Связь нужна для подписей в документах и личных настроек. Удаление учётной записи не трогает физлицо и сотрудника: кадровая история, расчётные листки и отчётность остаются на месте.

Подготовка: найдите учётную запись и проверьте её связи

Перед удалением соберите о пользователе четыре факта. Это займёт пару минут и убережёт от ошибок на последнем шаге.

Найдите нужную запись

Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. В списке может оказаться несколько похожих записей: «Иванова», «Иванова О.», «ИвановаОА». Откройте каждую и сверьте:

• 👤 поле «Физическое лицо» — к кому привязана запись;
• 🔑 имя для входа на вкладке с параметрами входа;
• 🕒 дату последнего входа, если она отображается в карточке.

Проверьте, не работает ли человек сейчас

Если пользователь в сеансе, удалять его нельзя до завершения сеанса. Список сеансов открывается из раздела Администрирование → Обслуживание, ссылка «Активные пользователи».

Посмотрите права и группы доступа

В карточке пользователя нажмите «Права доступа ». Там видно, в какие группы доступа он входит: «Кадровик», «Расчётчик», «Администратор» и другие. Запомните их, если на место уволенного придёт новый сотрудник — права проще повторить.

Особый случай — администратор. Программа не даст оставить базу без пользователя с полными правами. Если удаляете единственного администратора, сначала выдайте полные права другой учётной записи.

Оцените, есть ли за ним документы

Пользователь записывается в поле «Ответственный» почти каждого кадрового и зарплатного документа. Если человек год делал начисления, ссылок на него сотни. Физически удалить такую запись не выйдет без переписывания истории — об этом ниже.

Как удалить пользователя в 1С ЗУП: пошагово

Процедура состоит из трёх шагов. Первые два безопасны и обратимы, третий — окончательный.

Шаг 1. Запретите вход

1. Откройте карточку пользователя.
2. Снимите флажок «Вход в программу разрешен».
3. Нажмите «Записать и закрыть».

С этого момента под этим логином в базу не войти. При попытке платформа выдаст Идентификация пользователя не выполнена. Для большинства случаев на этом можно остановиться: запись остаётся в справочнике, документы ссылаются на неё корректно, а доступа нет.

Шаг 2. Пометьте запись на удаление

1. Выделите пользователя в списке.
2. Нажмите Delete или выберите в меню «Ещё» команду пометки на удаление.
3. Подтвердите действие.

Помеченный пользователь перечёркивается в списке. Пометку можно снять тем же способом, если ошиблись.

Шаг 3. Удалите помеченные объекты

1. Сделайте резервную копию базы .
2. Откройте Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Удаление помеченных объектов.
3. Выберите выборочное удаление и отметьте только нужного пользователя, чтобы не удалить заодно чужие помеченные документы.
4. Запустите удаление и дождитесь результата.

Если ссылок нет, запись исчезнет из справочника, а вместе с ней удалится и пользователь информационной базы. Если ссылки есть — программа выведет список объектов, которые мешают удалению.

Физическое лицо и сотрудник: что можно убрать, а что нет

Иногда просят удалить не логин, а «человека из ЗУП целиком». Здесь правила жёстче.

Сотрудник с кадровыми документами. Удалить нельзя. На него ссылаются приём, начисления, выплаты, отчёты СФР и ФНС. Правильный путь — провести увольнение. После этого сотрудник уходит из актуальных списков, но остаётся в истории.

Физлицо, принятое на работу. Удалить нельзя по той же причине: на него завязаны сведения для 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированного учёта. Кроме того, кадровые и расчётные документы подлежат хранению по правилам архивного дела, а значит, данные о человеке должны оставаться доступными.

Физлицо без документов. Например, кандидата завели по ошибке или задвоили карточку. Такое физлицо можно пометить на удаление и удалить через ту же обработку Удаление помеченных объектов. Если дубль уже попал в документы, объединяйте карточки обработкой поиска дублей, а не удаляйте.

Связь пользователя и физлица. Перед удалением физлица убедитесь, что к нему не привязана действующая учётная запись. Иначе на удалении появится ссылка из справочника «Пользователи».

Пользователь не удаляется: ссылки и ошибки

Самая частая ситуация — обработка удаления сообщает, что объект используется. В результатах видно, где именно: в документах, регистрах сведений, настройках.

Можно ли заменить ссылки и всё-таки удалить

Технически да. Обработка поиска и удаления дублей в разделе Корректировка данных умеет заменить одну ссылку на другую во всех документах. Тогда ответственным везде станет, например, новый расчётчик, а старая запись освободится.

Но этот способ меняет историю: в документах прошлых лет окажется человек, который их не создавал. Для аудита и проверок это плохо. Не заменяйте ответственного в закрытых периодах без согласования с главным бухгалтером.

Почему не стоит удалять пользователя в Конфигураторе

В Конфигураторе есть свой список: Администрирование → Пользователи. Удаление оттуда стирает только технический логин платформы. Запись справочника «Пользователи» в ЗУП остаётся без входа, а связь между ними рвётся. Позже такая запись путает администратора и мешает при обновлении прав.

Конфигуратор оправдан в одном случае: база не открывается в режиме Предприятия ни под одним администратором, например из-за забытого пароля. Тогда пароль меняют там, а остальное делают уже в ЗУП.

Новый человек на место уволенного: права без лишних шагов

Частый сценарий: расчётчик ушёл, его участок принимает новый сотрудник. Соблазн — переименовать старую учётную запись и сменить пароль . Так делать не стоит.

Что ломается при переименовании:

• 📄 в старых документах ответственным станет новый человек, хотя он их не создавал;
• 📋 в журнале регистрации действия двух людей сольются под одним именем;
• 👤 к записи останется привязано физлицо уволенного, и в печатных формах может появиться чужая фамилия.

Правильный порядок такой:

1. Создайте нового пользователя в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи и укажите его физлицо.
2. Задайте имя для входа и пароль, включите флажок «Вход в программу разрешен».
3. Откройте «Права доступа» и включите его в те же группы доступа, что были у предшественника.
4. Проверьте ограничения групп: если доступ ограничен по организациям или подразделениям, новый сотрудник получит те же рамки.
5. Только после этого запретите вход старой записи.

Если расчёт ведётся по нескольким организациям, сверьте с главным бухгалтером, нужны ли новичку все. Права, накопленные предшественником за годы, часто шире, чем требует участок.

Проверка после удаления и история действий

После удаления проверьте результат в три шага:

1. 🔍 Откройте список пользователей и убедитесь, что записи нет или она перечёркнута и закрыта для входа.
2. 🛡️ Откройте группы доступа, которые были у пользователя, и проверьте состав участников.
3. 📋 Откройте Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации и отберите события по этому пользователю за последние дни.

Журнал регистрации после удаления не очищается. В нём остаётся имя пользователя, время входов и изменённые объекты. Это полезно: если позже возникнет вопрос, кто правил начисление в марте, ответ найдётся.

Если нужна полная чистка логов, журнал сокращают в Конфигураторе. Но делать это ради одного уволенного не стоит: вы потеряете историю всех пользователей за тот же период.

Частые вопросы