Чистка базы от помеченных на удаление документов и элементов справочников: права, проверка ссылок, ошибки

Помеченные объекты в 1С удаляют обработкой «Удаление помеченных объектов»: в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11 она открывается из раздела Администрирование → Обслуживание, группа «Корректировка данных». Выберите режим (все помеченные или выборочно), нажмите Удалить — программа сама проверит ссылки и удалит только то, на что никто не ссылается. Остальное покажет списком с местами использования.

Нажатие Del в списке ничего не удаляет физически. Оно лишь ставит пометку: элемент перечёркнут, документ распроведён, но запись лежит в базе. Окончательно стереть объекты из базы можно только отдельной операцией — ей и посвящена инструкция. Механизм общий для платформы 8.3, поэтому порядок одинаков во всех типовых конфигурациях на БСП.

Что подготовить до удаления: права, копия, время

Удаление помеченных объектов необратимо. Корзины нет, восстановить удалённый документ можно только из резервной копии. Перед запуском сделайте копию базы — выгрузку .dt через Конфигуратор (Администрирование → Выгрузить информационную базу) или резервную копию средствами СУБД для серверной базы.

Что проверить до старта:

• 🔑 Права. Пользователи с профилем «Администратор» (полные права) видят обработку сразу. Обычному бухгалтеру её не видно: нужна отдельная роль. Администратор открывает Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа, копирует нужный профиль и в списке ролей находит роль по слову «удаление помеченных» (поиском по списку). Затем добавляет пользователя в группу доступа с этим профилем.
• 🕒 Время. На базе в несколько гигабайт с тысячами помеченных документов проверка ссылок идёт от нескольких минут до часов. Запускайте вечером или в выходные.
• 👥 Пользователи. Современные версии обработки работают без монопольного режима. Но если кто-то в этот момент редактирует документ, ссылающийся на помеченный объект, удаление этого объекта сорвётся из-за блокировки. Чем меньше людей в базе, тем чище результат.
• 📅 Закрытые периоды. Помеченный документ уже распроведён, поэтому дата запрета изменения на его удаление обычно не влияет. А вот снятие пометки и перепроведение в закрытом периоде запрет остановит.

Когда удалять НЕ стоит

• База участвует в обмене (РИБ, синхронизация БП ↔ УТ, ЗУП ↔ БП), а пометки пришли из другой базы и там ещё не обработаны. Удалите сначала в главном узле, дождитесь обмена.
• Идёт подготовка отчётности за квартал, и неясно, по ошибке ли распроведены документы.
• В базе нет свежей копии, а сделать её сейчас нельзя.

Как найти помеченные объекты и проверить, кто на них ссылается

Прежде чем удалять, полезно понять масштаб: сколько помеченных объектов и какие из них ещё где-то используются.

В списках документов и справочников

Помеченный элемент отображается с перечёркнутой иконкой. Колонка пометки и сортировка по ней позволяют собрать все помеченные записи в одну кучу. Если помеченные скрыты, проверьте отбор списка: откройте настройку списка через меню Ещё, вкладка «Отбор», поле «Пометка удаления».

Сводный список в самой обработке

Обработка «Удаление помеченных объектов» в режиме выборочного удаления строит дерево по типам: «Справочник Номенклатура — 47», «Документ Поступление (акт, накладная) — 12» и так далее. Здесь можно снять флажки с того, что трогать пока не нужно, и открыть любой объект двойным щелчком.

Поиск ссылок на конкретный объект

Если нужно заранее узнать, кто держит объект:

1. Включите режим технического специалиста: главное меню (кнопка с тремя полосками) → Сервис и настройки → Параметры, флажок «Режим технического специалиста».
2. Откройте Функции для технического специалиста → Стандартные → Поиск ссылок на объекты.
3. Выберите объект — обработка выведет все документы, справочники и записи регистров, где он встречается.

Запрос для быстрой оценки

Посчитать помеченные документы одного вида можно консолью запросов:

ВЫБРАТЬ
    КОЛИЧЕСТВО(Док.Ссылка) КАК Помечено
ИЗ
    Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Док
ГДЕ
    Док.ПометкаУдаления

Подставьте свой вид документа или справочника вместо РеализацияТоваровУслуг. Запрос только читает данные и ничего не меняет.

Пошаговое удаление помеченных объектов в 1С

Порядок одинаков для БП 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11. Отличаются только названия разделов-соседей на экране.

Шаг 1. Выберите режим

• Автоматически все отмеченные на удаление — программа берёт всё помеченное в базе. Подходит для регулярной чистки.
• Выборочно — сначала строится дерево помеченных объектов, вы снимаете флажки с лишнего. Подходит, когда часть пометок спорная.

Шаг 2. Запустите удаление

Нажмите Удалить. Обработка для каждого объекта ищет ссылки во всей базе. Если ссылок нет — удаляет. Если ссылаются только другие помеченные объекты, которые тоже попали в удаление, — удаляет всю связку вместе. Пример: помеченная номенклатура «Кабель ВВГ 3×2,5» используется только в помеченном и распроведённом поступлении. Оба объекта уйдут за один проход.

Шаг 3. Разберите результат

По окончании форма покажет две цифры: сколько удалено и сколько не удалось удалить. Неудалённые объекты выводятся деревом, у каждого — список мест использования. Это главный инструмент следующего раздела.

Почему не удаляются помеченные объекты: ссылки и блокировки

Две основные причины отказа — ссылки на объект из непомеченных данных и блокировки. Ниже — диагностика по тому, что вы видите на экране.

Циклические ссылки

Иногда два объекта ссылаются друг на друга: договор на контрагента, а контрагент — на основной договор. Если помечены оба, обработка удалит их вместе. Если помечен только контрагент, он не удалится, пока жив договор. Решение — пометить оба.

Ссылки, которых не видно в интерфейсе

Места использования могут оказаться в служебных данных: версиях объектов, присоединённых файлах, настройках обмена. Обработка их покажет, а открыть такие записи из обычного меню бывает нельзя. В этом случае помогает тот же «Поиск ссылок на объекты» из режима технического специалиста: он показывает объект-владелец ссылки, и с ним уже можно работать.

Что происходит с движениями по регистрам

Пометка документа на удаление сразу отменяет его проведение. Платформа удаляет движения по регистрам накопления, бухгалтерии и расчёта, где документ был регистратором. Поэтому к моменту физического удаления у документа движений уже нет — проводки и остатки поменялись в момент пометки, а не в момент удаления.

Из этого следуют практические выводы:

1. Остатки по складу или по счёту 60 «изменились сами» после того, как кто-то пометил документ. Удаление помеченных объектов здесь ни при чём, ищите, кто ставил пометку.
2. Если документ нужно вернуть, достаточно снять пометку и провести его заново, пока он не удалён.
3. После физического удаления вернуть документ можно только из копии базы.

Если движения остались без документа

Бывает, что в регистре висят записи, а регистратор не открывается: в отчётах вместо документа — <Объект не найден>. Так случается после сбоев, неудачных обменов или удаления без контроля ссылок. Поправить это может только технический специалист:

• 🛠 Конфигуратор → Администрирование → Тестирование и исправление, флажок «Проверка ссылочной целостности информационной базы». Для ссылок на несуществующие объекты выбирают действие: создавать объекты, очищать ссылки или не изменять.
• 📌 Вариант «создавать объекты» восстанавливает документы-заглушки. Их затем можно спокойно пометить на удаление — вместе с ними уйдут и движения.

Тестирование и исправление требует монопольного режима и свежей резервной копии: все пользователи должны выйти из базы, а сеансы фоновых заданий — завершиться. Запускайте только после выхода всех из программы.

Записи регистров сведений

У независимых регистров сведений (цены номенклатуры, курсы валют, ставки) пометки на удаление нет вообще. Такие записи удаляются сразу клавишей Del с подтверждением. Обработка удаления помеченных к ним отношения не имеет.

Удаление по расписанию: регламентное задание

Чтобы база не копила помеченные объекты месяцами, удаление ставят на расписание. В типовых конфигурациях на БСП для этого есть регламентное задание «Удаление помеченных объектов».

Как включить:

1. Откройте форму обработки удаления помеченных объектов.
2. Включите флажок автоматического удаления по расписанию и откройте ссылку настройки расписания рядом с ним.
3. Задайте время, когда базой никто не пользуется. Например, ежедневно в 03:00 или раз в неделю в воскресенье.

Проверить, что задание работает, можно в Администрирование → Обслуживание → Регламентные и фоновые задания: найдите задание по названию и посмотрите дату последнего выполнения и результат.

Особенности по типам баз:

Порядок чистки большой базы за один подход

Когда база не чистилась годами и помеченных объектов десятки тысяч, разовый запуск может идти всю ночь и упереться в ошибки. Удобнее разбить работу:

1. Сделайте копию базы и проверьте, что она разворачивается.
2. Запустите выборочное удаление только документов. Они редко на что-то влияют сами и чаще всего держат ссылки на справочники.
3. Затем — справочники второго уровня: договоры, номенклатуру, характеристики.
4. В конце — контрагентов, организации, подразделения, на которые ссылается больше всего.
5. После чистки запустите в Конфигураторе тестирование и исправление с флажком «Реиндексация таблиц» и «Сжатие таблиц информационной базы» — для файловой базы это заметно уменьшит размер 1Cv8.1CD.

Частые вопросы