Вложение больше не нужно: убираем файл из документа, карточки и с диска

Чтобы удалить прикрепленный файл в 1С 8.3, откройте документ или карточку, нажмите на скрепку в командной панели, выделите файл в списке и пометьте его на удаление клавишей Delete. Из базы файл исчезнет только после обработки Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. До этого момента пометку можно снять, и вложение вернётся.

Путь одинаков для всех типовых конфигураций на БСП: Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА и ERP. Различается только место, где лежит скрепка, и то, хранит ли база файлы внутри себя или в томах на диске. От второго зависит, освободится ли место после удаления.

Как устроены вложения и почему удаление идёт в два шага

Прикрепленный файл в 1С — это не просто картинка в форме. Это отдельный элемент служебного справочника. У каждого вида владельцев свой справочник: у контрагентов один, у реализаций другой, у сотрудников третий. Пользователь видит их все под общим названием «Присоединенные файлы».

У элемента есть владелец (документ или карточка), имя, расширение, размер, автор и сам файл. Сам файл может храниться двумя способами:

• 🗄️ в информационной базе — двоичные данные лежат в таблицах базы, вместе с остальными данными;
• 📁 в томах на диске — в базе только запись о файле, а сам файл лежит в сетевой папке или на диске сервера.

Удаление в 1С устроено одинаково для всех объектов. Сначала ставится пометка, потом отдельная обработка проверяет ссылки и удаляет помеченное окончательно. Вложения тут не исключение. Это защита от случайного клика: пока объект только помечен, его можно вернуть одним действием.

Удалить вложение прямо из документа или карточки

Самый частый сценарий: к счёту прикрепили не тот скан, к договору — черновик вместо подписанной версии. Удаляется такой файл из той же формы, где его прикрепили.

1. Откройте документ или элемент справочника: реализацию, контрагента, договор, сотрудника.
2. Найдите в командной панели формы кнопку со скрепкой. Рядом с ней часто стоит число — количество вложений.
3. Нажмите на скрепку. Откроется список присоединенных файлов этого объекта.
4. Выделите ненужный файл. Чтобы выделить несколько, держите Ctrl или Shift.
5. Нажмите Delete или выберите в меню Ещё команду пометки на удаление.
6. Подтвердите вопрос программы. Строка станет перечёркнутой.

Если файл прикреплён к карточке, а не к документу, порядок тот же. У контрагента, номенклатуры и договора скрепка стоит в той же командной панели формы элемента.

Если вместо скрепки в форме область с файлами

В некоторых формах, например у номенклатуры, рядом с основными реквизитами показывается картинка. Это то же присоединенное вложение, назначенное основным изображением. Очистка картинки в карточке убирает только связь: файл остаётся в списке вложений. Удалять его нужно из списка, открытого по скрепке.

Что с подписанными и зашифрованными файлами

Если к файлу добавлена электронная подпись, пометить его на удаление можно так же. Но подумайте дважды: подписанный скан часто служит доказательством согласования. Зашифрованный файл удаляется без расшифровки, но и восстановить его содержимое без сертификата потом не получится, даже из копии.

Перед удалением сканов первички

Если скан — единственный экземпляр документа, например электронная первичка или договор, подписанный только в электронном виде, удалять его нельзя до конца срока хранения. По закону о бухгалтерском учёте документы хранят не менее пяти лет после отчётного года. Удалять смело можно дубли, черновики и сканы, у которых есть бумажный оригинал в архиве.

Общий список «Присоединенные файлы»: чистка без поиска по документам

Когда нужно убрать много вложений сразу, открывать каждый документ неудобно. Удобнее работать со списком файлов целиком.

Справочники присоединенных файлов открываются через Все функции → Справочники. Команда «Все функции» появляется в главном меню после включения флажка Главное меню → Сервис → Параметры → Отображать команду «Все функции». В списке справочников ищите названия, оканчивающиеся на «присоединенные файлы»: отдельно для документов, для контрагентов и так далее.

В таком списке можно:

• 🔍 отобрать файлы по владельцу, автору или дате создания;
• 📏 отсортировать по размеру и найти тяжёлые сканы на десятки мегабайт;
• 🗑️ выделить сразу сотню строк и пометить их на удаление одной командой;
• ↩️ снять пометку, если выделили лишнее.

Права на удаление

Пометить вложение может пользователь, у которого есть право изменять владельца файла. Бухгалтер, который проводит реализации, обычно может удалить и сканы к ним. А вот обработка окончательного удаления доступна только администратору или пользователю с отдельной ролью. Если команды нет в меню — дело в правах, а не в ошибке программы.

Окончательное удаление: обработка помеченных объектов

Помеченные файлы удаляются вместе со всеми остальными помеченными объектами базы.

1. Сделайте резервную копию базы . Удаление помеченных необратимо: после него файл вернёт только копия.
2. Откройте Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов.
3. Выберите режим. Автоматический удалит всё, что помечено и на что нет ссылок. Выборочный покажет список, где можно оставить отметки только у файлов.
4. В выборочном режиме раскройте группы справочников присоединенных файлов и отметьте нужные строки.
5. Запустите удаление и дождитесь итогового окна.

Итог делится на две части: что удалено и что удалить не получилось. Во второй части программа показывает, какие объекты ссылаются на неудалённый файл.

Веб-клиент и тонкий клиент: чем отличается удаление

Пометка и окончательное удаление работают одинаково во всех клиентах. Разница проявляется в работе с самим файлом: открыть, отредактировать, сохранить на компьютер.

Файл занят на редактировании

Если пользователь взял файл на редактирование и не закончил, файл числится занятым. В списке у него видно, кем он занят. Пока статус не снят, удалять такой файл неправильно: правки пользователя пропадут, а он об этом не узнает.

Порядок такой: попросите коллегу закончить редактирование или отказаться от правок. Если сотрудник уволился или недоступен, администратор может освободить файл командой в списке вложений. Найдите её в меню Ещё рядом с командами редактирования.

Копии в рабочем каталоге

Тонкий клиент при открытии кладёт копию файла в рабочий каталог пользователя на компьютере. После удаления из базы локальная копия может остаться. Это не ошибка, но если файл содержит персональные данные, рабочий каталог стоит очистить. Настройка рабочего каталога и команда его очистки находятся в персональных настройках работы с файлами.

Где лежит файл физически и когда освобождается место

После удаления многие ждут, что база похудеет. Это зависит от способа хранения.

Файлы в томах на диске

Признак: в разделе Администрирование → Общие настройки включено хранение файлов в томах, и заведены тома хранения. В этом случае обработка удаления помеченных удаляет и запись в справочнике, и сам файл из папки тома.

Если файл из папки не исчез, почти всегда виноваты права. Удаляет его тот процесс, который работает с базой:

• 🖥️ в файловой базе — пользователь Windows, под которым запущен клиент;
• ⚙️ в клиент-серверной — учётная запись службы сервера 1С, по умолчанию USR1CV8.

Этой учётной записи нужны права на изменение и удаление в папке тома. Проверьте их в свойствах папки на вкладке безопасности.

В карточке тома есть проверка целостности. Она сравнивает записи в базе с файлами на диске и показывает расхождения: файлы без записей и записи без файлов. Запускайте её после массовой чистки.

Файлы внутри информационной базы

Здесь двоичные данные удаляются вместе с записью. Но размер базы на диске сразу не уменьшится.

Для тестирования и исправления нужен монопольный доступ: все пользователи должны выйти из базы. Делайте его вечером и только после копии.

Как перенести файлы из базы в тома

Если база раздулась из-за вложений, удаление — не единственный путь. В БСП есть перенос файлов из базы в тома. После включения хранения в томах новые вложения пойдут на диск, а старые переносятся отдельной командой из раздела настроек работы с файлами. Это уменьшает базу без потери документов.

Почему файл не удаляется: ошибки и что с ними делать

Если вложение нужно вернуть

Пока стоит только пометка — снимите её той же командой, что ставили. Строка перестанет быть перечёркнутой.

Если обработка удаления уже отработала, остаются два варианта. Для файлов в томах — восстановить файл из резервной копии папки и запись из копии базы. Для файлов в базе — развернуть резервную копию рядом, в отдельную базу, сохранить нужный файл на диск и прикрепить его заново в рабочей базе. Разворачивать копию поверх рабочей базы ради одного скана нельзя: пропадут все изменения после копии.

Частые вопросы