Закрываем позиции и чистим штатное расписание в ЗУП 3.1

Позицию штатного расписания в 1С ЗУП 8.3 почти никогда не удаляют — её закрывают. Если в программе ведётся история изменений, закрытие делается документом Кадры → Изменения штатного расписания; если истории нет — прямо в карточке позиции в Кадры → Штатное расписание. Удаление через пометку и Удаление помеченных объектов проходит только для позиций, на которые не ссылается ни один кадровый документ.

Частая ошибка — сразу ставить пометку на удаление. Программа не даст удалить позицию, по которой когда-то принимали или переводили людей, а пометка ещё и путает отчёты. Правильный порядок такой: освободить ставки, закрыть позицию в штатном расписании в 1С 8.3 ЗУП нужной датой и только ошибочные, ни разу не использованные позиции стирать из базы.

Почему позиция не удаляется и не закрывается

ЗУП 3.1 связывает позицию штатного расписания почти со всеми кадровыми документами. Отсюда два вида блокировки.

🔒 Блокировка закрытия. На позиции числятся сотрудники. Программа проверяет занятость ставок на дату закрытия и не даст закрыть позицию, пока на ней кто-то работает. Это включено настройкой автоматической проверки кадровых документов на соответствие штатному расписанию.

🔗 Блокировка удаления. На позицию есть ссылки:

• 📄 приёмы на работу, кадровые переводы, увольнения;
• 📄 документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания»;
• 📄 плановые начисления, совмещения, замещения;
• 📄 регистры, где хранится история штатной расстановки.

Пока хоть одна такая ссылка жива, объект физически не удалится. Платформа так защищает ссылочную целостность: удалить позицию со ссылками — значит оставить в документах «битое» поле.

Сначала проверьте режим ведения штатного расписания. Откройте Настройка → Кадровый учет и ссылку на настройку штатного расписания. Там три флажка:

От третьего флажка зависит весь дальнейший порядок действий.

Подготовка: какие документы держат позицию

Перед закрытием нужно освободить ставки. Удобнее всего сделать это через отчёт штатной расстановки: он показывает, кто сидит на каждой позиции на выбранную дату. Найти его можно в Кадры → Кадровые отчеты.

Порядок подготовки:

1. Сформируйте отчёт штатной расстановки на дату, с которой позиция должна перестать существовать.
2. Выпишите сотрудников закрываемой позиции.
3. Для каждого решите: перевод на другую позицию или увольнение.
4. Проверьте совместителей и тех, кто выполняет работу по совмещению: их тоже учитывают при проверке занятости.
5. Посмотрите будущие документы. Если на позицию уже оформлен приём с датой позже закрытия, сначала разберитесь с ним.

Сами переводы оформляются документом Кадры → Приемы, переводы, увольнения → «Кадровый перевод», где на закладке с основными данными выбирается новая позиция. Увольнение — документом «Увольнение» в том же журнале. Сроки и порядок при сокращении определяет ТК РФ: работников предупреждают не позднее чем за два месяца, поэтому позицию в программе обычно закрывают датой, следующей за днём последнего увольнения.

Как закрыть позицию в штатном расписании ЗУП: пошагово

Вариант 1. История изменений ведётся

Здесь позицию нельзя поправить «задним числом» в карточке — только документом.

1. Откройте Кадры → Изменения штатного расписания.
2. Создайте документ «Изменение штатного расписания».
3. В шапке укажите организацию, подразделение (если нужно сузить список) и месяц и дату, с которой действуют изменения.
4. В табличной части выберите позицию и воспользуйтесь командой закрытия позиции на командной панели. Строка получит признак закрытия.
5. Если надо закрыть не позицию целиком, а часть ставок, — не закрывайте её, а уменьшите количество ставок в той же строке.
6. Проведите документ.

После проведения позиция остаётся в справочнике, но с датой закрытия. В документах, датированных позже, выбрать её уже нельзя. В отчётах за прошлые периоды она по-прежнему видна — этого и требует учёт.

Одним документом можно закрыть сразу несколько позиций, в том числе в разных подразделениях одной организации. При сокращении штата это удобно: приказ один, дата одна, и в 1С изменения тоже лежат одним документом. Печатная форма документа пригодится как приложение к приказу.

Вариант 2. История изменений не ведётся

1. Откройте Кадры → Штатное расписание.
2. Откройте карточку нужной позиции.
3. В шапке карточки отметьте, что позиция закрыта, и укажите дату закрытия.
4. Нажмите «Записать и закрыть».

Без истории программа не хранит, как выглядела позиция раньше. Поменяли оклад «вчерашним» числом — отчёт за прошлый год покажет уже новый оклад. Поэтому для закрытия при сокращении штата лучше заранее включить ведение истории.

Сколько ставок оставить: сокращение части штата

Если в позиции 3 ставки, а сократить надо 1, позицию не закрывают. В документе изменения (или в карточке) ставят 2 ставки. Фонд оплаты по позиции пересчитается автоматически: при окладе 50 000 руб. за ставку было 150 000 руб., станет 100 000 руб.

Удаление позиций, должностей и подразделений

Физическое удаление допустимо в двух случаях: позицию создали по ошибке и ни разу не использовали, или база тестовая. Во всех остальных случаях — только закрытие.

Как удалить ошибочную позицию

1. В списке Кадры → Штатное расписание выделите позицию.
2. Поставьте пометку на удаление (клавиша Delete или команда в меню «Ещё»).
3. Откройте Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Удаление помеченных объектов.
4. Запустите удаление. Обработка удалит объект, если на него нет ссылок.
5. Если объект не удалился, обработка покажет, какие документы на него ссылаются.

Если ссылаются только непроведённые черновики, удалите сначала их, затем повторите удаление позиции. Если ссылаются проведённые кадровые документы — снимите пометку и закройте позицию по варианту 1 или 2.

Должности

Справочник Настройка → Должности хранит не позиции, а наименования должностей. Одна должность может стоять в десятке позиций разных подразделений. При ведении истории штатного расписания у должности есть признаки ввода в штатное расписание и исключения из него — когда должность больше не нужна, её исключают, а не удаляют.

Удалить должность через пометку получится, только если она не попала ни в одну позицию и ни в один кадровый документ.

Подразделения

Подразделение Настройка → Подразделения при ведении истории не удаляют, а расформировывают: в карточке ставят признак расформирования и дату. Перед этим:

• 🧹 закройте все позиции подразделения документом изменения;
• 👥 переведите или уволите сотрудников;
• 🗂 проверьте вложенные подразделения — их тоже нужно расформировать.

Если удаляется пустое подразделение, созданное по ошибке, работает тот же механизм пометки и удаления помеченных объектов.

История и архив штатного расписания

Закрытые позиции и старые документы — это архив, который нужен для форм Т-3 за прошлые периоды, для проверок трудовой инспекции и для расчёта среднего заработка, если менялся оклад. Поэтому чистить историю «для порядка» не стоит.

Что можно сделать без потерь:

Отдельный случай — отключение штатного расписания целиком. Снять флажок «Вести штатное расписание» в настройках кадрового учёта можно, но позиции из справочника не исчезнут, а в кадровых документах останутся ссылки на них. Отключение просто скрывает механизм. Если вы потом включите флажок снова, старые позиции вернутся.

Технические способы: режим «Все функции» и конфигуратор

Эти способы нужны редко: тестовая база, загрузка с ошибками, тысячи пустых позиций после неудачного обмена. Они требуют прав администратора и работы на копии.

Перед любым способом из этого раздела сделайте резервную копию базы (выгрузку в .dt или копию файлов/бэкап СУБД).

Режим «Все функции»

Включается в Сервис и настройки → Параметры флажком «Отображать команду «Все функции»». В нём справочник позиций открывается как обычная таблица. Оттуда удобно:

• 📌 массово выделить и пометить на удаление ошибочные позиции;
• 🔍 найти позиции без кадровых документов отбором по реквизитам.

Непосредственное удаление (минуя проверку ссылок) доступно только пользователю с правом интерактивного удаления. Не пользуйтесь им в рабочей базе: удалённая позиция оставит в документах пустые или битые ссылки, и отчёты по штатной расстановке начнут показывать «Объект не найден».

Конфигуратор: тестирование и исправление

Если битые ссылки уже появились, их находит Администрирование → Тестирование и исправление в конфигураторе с проверкой ссылочной целостности. Для найденных битых ссылок есть три варианта действий: создавать объекты, очищать ссылки, не изменять.

Удалять позиции запросами напрямую в СУБД нельзя: это обходит платформу, ломает итоги регистров и не поддерживается.

Ошибки при закрытии и удалении позиций

• ❌ Закрыли позицию датой раньше последнего увольнения. Сотрудник увольняется 30-го, позиция закрыта 15-го. Проверка упадёт или, если она отключена, отчёт покажет человека на несуществующей позиции. Дата закрытия — после последнего дня работы.
• ❌ Отключили автоматическую проверку, чтобы «проскочить» ошибку. Документ проведётся, но расхождения между штатным расписанием и расстановкой останутся и всплывут в Т-3.
• ❌ Удалили документ изменения вместо отмены проведения. Если на основании этих изменений уже провели переводы, удаление не пройдёт, а пометка на документе собьёт с толку коллег.
• ❌ Закрыли позицию, но не сменили плановые начисления. Если сотрудника перевели на позицию с другим окладом, проверьте, что кадровый перевод изменил и начисления, — иначе зарплата посчитается по старому окладу.
• ❌ Сократили ставки в одной организации, а сотрудники работают в обособленном подразделении, выделенном на отдельный баланс как отдельная организация. Тогда изменения нужно делать по той организации, где числятся люди.