Удаление табеля учёта рабочего времени в 1С:ЗУП

Удалить табель в 1С:ЗУП можно за два приёма: сначала снять проведение и пометить документ на удаление, затем запустить Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Напрямую из списка документ не исчезает — программа сначала проверяет, не ссылаются ли на него другие расчёты.

Дальше по порядку: как понять, проведён табель или нет, чем отличается удаление проведённого документа, что делать с закрытым периодом и почему удаление иногда срывается.

Сразу важная оговорка. Табель как документ в ЗУП появляется только при учёте рабочего времени «по фактически отработанному». Если в базе включён учёт «по отклонениям» (это вариант по умолчанию), лишние табели обычно и не нужны — скорее всего, документ был введён по ошибке. Об этом в конце.

Сначала определите статус табеля

От статуса зависит число шагов. Откройте журнал: раздел Зарплата → Табели. Название группы в левом меню может немного отличаться между релизами, но журнал находится именно в разделе зарплаты.

В списке посмотрите на значок слева от строки:

• 🟢 зелёная галочка (или отметка проведения) — документ проведён, его данные уже участвуют в расчёте. Сначала придётся отменить проведение.
• ⚪ бледная строка без галочки — документ не проведён (записан, но не проведён). Его можно сразу помечать на удаление.
• 🔴 перечёркнутый значок — документ уже помечен на удаление. Остаётся только запустить удаление помеченных объектов.

Отличать документ «Табель» от печатной формы Т-13 важно с самого начала. Печатный отчёт «Табель учёта рабочего времени» ничего не хранит в базе — его нельзя «удалить», он формируется заново при каждом открытии. Удаляют именно документ из журнала Табели.

Как удалить непроведённый табель

Это самый простой случай — движений по регистрам документ ещё не сделал.

1. В журнале Табели выделите нужную строку (можно отметить сразу несколько с Ctrl или Shift).
2. Нажмите клавишу Delete либо откройте меню Ещё → Пометить на удаление / Снять пометку. То же есть в контекстном меню по правой кнопке мыши.
3. Строка станет перечёркнутой — это пометка, а не само удаление.
4. Перейдите к разделу «Удаление помеченных объектов» (ниже) и завершите операцию.

Разница между «записан» и «проведён» здесь ключевая. Записанный, но не проведённый табель хранится в базе, виден в журнале, но в расчёт времени не попал — движений по регистрам у него нет. Поэтому удаляется он без последствий для начислений: достаточно пометки и запуска удаления помеченных объектов.

Если документ нужно не удалить, а поправить — его не обязательно стирать. Откройте табель, измените данные и запишите заново. Удаление оправдано, только когда документ лишний целиком.

Как удалить проведённый табель

У проведённого табеля есть движения в регистрах учёта времени, поэтому порядок длиннее.

1. Откройте документ двойным щелчком.
2. Нажмите Ещё → Отменить проведение. Галочка проведения в журнале погаснет, движения по регистрам снимутся.
3. Закройте документ и в списке пометьте строку на удаление (Delete или Ещё → Пометить на удаление).
4. Запустите удаление помеченных объектов.

При проведении табель записывает отработанные часы и дни в регистры учёта рабочего времени. Именно из этих данных месячное начисление берёт норму и факт. Поэтому отмена проведения — не косметика: она убирает из учёта весь зафиксированный табелем факт за период.

Отменять проведение массово из списка в ЗУП не всегда удобно — надёжнее открывать каждый документ. Если табелей много, сначала разберитесь, почему их столько (раздел про профилактику в конце).

Удалять несколько табелей сразу можно и так: выделите в журнале группу строк (с Ctrl или Shift), у непроведённых сразу поставьте пометку, а проведённые предварительно распроведите по одному. Пометку на группу выделенных строк ставит одна команда Ещё → Пометить на удаление.

Удаление помеченных объектов: финальный шаг

Пометка на удаление — это ещё не удаление. Физически документ стирает отдельная обработка, и только она проверяет ссылки.

1. Откройте Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов.
2. Выберите режим. Автоматический удалит все помеченные объекты в базе. Выборочный («удалять только выбранные») позволит отметить именно ваш табель — так безопаснее, если пометок в базе много.
3. Нажмите Удалить. Программа проверит ссылочную целостность.
4. Если ссылок нет — документ удаляется, появляется сообщение об успехе.

Прежде чем удалять, можно заранее посмотреть зависимости. В окне обработки есть предварительный поиск ссылок: он покажет, какие объекты связаны с помеченными документами, ещё до нажатия «Удалить». Это удобно, когда непонятно, можно ли удалять табель без последствий.

Если на табель кто-то ссылается (например, документ «Начисление зарплаты и взносов» за тот же месяц брал из него данные), удаление не пройдёт. Обработка покажет список связанных объектов.

Что делать со связанными объектами:

• разберитесь, действительно ли табель лишний;
• если да — отмените проведение или скорректируйте документ, который на него ссылается, снимите зависимость, и повторите удаление;
• если табель на самом деле нужен расчёту — удалять его нельзя, снимите пометку.

Запускать обработку должен пользователь с правами на удаление. У рядового кадровика или расчётчика такой роли может не быть — тогда удаление выполняет администратор базы. Сама по себе пометка на удаление безопасна и обратима: пока помеченный объект не стёрт, пометку можно снять той же командой Снять пометку.

Если период закрыт датой запрета

Частая причина, по которой табель «не хочет» удаляться или отменять проведение, — закрытый период.

Если в базе установлена дата запрета изменения данных и месяц табеля попадает под запрет, программа не даст ни отменить проведение, ни удалить документ , и выдаст сообщение о запрете редактирования за этот период.

Запрет может быть задан по-разному: общий для всей базы, отдельно по организациям или персонально по пользователям. Поэтому у одного сотрудника табель за прошлый месяц открывается на правку, а у другого — нет. Смотрите, как настроен запрет именно в вашей базе.

Порядок действий:

1. Откройте настройку даты запрета — раздел Администрирование, группа настроек пользователей и прав, пункт про даты запрета изменения данных.
2. Временно сдвиньте дату запрета так, чтобы нужный месяц оказался открыт (либо отключите запрет для своей учётной записи, если запрет настроен по пользователям).
3. Удалите табель по шагам выше.
4. Верните дату запрета на место. Иначе закрытый период снова окажется доступен для правок всем, кто работает в базе.

Менять настройку даты запрета обычно может только администратор или ответственный за учёт. Если прав не хватает — не ищите обходных путей, обратитесь к тому, кто ведёт настройки базы.

Отличия в разных версиях ЗУП

Логика удаления одинакова во всех современных версиях: отменить проведение → пометить → удалить помеченные объекты . Различается в основном интерфейс и расположение команд.

Инструкция выше написана для ЗУП 3.1 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси» — это актуальная версия. Для устаревшей ЗУП 2.5 сам принцип тот же, но названия пунктов меню другие; уточняйте их в своей базе, а не переносите названия из 3.1.

Отдельно стоит сказать про конфигурации без модуля зарплаты. В «1С:Управление торговлей» или в «Рознице» без подсистемы расчёта зарплаты документа «Табель учёта рабочего времени» в привычном виде нет — там нет и кадрово-зарплатного учёта. Если вы ищете табель в такой базе и не находите, скорее всего, учёт зарплаты ведётся в отдельной базе ЗУП или в «Бухгалтерии» с модулем зарплаты — удалять документ нужно именно там.

Независимо от версии порядок неизменен: распровести (если проведён), пометить на удаление, запустить удаление помеченных объектов и при необходимости снять дату запрета . Меняются только названия команд и расположение пунктов в меню.

Почему табель не удаляется

Если удаление срывается, причина почти всегда в одном из нескольких типовых случаев.

Ещё одна неочевидная ситуация: в журнале стоит отбор по месяцу или организации, и нужного документа просто не видно. Снимите отбор в шапке списка.

Как не создавать лишние табели

Чаще всего табель приходится удалять потому, что он вообще не был нужен. Табель как документ заполняют только при учёте времени «по фактически отработанному». При учёте «по отклонениям» (режим по умолчанию) рабочее время считается по графикам и документам-отклонениям — отпускам, больничным, командировкам, — и отдельный табель не вводят.

Если в базе массово появляются лишние табели, разберитесь в методе учёта времени и настройках графиков — это устранит причину, а не последствие.

Метод учёта задаётся в учётной политике по персоналу. Когда выбран учёт «по отклонениям», достаточно вести графики работы и регистрировать только отклонения — отпуска, больничные, командировки, сверхурочные. Табель при этом строится автоматически и вручную его вводить не нужно. Табель-документ оправдан там, где факт заранее неизвестен: сменные, вахтовые и свободные графики. Если такой специфики нет, а табели всё равно создаются, проверьте, не вводит ли их кто-то из сотрудников по привычке со старой базы.

Частые вопросы