Что делать с ошибочной накладной ЕГАИС в 1С

Просто удалить проведённую ТТН ЕГАИС, как обычный документ в 1С, не получится. Накладная уже ушла на сервер Росалкогольрегулирования и там зафиксирована — система хранит каждую отправленную товарно-транспортную накладную . Поэтому «удаление» означает одно из трёх: отозвать ТТН, пока её не приняли, отказаться от неё при приёмке или оформить акт расхождений на часть позиций.

Какой из вариантов нужен — зависит от того, на какой стадии находится накладная. Если вы отправитель и контрагент ещё не подтвердил документ, вы отзываете его запросом на отмену проведения. Если вы получатель и накладная пришла с ошибкой, вы либо отклоняете её целиком, либо принимаете частично через акт расхождений.

Ниже — что именно нажимать в 1С на каждой стадии, в какие сроки это нужно успеть и как быть, если УТМ завис и документы не уходят. Пути приведены для рабочих мест ЕГАИС в типовых конфигурациях (Розница, Управление торговлей, УНФ); названия разделов в вашей версии могут немного отличаться.

Почему накладную нельзя стереть, а только отменить

ЕГАИС — учётная система государства, а не ваш внутренний журнал. Любая ТТН получает в ней регистрационный номер и остаётся в истории оборота навсегда. Движение остатков алкоголя (приход, расход, возврат) привязано к этим накладным, поэтому «чистое» удаление сломало бы баланс складов обеих сторон.

Связь 1С с ЕГАИС идёт не напрямую, а через УТМ — универсальный транспортный модуль. Это служба, которая крутится на вашем компьютере или сервере и общается с сервером Росалкогольрегулирования по защищённому каналу с ГОСТ-ключом (аппаратный носитель — Рутокен ЭЦП 2.0 или JaCarta). 1С кладёт документ в очередь УТМ, модуль отправляет его и возвращает ответ-квитанцию.

Отсюда простое правило: отменять ТТН нужно встречным документом ЕГАИС, а не удалением в 1С. Удаление строки в программе только рассинхронизирует вашу базу с сервером — на стороне ЕГАИС накладная останется.

Чтобы понять, что именно отправлять, определите свою роль и стадию документа.

Как отозвать исходящую ТТН до подтверждения

Если вы отправили накладную покупателю и спохватились (ошиблись в номенклатуре, количестве, получателе), её ещё можно вернуть — но только пока вторая сторона не оформила акт подтверждения.

Порядок действий на стороне отправителя:

1. Откройте рабочее место обмена в разделе ЕГАИС и найдите нужную исходящую ТТН в журнале отправленных.
2. Проверьте статус. Отозвать можно накладную со статусом вроде «Отправлена» или «Получена контрагентом» — то есть пока по ней нет подтверждения.
3. Сформируйте запрос на отмену проведения ТТН — команда отмены находится в самом документе ТТН или в командной панели журнала.
4. Отправьте запрос в ЕГАИС и дождитесь квитанции.
5. Получатель на своей стороне подтверждает отмену. После этого ТТН аннулируется, а списанный у вас товар возвращается на остаток.

Как понять, что отозвать ещё можно: смотрите на статус накладной в журнале. Если по ней уже пришла квитанция с подтверждением получателя — поезд ушёл, останется только возврат. Пока ответного акта нет, окно для отмены открыто. При сомнениях позвоните контрагенту и попросите не подтверждать документ, пока вы отправляете отмену.

💡 Пока статус накладной не стал окончательным, не создавайте повторную ТТН «взамен» — иначе рискуете отправить товар дважды. Сначала добейтесь отмены, потом формируйте правильный документ.

Если же накладная ещё вообще не уходила в ЕГАИС (лежит в 1С как черновик), всё проще: пометьте документ на удаление обычным способом. На сервере его нет, отправлять ничего не надо.

Отказ от входящей накладной целиком

Вы — получатель, и в списке входящих появилась накладная, которую вы принимать не хотите: прислали не вам, задвоили поставку, привезли совсем не то. В этом случае оформляется акт отказа.

Что происходит при отказе: вся ТТН возвращается отправителю, товар на ваш остаток в ЕГАИС не ставится, у поставщика он возвращается на его регистр. Это и есть «удаление» входящей накладной со стороны покупателя.

Как это сделать:

1. В разделе ЕГАИС откройте список входящих ТТН.
2. Выделите нужную накладную и откройте её.
3. Выберите действие отказа (в форме приёмки это обычно вариант ответа «Отказаться» или отдельная команда формирования акта отказа).
4. Укажите причину, если программа её запрашивает, и отправьте акт в ЕГАИС.
5. Дождитесь квитанции о том, что акт принят.

После успешного отказа накладная в вашем списке получит соответствующий статус, а приходный документ в 1С (если он создавался автоматически) можно пометить на удаление — движений он больше не делает.

Отдельный случай — задвоенная поставка, когда поставщик по ошибке прислал одну и ту же накладную дважды. Принимать нужно только одну; на вторую (дубль) оформляется акт отказа. Сверяйте номера накладных и даты отгрузки до приёмки, иначе товар встанет на остаток в двойном количестве, и потом его придётся снимать возвратом.

Акт расхождений: когда приняли не всё

Фактическая приёмка часто не совпадает с накладной: привезли меньше, разбили бутылку, наоборот — положили лишнее. Удалять ТТН тут не нужно — её корректируют актом расхождений.

Логика такая:

• В акте расхождений вы указываете количество по факту, а не то, что в накладной.
• Акт уходит поставщику. Тот либо соглашается с вашими цифрами, либо отклоняет акт.
• Если поставщик согласился — на ваш остаток встанет фактическое количество, расхождение закрыто.
• Если отклонил — накладная считается неподтверждённой, и стороны разбираются заново (вплоть до отказа).

Пошагово на приёмке:

1. Откройте входящую ТТН в разделе ЕГАИС.
2. Выберите приёмку с расхождениями (вариант «Принять с актом расхождений» или аналогичный).
3. По каждой позиции проставьте фактическое количество.
4. Проверьте итоги и отправьте акт в ЕГАИС.

Фактическое количество в акте расхождений исправить после отправки нельзя — проверьте пересчёт до нажатия «Отправить». Ошиблись в большую сторону — придётся договариваться с поставщиком об отклонении акта и переоформлении.

В какие сроки нужно успеть обработать ТТН

Входящую накладную нельзя держать бесконечно. Пока вы её не подтвердили и не отклонили, товар формально «в пути»: у поставщика он уже списан, а у вас на остаток ещё не встал. Это мешает рознице продавать алкоголь легально — система ждёт акцепта.

Практические ориентиры:

• Обрабатывайте входящие ТТН оперативно, в идеале — в день поставки или на следующий рабочий день.
• Отмену исходящей накладной отправляйте сразу, как заметили ошибку: чем дольше ждёте, тем выше шанс, что получатель успеет подтвердить и отозвать будет уже нельзя.
• Регулярно открывайте список входящих — забытая неподтверждённая накладная всплывёт при инвентаризации как нестыковка остатков.

Если УТМ завис и документы не уходят

Половина проблем с «удалением» ТТН — это не логика ЕГАИС, а техника: документ отправлен из 1С, но ответа нет, статус не меняется, акт отмены «висит в очереди». Почти всегда виноват УТМ.

Первое, что стоит проверить, — работает ли сам модуль. Откройте в браузере на том же компьютере адрес http://localhost:8080 (порт по умолчанию). Если УТМ жив, страница покажет его версию и статус. Пустая страница или ошибка соединения — значит служба не запущена.

Второе — загляните в журнал обмена ЕГАИС в самой 1С. Там видно, что ушло, что застряло в очереди и с какой ошибкой вернулась квитанция. Часто причина не в 1С и не на сервере ЕГАИС, а именно в промежуточном звене: документ сформирован, но до УТМ не дошёл или завис в его очереди. Красный статус у конкретного документа в журнале сразу сужает поиск: ищите текст квитанции — он почти всегда называет причину отказа прямым текстом.

Перезапуск службы УТМ безопаснее, чем кажется: он обрывает только текущий сеанс отправки, а неотправленные документы остаются в очереди и дошлются после запуска. Но делать это стоит в момент, когда кассиры не пробивают алкоголь и приёмка не идёт.

Частые вопросы