Удаление и отмена увольнения в 1С:ЗУП и Бухгалтерии

Увольнение удаляется в два приёма: документ «Увольнение» сначала помечают на удаление (клавиша Del или команда «Пометить на удаление»), а потом запускают Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Одной кнопкой запись не исчезнет — программа проверит, не ссылаются ли на неё расчёты и отчётность, и не даст удалить, пока такие ссылки есть.

Прежде чем удалять, решите, нужно ли это вообще. Если ошиблись в дате или сотрудник возвращается — документ чаще правят или оставляют, а не стирают. Пути к увольнениям в ЗУП 3.1 и в Бухгалтерии 3.0 немного различаются, но механика удаления одинаковая.

Почему увольнение не стирается сразу

В 1С ни один документ не удаляется мгновенно. Сначала он только помечается на удаление, а физически уходит из базы отдельной служебной операцией. Сделано это ради целостности данных: на увольнение завязаны расчёт при увольнении, ведомости на выплату, кадровая история и сданная отчётность.

Если бы документ исчезал по нажатию Del, в базе остались бы «висящие» ссылки — начисления без основания, пустые строки в отчётах. Поэтому 1С сначала собирает все объекты, которые ссылаются на увольнение, и удаляет его только когда таких ссылок не осталось.

Из этого следует главное правило: удаление идёт снизу вверх по цепочке. Сначала убирают то, что ссылается на увольнение (ведомости, начисления, корректировки), и только в последнюю очередь — само увольнение. Если пойти сверху, программа каждый раз будет упираться в непреодолимую ссылку и откажется удалять.

Где лежит документ «Увольнение»

Список увольнений находится в разных разделах в зависимости от конфигурации.

В Бухгалтерии кадровый учёт доступен, только когда зарплата ведётся в этой же программе (режим подходит для небольшого штата). Если учёт зарплаты вынесен в отдельную ЗУП, увольнения правят и удаляют именно там.

В списке найдите нужного сотрудника по ФИО или по дате. Открывать карточку работника для этого не нужно — всё делается из журнала документов.

Документ «Увольнение» выполняет сразу несколько функций: фиксирует дату и основание прекращения трудового договора, рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск, при необходимости удерживает за «отгулянный авансом» отпуск и формирует кадровое мероприятие для СФР. Поэтому удаление затрагивает не только кадровый учёт, но и расчёт, и отчётность одновременно — об этом ниже.

Как пометить увольнение на удаление и убрать из базы

Порядок действий — от безопасного к радикальному.

1. Откройте документ «Увольнение» и отмените проведение: кнопка со снятием проведения в командной панели или Ещё → Отменить проведение. Начисления и движения по документу обнулятся.
2. Проверьте зависимые документы. Если по увольнению формировались ведомость на выплату или отдельное начисление компенсации — отмените проведение и у них, иначе удаление сорвётся.
3. Пометьте увольнение на удаление: выделите строку в списке и нажмите Del, либо Ещё → Пометить на удаление. Документ останется в журнале, но с перечёркнутым значком.
4. Запустите Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов и выберите автоматическое удаление. Программа найдёт все помеченные объекты и проверит ссылки.
5. Если ссылок нет — документ удалится. Если есть — 1С покажет список объектов, которые мешают удалению. Снимите пометку или отмените проведение у этих объектов и повторите.

После удаления убедитесь, что всё сошлось: откройте карточку сотрудника и проверьте, что он снова числится работающим, а в списке увольнений записи за эту дату нет. Если удаляли из-за ошибки в расчёте, заодно сформируйте расчётный листок за месяц — в нём не должно остаться строк компенсации от удалённого увольнения.

В клиент-серверной базе операцию лучше запускать, когда коллеги не редактируют те же документы: занятые объекты программа пропустит и отчитается, что их не удалось удалить.

Чтобы заранее понять, что завязано на увольнение, откройте список документов выплат и начислений за месяц увольнения и отфильтруйте его по сотруднику. Так вы увидите ведомости и расчётные документы, которые придётся снять перед удалением, и не будете действовать вслепую, натыкаясь на ссылки по одной.

Увольнение попало в расчёт и отчётность: что поправить сначала

Если по увольнению уже считали компенсацию за неиспользованный отпуск и окончательный расчёт (ст. 127 и 140 ТК РФ), а суммы попали в отчёты — просто удалить документ мало. Сначала разберитесь с последствиями.

Расчёт при увольнении. В ЗУП компенсация и доначисления обычно считаются в самом документе «Увольнение» либо в связанном начислении зарплаты. Отмена проведения увольнения уберёт эти суммы. Если зарплата при увольнении уже выплачена ведомостью, отмените и перепроведите ведомость — иначе выплата останется без начисления.

Отчётность по физлицу. Суммы при увольнении попадают в 6-НДФЛ, РСВ и в ежемесячные Персонифицированные сведения о физлицах. Если отчёт за период ещё не сдан — после удаления он пересоберётся сам при следующем формировании. Если сдан — понадобится корректировка за соответствующий период: в 1С отчёты формируют заново уже без удалённых сумм и отправляют как корректирующие.

Отдельно держите в голове период. Увольнение в прошлом квартале тянет за собой корректировку 6-НДФЛ и РСВ за этот квартал, а не за текущий. Если компенсация и доначисления уже легли в сданные отчёты, прикиньте, не проще ли оставить документ и внести исправление отдельной операцией, чем перебирать всю цепочку отчётности.

Сведения о трудовой деятельности. При увольнении 1С формирует ЕФС-1, подраздел 1.1 (сведения о трудовой деятельности — бывший СЗВ-ТД). Отчёт сдаётся в СФР (Социальный фонд, объединивший ПФР и ФСС с 2023 года) не позднее следующего рабочего дня после приказа.

Если кадровое мероприятие «Увольнение» уже ушло в СФР, одним удалением документа из базы его не отменить. Нужно подать в ЕФС-1 отменяющее мероприятие — то же событие с признаком отмены. Только после этого данные в фонде станут корректными.

Как вернуть ошибочно удалённое увольнение

Что делать, зависит от того, на каком этапе вы спохватились.

• Документ только помечен на удаление (служебная операция ещё не запускалась). Самый лёгкий случай: выделите строку и снимите пометку (Del повторно или Ещё → Снять пометку на удаление). Документ вернётся как ни в чём не бывало.
• Документ уже удалён через «Удаление помеченных объектов». В базе его больше нет. Восстановить можно из резервной копии: в файловой базе — через Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование и восстановление, в клиент-серверной — силами администратора из бэкапа СУБД.
• Резервной копии нет. Остаётся создать увольнение заново: новый документ с той же датой и основанием, затем пересчитать компенсацию и перепровести ведомость. Отчётность за период придётся собрать заново. Проверьте и кадровую историю сотрудника — после пересоздания увольнения дата приёма и стаж должны совпасть с исходными.

Отдельно о дисциплине бэкапов. В файловой базе включите автоматическое резервное копирование по расписанию — тогда откатить ошибочное удаление будет из чего. В клиент-серверной базе о регулярных копиях заботится администратор на стороне СУБД; если вы ведёте учёт в такой базе, уточните у него, на какую глубину хранятся бэкапы, прежде чем запускать удаление помеченных объектов.

Частые ошибки, из-за которых удаление срывается

Типичные ситуации, с которыми сталкиваются чаще всего:

• 🔸 Нажали Del и ждут, что документ исчез. Пометка — это ещё не удаление. Пока не запущено «Удаление помеченных объектов», документ остаётся в базе и влияет на расчёты, если проведён.
• 🔸 Не сняли зависимые документы. Ведомость на выплату или начисление, ссылающиеся на увольнение, блокируют удаление. 1С покажет их в списке «объект не может быть удалён» — отмените у них проведение или пометьте на удаление.
• 🔸 Удалили документ, но забыли про ЕФС-1. В базе чисто, а в СФР по сотруднику по-прежнему числится увольнение. Без отменяющего мероприятия фонд не узнает об ошибке.
• 🔸 Удаляют, когда достаточно отменить проведение. Если документ нужен для истории, но не должен влиять на расчёт, снятия проведения хватает.
• 🔸 Стёрли увольнение ради исправления даты. Для смены даты документ не удаляют — его открывают, правят дату и перепроводят.
• 🔸 Ищут удаление помеченных объектов в облачной базе. В сервисе 1С:Фреш пункт обслуживания может быть недоступен рядовому пользователю — удаление выполняет администратор аккаунта или техподдержка сервиса. Пометить документ на удаление вы можете, а запустить саму очистку — нет.

Когда увольнение удалять не нужно

Нередко вопрос «как удалить увольнение» на деле решается без удаления: достаточно отменить проведение, поправить дату или оформить другой документ. Удаление же необратимо вычищает данные, поэтому сначала сверьтесь с вашим случаем — возможно, подойдёт более мягкое решение.

Отдельный случай — увольнение задним числом или в закрытом периоде. Если период уже закрыт и отчётность сдана, аккуратнее сделать сторнирующую корректировку, чем вычищать документы: так сохранится история изменений для проверяющих.

Ещё одна ситуация — перевод в другое подразделение или на другую должность. Иногда его оформляют увольнением и новым приёмом, хотя для этого есть отдельный кадровый документ «Кадровый перевод». Если увольнение было создано по ошибке вместо перевода, удалите его и оформите перевод — так стаж и история работы останутся непрерывными, а в СФР уйдёт корректное мероприятие.

Частые вопросы