Удаляем вложение из документа 1С так, чтобы оно не осталось в базе

Чтобы удалить присоединенный файл в 1С 8.3, откройте документ, нажмите кнопку со скрепкой (Присоединенные файлы), выделите файл и пометьте его на удаление клавишей Del. Физически файл исчезнет из базы только после обработки Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Удаление помеченных объектов.

Схема одинакова для БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других конфигураций на Библиотеке стандартных подсистем: вложения в них работают одним механизмом. Различаются только место хранения файлов (внутри базы или в томах на диске) и права пользователя.

Как устроены вложения в 1С и почему файл не исчезает сразу

Присоединенный файл — это не просто ссылка на документ Word или скан. Это отдельный элемент служебного справочника, привязанный к владельцу: накладной, договору, контрагенту, сотруднику.

Само содержимое файла лежит в одном из двух мест:

• 🗄️ в информационной базе — двоичные данные хранятся в таблице базы, файл 1Cv8.1CD или база SQL растут вместе с вложениями;
• 💽 в томах на диске — в базе только карточка, а сам файл лежит в папке на сервере или общем ресурсе.

Отсюда главное правило. Пометка на удаление ничего не стирает: файл остаётся в базе, его можно снять с пометки. Удаление происходит в два шага — пометка, затем удаление помеченных объектов.

1. Удаление присоединенного файла из карточки документа

Это основной способ. Он подходит пользователю без прав администратора: пометить файл может любой, у кого есть право изменять документ.

Пошагово

1. Откройте документ, справочник или карточку, к которой прикреплён файл.
2. В командной панели формы нажмите кнопку со скрепкой. Рядом с ней обычно стоит число — количество вложений.
3. Если скрепки не видно, откройте меню Ещё формы и найдите команду Присоединенные файлы.
4. В открывшемся списке выделите ненужный файл.
5. Нажмите Del или выберите в меню Ещё команду Пометить на удаление / Снять пометку.
6. Подтвердите действие. Строка файла станет перечёркнутой.

Можно выделить несколько файлов сразу: зажмите Ctrl и щёлкайте по строкам, затем нажмите Del один раз.

Если удаляете из списка документов

Открывать каждый документ не обязательно. Во многих журналах документов есть колонка со скрепкой: по ней видно, у каких документов есть вложения. Отсортируйте или отберите список по этой колонке, чтобы быстро найти документы с файлами.

2. Удаление помеченных файлов из базы окончательно

После пометки файл всё ещё занимает место. Чтобы удалить вложение полностью, администратор запускает обработку удаления помеченных объектов.

Путь в типовых конфигурациях

Команда Все функции появляется после настройки: главное меню → Сервис и настройки → Параметры → флажок Отображать команду «Все функции».

Порядок действий

1. Сделайте резервную копию базы .
2. Откройте обработку и выберите режим выборочного удаления, если хотите удалить только файлы, а не все помеченные объекты.
3. В дереве найдите группы со словом «ПрисоединенныеФайлы» в названии, например файлы поступлений или файлы договоров.
4. Отметьте нужные элементы и запустите удаление.
5. Проверьте итог: обработка покажет объекты, которые удалить не удалось, и причину.

На больших базах обработка идёт долго и нагружает сервер. Запускайте её вечером или в выходной, когда в базе мало пользователей.

3. Очистка хранилища: тома на диске и дубли файлов

Если файлы хранятся в томах, база маленькая, а на диске сервера копятся гигабайты. Здесь важны две задачи: убрать лишнее из папок и найти повторно прикреплённые файлы.

Где проверить способ хранения

Настройки хранения находятся в Администрирование → Общие настройки, в группе про присоединенные файлы. Там видно, включено ли хранение в томах, и есть ссылка на список томов с путями к папкам.

В карточке тома показан его путь и текущий размер. Сравните его с реальным размером папки в проводнике. Большая разница — признак, что в папке лежат файлы без записей в базе.

Откуда берутся «лишние» файлы в томах

• 📂 файлы скопировали в папку вручную или восстановили папку из старого бэкапа;
• 🔁 базу восстановили из резервной копии, а папку тома — нет (или наоборот);
• ❌ удаление прервалось из-за обрыва связи с сетевым диском.

В Библиотеке стандартных подсистем для этого есть проверка целостности тома: она сравнивает записи в базе с содержимым папки и показывает файлы, которых нет в базе, и записи, у которых пропал файл. Команду ищите в форме списка томов, через меню Ещё.

Как найти дубли вложений

Дубли появляются, когда один скан прикрепляют дважды: сначала через сканер, потом из почты. Типовой команды поиска дублей файлов в БП и ЗУП нет, поэтому ищут вручную:

1. Включите Все функции (см. выше).
2. Откройте Справочники и найдите справочник присоединенных файлов нужного вида документа.
3. Добавьте в список колонки с именем, размером и владельцем через Ещё → Изменить форму.
4. Отсортируйте по владельцу, затем по размеру. Строки с одинаковым владельцем, именем и размером — кандидаты в дубли.
5. Откройте оба файла, убедитесь, что они одинаковы, и пометьте лишний на удаление.

Массовая очистка старых вложений

Иногда нужно убрать не один файл, а все сканы, например, за давно закрытые годы. Через карточки документов это сотни щелчков. Быстрее работать со списком справочника:

1. Откройте справочник присоединенных файлов через Все функции → Справочники.
2. Через Ещё → Настроить список добавьте отбор по дате создания файла и, если нужно, по автору.
3. Выделите все строки сочетанием Ctrl+A.
4. Нажмите Del — пометка встанет на все выделенные файлы.
5. Запустите удаление помеченных объектов, как описано во втором разделе.

Перед массовой пометкой проверьте срок хранения документов: сканы первички за последние пять лет лучше не трогать, если других копий нет.

4. Режим Предприятия и Конфигуратор: кто за что отвечает

Частая путаница: пользователи ищут удаление вложений в Конфигураторе. Конфигуратор работает со структурой базы, а не с её данными. Отдельной команды «удалить присоединенный файл» в нём нет.

Почему база не уменьшилась после удаления

Удалили сотню сканов, а файл 1Cv8.1CD остался того же размера. Это нормально: освободившееся место внутри файла база использует повторно, но сам файл не сжимается.

Для файловой базы сжатие делают в Конфигураторе:

1. Попросите всех пользователей выйти из базы — для этой операции нужен монопольный доступ.
2. Сделайте резервную копию.
3. Откройте Администрирование → Тестирование и исправление.
4. Оставьте флажок Сжатие таблиц информационной базы, остальные проверки можно снять.
5. Нажмите Выполнить и дождитесь окончания.

Для клиент-серверной базы на MS SQL или PostgreSQL сжатие выполняют средствами СУБД. Это задача администратора сервера, и её не стоит запускать в рабочее время.

5. Удаление вложений в 1С:Фреш и через 1С:Линк

1С:Фреш и облака на его основе

В облачной базе файлы удаляют так же: скрепка в документе → выделить файл → Del. Работаете вы через веб-клиент или тонкий клиент, порядок одинаков.

Отличия есть в окончательном удалении:

• 👤 запустить удаление помеченных может только администратор приложения в сервисе;
• 💾 хранение в томах в облаке настраивает провайдер, а не пользователь — доступа к папкам у вас нет;
• 📏 занятое место видно в личном кабинете сервиса, оно пересчитывается не мгновенно.

Если в облачной базе файл не удаляется, а место нужно срочно, напишите в поддержку провайдера: сжатие и чистка томов выполняются на их стороне.

1С:Линк

1С:Линк — это способ удалённого доступа к вашей собственной базе, которая работает на компьютере в офисе. Файлы в ней хранятся там же, где и при обычной работе.

Поэтому удаление ничем не отличается от локальной базы: пометка в документе, затем удаление помеченных. Сжатие файловой базы через Конфигуратор делайте на том компьютере, где лежит база, а не через удалённое подключение.

Если файл не удаляется: разбор ситуаций

Файлы с электронной подписью и из ЭДО

Вложение с электронной подписью можно пометить на удаление, но подумайте дважды: подписанный скан договора — часть юридически значимого архива.

Файлы, пришедшие по ЭДО, хранятся в механизме электронного документооборота, а не только как вложение. Удалять их из базы не рекомендуем: это ломает связь документа учёта с электронным документом.

Как не засорять базу вложениями

Проще не допустить разрастания, чем потом чистить сотни гигабайт.

• 📐 Сканируйте с разумным качеством. Чёрно-белый скан в 200–300 dpi весит в разы меньше цветного в 600 dpi и читается так же.
• 📄 Сохраняйте в PDF, а не в TIFF или BMP. Один многостраничный PDF лучше десяти отдельных картинок.
• 💽 Включите хранение в томах для больших баз. Если вложений много, база останется компактной, а бэкапы — быстрыми. Тома нужно копировать отдельно.
• 🧾 Договоритесь, к чему прикреплять. Договор — к карточке договора, а не к каждой накладной по нему. Это убирает большую часть дублей.
• 🗓️ Раз в квартал запускайте удаление помеченных. Тогда обработка идёт минуты, а не часы.
• 🔒 Ограничьте право окончательного удаления. Пусть пользователи только помечают, а удаляет администратор после проверки.

Частые вопросы