Как удержать НДФЛ в программе 1С ЗУП 8.3

НДФЛ в 1С ЗУП 8.3 программа считает сама: исчисляет при расчёте начислений в документе «Начисление зарплаты и взносов», а удерживает в момент выплаты — в ведомости (Выплаты → Ведомости в банк, в кассу или на счета). Отдельной команды «удержать НДФЛ » нет. Удержанная сумма фиксируется той ведомостью, которой вы платите зарплату или аванс: сколько налога попало в ведомость, столько и считается удержанным.

Исчисленный и удержанный НДФЛ — это два разных показателя. Исчисленный появляется при расчёте, удержанный — при выплате. Расходятся они обычно из-за того, что доход начислили, а деньги ещё не выдали, либо выдали частично.

Начиная с 2023 года налог удерживается с каждой выплаты дохода, включая аванс. Дата получения дохода в виде зарплаты теперь равна дате выплаты, а не последнему дню месяца, как было раньше. Поэтому ведомость на аванс тоже удерживает НДФЛ, и это нормально.

Из каких выплат и по какой ставке удерживается налог

Налоговый агент (работодатель) удерживает НДФЛ почти со всех доходов сотрудника: оклада, премий, отпускных, больничных (кроме пособия по беременности и родам), материальной выгоды и дохода в натуральной форме. Не облагаются, например, государственные пособия и выплаты в пределах установленных норм.

Базовая ставка — 13%. С превышения годового дохода действует повышенная ставка. С 2025 года шкала стала пятиступенчатой:

Для большинства сотрудников весь год остаётся 13%. Повышенные ставки программа применяет автоматически, когда нарастающая база переходит порог, — вручную ставку менять не нужно.

Перед удержанием из базы вычитаются налоговые вычеты: стандартные (на детей), а также имущественные и социальные, если сотрудник принёс уведомление из налоговой. Вычеты уменьшают сумму, с которой считается налог, поэтому их важно внести вовремя — иначе НДФЛ удержится с лишнего.

Настройка облагаемости начислений и видов расчёта

Чтобы начисление правильно попадало под налог, у каждого вида расчёта должна быть задана его налоговая принадлежность. Откройте Настройка → Начисления, выберите нужный вид (например, оклад или премию) и перейдите на вкладку «Налоги, взносы, бухучёт».

В блоке НДФЛ укажите:

• 🔹 облагается / не облагается — для большинства выплат «облагается»;
• 🔹 код дохода — выбирается из классификатора (оклад, премия, отпускные и т. д.);
• 🔹 категория дохода — влияет на дату получения дохода и срок перечисления.

Код дохода — не формальность. Именно по нему суммы разносятся в 6-НДФЛ и в справку о доходах. Если у премии стоит код оклада, отчётность сойдётся по итогу, но детализация будет неверной.

Типовые начисления уже настроены правильно. Проверять налоговую вкладку нужно, когда вы создаёте собственный вид расчёта — там легко забыть про код дохода или оставить галку «не облагается» по ошибке.

Общие правила налогового учёта лежат в учётной политике организации: Настройка → Организации → карточка организации → раздел с настройками НДФЛ и взносов. Там же — применяемый порядок вычетов. Эти настройки трогают редко, но при переносе базы их стоит сверить.

Как налог удерживается при выплате: документы и порядок

Полный цикл по одному сотруднику выглядит так:

1. Начисление. Проводите Начисление зарплаты и взносов (или Начисление за первую половину месяца для аванса). На вкладке «НДФЛ» программа показывает исчисленный налог по сотрудникам.
2. Проверка вычетов. Если у сотрудника есть дети или уведомление на вычет, убедитесь, что вычет применён. Исчисленный НДФЛ должен уже учитывать вычет.
3. Формирование ведомости. В разделе Выплаты создайте ведомость того типа, которым платите (в банк, в кассу, на счета). Нажмите «Заполнить» — колонка «НДФЛ к перечислению» заполнится автоматически по тем суммам, что готовы к выплате.
4. Выплата и проведение. После проведения ведомости суммы из её колонки НДФЛ становятся удержанными. В сумму к выдаче они уже не входят.

Удержанный налог нельзя «подвинуть» вручную в большую или меньшую сторону — он жёстко привязан к выплачиваемому доходу. Если удержано не то, что ожидали, исправлять нужно не ведомость, а исходный расчёт или вычеты.

Проверить, что удержание прошло, помогает отчёт «Анализ НДФЛ по месяцам» в разделе Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам. В нём видно по каждому человеку: исчислено, удержано, перечислено. Строки, где удержано меньше исчисленного, — это невыплаченный пока доход.

Сроки перечисления удержанного налога

Удержать НДФЛ — половина дела, его ещё нужно вовремя перечислить в бюджет. С 2024 года месяц разбит на два расчётных периода, и по каждому подаётся своё уведомление об исчисленных суммах и делается платёж:

Налог определяется по дате удержания — то есть по дате выплаты дохода, а не по тому, за какой месяц начислена зарплата. Если зарплату за месяц выдали 5-го числа, этот НДФЛ попадёт в период «с 1 по 22» и уйдёт в бюджет вместе с ним.

Отследить, какие суммы и в какой срок нужно перечислить, помогает отчёт «Контроль сроков уплаты НДФЛ» в разделе Налоги и взносы. Он группирует удержанный налог по срокам и показывает, что уже перечислено, а что ещё предстоит.

Расчёт и удержание НДФЛ при увольнении сотрудника

При увольнении налог считается по тем же правилам, но в один день сходятся несколько выплат, и порядок удержания важен.

Оформите документ «Увольнение» (раздел Кадры или Зарплата). Он рассчитывает:

• зарплату за отработанные дни месяца;
• компенсацию за неиспользованный отпуск;
• при наличии — выходное пособие.

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ в полном объёме. А вот выходное пособие при увольнении не облагается в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для районов Крайнего Севера); с суммы сверх лимита налог удерживается.

Дата получения дохода при увольнении — день расчёта (последний рабочий день). Программа ставит её автоматически, если дата увольнения в документе указана верно.

Удерживается налог в ведомости, которой вы выплачиваете окончательный расчёт. Один нюанс: ведомость по увольнению заполняйте после проведения документа «Увольнение», иначе компенсация в неё не попадёт, и НДФЛ с неё не удержится.

Отрицательный НДФЛ и возврат излишне удержанного

Отрицательный НДФЛ — это не ошибка программы, а сигнал, что налога удержали больше, чем положено. Чаще всего так бывает, когда:

• ✳️ вычет внесли с опозданием, и за прошлые месяцы образовалась переплата;
• ✳️ доход пересчитали в меньшую сторону — сторнировали отпуск, отозвали из отпуска, исправили ошибку начисления;
• ✳️ сотрудник стал налоговым резидентом, и налог пересчитали с 30% на 13%;
• ✳️ в середине года применили имущественный вычет по уведомлению.

Сначала программа пытается зачесть переплату: уменьшает налог к удержанию в следующих выплатах. Если до конца периода зачесть не успевает, излишек надо вернуть сотруднику.

Возврат оформляется только по письменному заявлению работника (так требует ст. 231 НК РФ). Создайте документ «Возврат НДФЛ» (раздел Налоги и взносы), укажите сотрудника и сумму — программа подставит доступный к возврату остаток. Сумма возврата добавляется к ближайшей выплате.

Чтобы понять, из чего сложился минус, откройте «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» — он раскладывает исчисление, удержание и возврат по месяцам и датам.

Проводки и отражение НДФЛ в учёте

Удержание НДФЛ отражается стандартной проводкой:

Дт 70  Кт 68.01  — удержан НДФЛ из доходов сотрудника

То есть задолженность перед работником (счёт 70) уменьшается на сумму налога, а обязательство перед бюджетом (68.01) растёт. Счёт 68.01 обычно ведётся с субсчётом расчётов по НДФЛ.

Перечисление налога идёт через единый налоговый счёт (ЕНС, счёт 68.90): сначала деньги уходят на ЕНС (Дт 68.90 Кт 51), затем обязательство по НДФЛ зачитывается с ЕНС. Эти проводки формирует уже бухгалтерская программа при разнесении платежа.

Если вы ведёте расчёт зарплаты в отдельной базе ЗУП, сами проводки там не хранятся. ЗУП готовит документ «Отражение зарплаты в бухучёте» и выгружает его в 1С:Бухгалтерию через синхронизацию — проводки появляются уже на стороне бухгалтерской базы. Соответствие начислений счетам задаётся в способах отражения (Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте).

Типичные ошибки и как их устранить

Большинство проблем с НДФЛ сводится к нескольким повторяющимся ситуациям. Ниже — симптом и что проверить.

Общее правило при разборе: сначала смотрите исчисление (начисление зарплаты), потом вычеты, и только затем удержание в ведомости. Ошибка почти всегда «вверху по течению» — в расчёте или в вычетах, а не в самой ведомости.

Частые вопросы