Удержание НДФЛ в 1С ЗУП и Бухгалтерии: от настроек до уплаты

НДФЛ в 1С удерживается не в момент начисления зарплаты, а в день её выплаты: программа считает налог нарастающим итогом в документе начисления, а фиксирует удержание — в ведомости на выплату. Если эти два действия путать, в отчётах вылезают расхождения между исчисленным, удержанным и перечисленным налогом.

Разберём весь путь по порядку: где задать ставки и реквизиты организации, как настроить вычеты на детей, почему при увольнении и выплате премий налог ведёт себя иначе, и как через Анализ НДФЛ по месяцам найти ошибку до того, как её покажет 6-НДФЛ. Примеры даю для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0 — где пути различаются, указываю оба.

С чего начинается учёт налога: настройки организации и ставки

Пока не заполнены реквизиты и учётная политика, программа либо не рассчитает налог, либо посчитает его не по той ставке.

В ЗУП 3.1 откройте Настройка → Организации, карточку организации, вкладку «Учётная политика и другие настройки». В Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Порядок учёта зарплаты. Проверьте:

• 📌 ИНН, КПП и регистрацию в налоговом органе — именно эти данные уйдут в 6-НДФЛ;
• 📌 код ОКТМО по месту уплаты налога;
• 📌 применяемый порядок — организация выступает налоговым агентом по всем доходам сотрудников.

Ставки НДФЛ в программу заложены и выбираются автоматически по статусу физлица и сумме дохода. С 2025 года для резидентов действует пятиступенчатая прогрессивная шкала по основной налоговой базе — она считается нарастающим итогом с начала года:

Повышенная ставка применяется только к сумме превышения порога, а не ко всему доходу. Для большинства сотрудников весь год держится ставка 13% — программа сама перейдёт на следующую ступень, когда накопленный доход пробьёт очередной порог.

Как 1С считает и удерживает налог при расчёте зарплаты

Налог проходит две разные операции, и важно не смешивать их.

Шаг 1. Исчисление. В ЗУП 3.1 налог считается в документе Зарплата → Начисления → Начисление зарплаты и взносов. В Бухгалтерии 3.0 — в документе Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты. Программа берёт облагаемый доход, вычитает положенные вычеты и применяет ставку. На закладке «НДФЛ» видна расшифровка по каждому сотруднику: доход, вычет, исчисленный налог.

Шаг 2. Удержание. Удержанным налог становится в момент выплаты. Когда вы проводите Выплаты → Ведомости в банк (или «Ведомость в кассу»), программа подтягивает исчисленный НДФЛ и фиксирует его как удержанный на дату ведомости.

Дата получения дохода в виде зарплаты с 2023 года — это дата фактической выплаты, а не последний день месяца. Поэтому НДФЛ удерживается и с аванса, и с окончательной выплаты. Убедитесь, что в ведомости на аванс галка удержания налога включена, иначе весь налог «съедет» на вторую выплату и в учёте появится перекос.

Налог исчисляется нарастающим итогом с начала года с зачётом ранее удержанных сумм и округляется до полного рубля: до 50 копеек отбрасывается, 50 и более — округляется вверх.

Проводка по удержанию формируется в бухгалтерском учёте:

Дт 70 Кт 68.01 — удержан НДФЛ из доходов сотрудника

В ЗУП проводки появятся после синхронизации с Бухгалтерией либо при отражении зарплаты в учёте; в самой Бухгалтерии — сразу при проведении начисления.

Вычеты на детей и другие: как они уменьшают базу

Вычет уменьшает облагаемую базу до применения ставки, поэтому его размер и предельный доход напрямую влияют на сумму удержания.

Стандартные вычеты на детей с 2025 года:

• 👨‍👩‍👧 на первого ребёнка — 1 400 руб.;
• 👧 на второго — 2 800 руб.;
• 👶 на третьего и каждого последующего — 6 000 руб.;
• ♿ на ребёнка-инвалида — 12 000 руб. родителям и усыновителям, 6 000 руб. опекунам и попечителям (суммируется с обычным детским вычетом).

Вычеты на детей предоставляются, пока доход сотрудника нарастающим итогом с начала года не превысит 450 000 руб. В месяце превышения вычет уже не применяется.

Чтобы вычеты заработали, в ЗУП 3.1 введите документ Налоги и взносы → Заявления на вычеты → Заявление на вычеты по НДФЛ. В Бухгалтерии 3.0 — через карточку сотрудника, ссылка «Налог на доходы» → «Ввести новое заявление на стандартные вычеты». Укажите количество детей, даты рождения и период, с которого вычет действует.

Имущественные и социальные вычеты (на лечение, обучение) сотрудник получает по уведомлению из налоговой. Такое уведомление вводится отдельным документом «Уведомление НО о праве на вычеты» с указанием суммы и года — после этого программа уменьшит базу на эту сумму.

Удержание при увольнении, отпускных и межрасчётных выплатах

Не каждая выплата подчиняется общему правилу «аванс плюс зарплата» — есть доходы, по которым налог считается в день выплаты отдельно.

Увольнение. При окончательном расчёте НДФЛ удерживается в день выплаты со всей суммы: зарплата за отработанные дни, компенсация за неиспользованный отпуск и выходное пособие сверх необлагаемого лимита. Компенсация за отпуск облагается полностью. В ЗУП расчёт делается документом Кадры → Увольнение (или «Увольнение» в Бухгалтерии), налог рассчитается автоматически, а удержится при выплате расчёта.

Отпускные и больничные. Для них дата получения дохода — тоже дата выплаты, а выплатить их нужно заранее (отпускные — не позднее чем за три дня до отпуска). Поэтому налог с отпускных часто попадает в один период, а с основной зарплаты — в другой. Это нормально, программа разносит их по датам выплаты сама.

Премии и разовые выплаты. Разовая премия, матпомощь сверх лимита, доход в натуральной форме — налог по ним исчисляется на дату выплаты. Если премию платят отдельной ведомостью, следите, чтобы НДФЛ удержался именно этой ведомостью.

Доход в натуральной форме и подарки. С таких доходов денег на руки нет, поэтому налог удерживается из ближайших денежных выплат. Здесь действует ограничение: удерживаемый НДФЛ не может превышать 50% денежной выплаты сотруднику. Если налог со стоимости подарка или матвыгоды не помещается в этот лимит, программа перенесёт остаток на следующую выплату — это не ошибка, а требование Налогового кодекса.

Если налог посчитан неверно: перерасчёт и перепроведение

Прежде чем сдавать 6-НДФЛ, расхождения ищут не глазами по расчётным листкам, а специальными отчётами.

В ЗУП 3.1 основной инструмент — Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам. Пригодятся два отчёта:

1. «Анализ НДФЛ по месяцам» — показывает по каждому сотруднику доход, вычеты, исчисленный, удержанный и перечисленный налог. Расхождение исчисленного и удержанного — первый признак проблемы.
2. «Проверка разд. 2 расчёта 6-НДФЛ» — сверяет данные учёта с тем, что попадёт в отчёт.

Если нашли ошибку, порядок исправления такой:

• 🔧 неверный вычет или ставка → поправьте настройку (заявление на вычет, статус резидента) и перепроведите документ начисления за нужный месяц;
• 🔧 налог исчислен, но не удержан → проверьте и перепроведите ведомость на выплату;
• 🔧 изменения задним числом за прошлый период → в ЗУП используйте документ Налоги и взносы → Перерасчёты → Перерасчёт НДФЛ.

Отдельный случай — смена налогового статуса. Если сотрудник в течение года стал резидентом или, наоборот, перестал им быть, ставка и сумма налога за прошлые месяцы пересчитываются. Окончательный статус определяется по итогам года, и программа пересчитает НДФЛ с начала года по нужной ставке — проверьте результат по тому же отчёту «Анализ НДФЛ по месяцам».

После любого перерасчёта пересоберите отчёт заново — он должен сходиться построчно: сколько исчислено, столько удержано (с поправкой на долги), столько и перечислено.

Отчётность по НДФЛ и уплата через ЕНП

С 2023 года налог платится не отдельной платёжкой, а в составе единого налогового платежа (ЕНП) на единый налоговый счёт. Чтобы инспекция распределила сумму, до уплаты подаётся «Уведомление об исчисленных суммах».

С 2024 года уведомление по НДФЛ подаётся дважды в месяц:

• за период с 1 по 22 число — уведомление до 25 числа, уплата до 28 числа этого месяца;
• за период с 23 по последнее число месяца — уведомление до 3 числа следующего месяца, уплата до 5 числа.

Оба документа формируются в 1С в разделе Налоги и взносы → 1С-Отчётность (в Бухгалтерии — Отчёты → Регламентированные отчёты). Уведомление заполняется автоматически по данным удержанного налога за период.

Основной отчёт по НДФЛ — 6-НДФЛ, сдаётся ежеквартально. Отдельной формы 2-НДФЛ больше нет: сведения о доходах каждого физлица идут приложением (справкой о доходах) в составе годового 6-НДФЛ.

Проводка по уплате налога через ЕНП:

Дт 68.01 Кт 68.90 — начислен НДФЛ к уплате на ЕНС
Дт 68.90 Кт 51 — перечислен единый налоговый платёж

Счёт 68.90 — это и есть единый налоговый счёт в плане счетов 1С:Бухгалтерии.

Частые вопросы