Невозвращённый подотчёт: как вернуть его через зарплату в ЗУП 3.1

Чтобы провести удержание из заработной платы подотчётных сумм в 1С 8.3 ЗУП, создайте вид удержания с назначением «Прочее удержание в пользу организации» (Настройка → Удержания), затем внесите сумму сотруднику в документе «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке удержаний. В бухгалтерии удержание должно дать проводку Дт 70 Кт 71.01. Удерживать можно не больше 20% от выплаты и только по приказу, изданному в течение месяца после срока возврата аванса.

Главная ловушка: ЗУП ничего не знает о подотчёте. Авансовые отчёты и счёт 71 живут в 1С:Бухгалтерии, а ЗУП видит только сумму, которую вы ему сообщите. Поэтому сначала сверка в БП, потом приказ, потом ЗУП.

Когда закон разрешает удержать подотчёт из зарплаты

Основание — статья 137 ТК РФ. Работодатель вправе удержать неизрасходованный и не возвращённый вовремя аванс, выданный на командировку или другие нужды. Условий три:

• 📅 Срок. Распоряжение об удержании издаётся не позднее одного месяца со дня, когда истёк срок возврата аванса.
• ✍️ Согласие по сути. Сотрудник не оспаривает ни основание, ни сумму. На практике это его подпись под приказом или отдельное письменное согласие.
• 📏 Размер. Все удержания при каждой выплате — не более 20% (статья 138 ТК РФ). Повышенные лимиты 50% и 70% к подотчёту не относятся.

Откуда считать месяц

Срок возврата берётся из документа, по которому выдавали деньги:

Пример. Сотрудник вернулся из командировки в понедельник, 2 марта. Отчитаться и вернуть остаток он должен был до 5 марта включительно. Приказ об удержании нужно подписать до 5 апреля.

Как посчитать лимит 20%

Лимит считается от суммы к выплате, то есть после удержания НДФЛ. Правило применяется к каждой выплате отдельно, поэтому безопаснее считать от той выплаты, в которой вы удерживаете.

Пример с числами:

1. Оклад — 50 000 ₽, НДФЛ 13% — 6 500 ₽, к выплате за месяц — 43 500 ₽.
2. Аванс за первую половину месяца уже выплачен — 20 000 ₽.
3. Окончательный расчёт: 43 500 − 20 000 = 23 500 ₽.
4. Лимит удержания: 23 500 × 20% = 4 700 ₽.
5. Невозвращённый остаток подотчёта — 8 500 ₽. В этом месяце удерживаем 4 700 ₽, в следующем — 3 800 ₽.

💡 Если в том же месяце у сотрудника есть исполнительный лист, удержание по нему идёт первым и тоже входит в общий лимит. Подотчёт удерживайте из того, что осталось.

Подготовка: сверка подотчёта и приказ до работы в ЗУП

Порядок действий до открытия ЗУП:

1. В БП откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, выберите счёт 71.01 и сотрудника. Дебетовое сальдо — это сумма, за которую он не отчитался.
2. Убедитесь, что все авансовые отчёты сотрудника проведены. Непроведённый отчёт — частая причина «долга», которого на деле нет.
3. Проверьте, не вернул ли сотрудник остаток через кассу или на расчётный счёт после даты отчёта.
4. Подготовьте приказ об удержании: сумма, основание (номер и дата выдачи аванса, авансовый отчёт), график, если удерживаете частями. Дайте сотруднику подписать.
5. В ЗУП проверьте, что сотрудник принят в нужную организацию и у него нет других удержаний в этом месяце, которые съедят лимит.

Настройка вида удержания для подотчётных сумм в ЗУП 3.1

Отдельного предопределённого удержания «подотчёт» в ЗУП нет. Его создают один раз и дальше используют для всех сотрудников.

1. Откройте Настройка → Удержания и нажмите «Создать».
2. Наименование — понятное: «Удержание подотчётных сумм». Код — короткий, например «ПОДОТЧ».
3. Назначение удержания — «Прочее удержание в пользу организации». Это ключевое поле: именно оно говорит программе, что деньги остаются в организации, а не уходят третьему лицу.
4. Способ расчёта — фиксированной суммой. Сумму вы будете вводить сами, формула не нужна.
5. Периодичность — выберите вариант, при котором удержание выполняется только в том месяце, где введена сумма. Ежемесячный вариант нужен, только если вы удерживаете долг равными частями по графику.
6. Запишите и закройте карточку.

💡 Если в списке назначений нет «Прочего удержания в пользу организации», загляните в Настройка → Расчет зарплаты → «Настройка состава начислений и удержаний», вкладка удержаний. Там включаются группы удержаний, и без нужного флажка часть назначений скрыта.

Как провести удержание подотчётных сумм из заработной платы: пошагово

Есть два рабочих способа ввести сумму. Результат одинаковый, разница в удобстве.

Способ 1. Сразу в документе начисления

1. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и создайте документ за месяц (или откройте уже созданный).
2. Нажмите «Заполнить», дождитесь расчёта.
3. Перейдите на вкладку «Удержания» и добавьте строку: сотрудник, вид «Удержание подотчётных сумм», сумма.
4. Нажмите «Провести». Сумма к выплате у сотрудника уменьшится на удержание.

Перезаполнили документ после ручного ввода — проверьте, на месте ли строка с удержанием. Если её нет, добавьте снова.

Способ 2. Через «Данные для расчета зарплаты»

1. Создайте шаблон: Настройка → Шаблоны ввода исходных данных. Укажите, что шаблон вводит удержание «Удержание подотчётных сумм», и включите его использование в документе ввода данных.
2. Откройте Зарплата → Данные для расчета зарплаты, создайте документ по этому шаблону.
3. Выберите месяц, добавьте сотрудника, укажите сумму.
4. Проведите документ, затем заполните и проведите «Начисление зарплаты и взносов». Удержание подтянется само.

Если удерживаете частями

При остатке 8 500 ₽ из примера выше введите 4 700 ₽ в текущем месяце и 3 800 ₽ в следующем. Сумму каждого месяца сверяйте с лимитом заново: зарплата могла измениться из-за больничного или отпуска.

После проведения начисления выплатите зарплату обычной ведомостью. В ведомость попадёт уже уменьшенная сумма.

НДФЛ и страховые взносы при удержании подотчёта

Удержание подотчёта не уменьшает ни базу по НДФЛ, ни базу по страховым взносам.

• 🧾 НДФЛ считается со всей начисленной зарплаты. В примере 13% берутся с 50 000 ₽, а не с 50 000 − 4 700.
• 🏛️ Взносы начисляются на полную зарплату, удержание их не трогает.
• 📄 Отчётность. В 6-НДФЛ и РСВ удержание подотчёта не показывается. Сумма дохода и налога остаются прежними.

Порядок в программе тоже такой: сначала начисление, затем НДФЛ, затем лимит 20% от остатка и только потом подотчёт.

Другая ситуация — когда организация решила не взыскивать долг и списывает его. Тогда прощённая сумма становится доходом сотрудника, и с неё нужно исчислить НДФЛ. В ЗУП это оформляют как отдельное начисление, а не как удержание. Решение о списании оформляйте приказом руководителя.

Удержание подотчёта при увольнении сотрудника

При увольнении последний шанс удержать долг — окончательный расчёт. Правила те же: приказ в пределах месячного срока, согласие сотрудника, лимит 20%.

1. Откройте документ «Увольнение» сотрудника (Кадры → Увольнения или из журнала кадровых документов).
2. На вкладке с удержаниями добавьте строку с видом «Удержание подотчётных сумм» и суммой в пределах лимита.
3. Лимит считайте от всей суммы окончательного расчёта после НДФЛ: зарплата за последний месяц плюс компенсация за отпуск.
4. Проведите документ и выплатите расчёт.

Пример. В день увольнения к выплате 31 000 ₽ после НДФЛ. Лимит — 6 200 ₽. Долг по подотчёту — 9 000 ₽. Удерживаем 6 200 ₽, оставшиеся 2 800 ₽ сотрудник вносит в кассу. Отказался — организация может взыскивать через суд.

Проверка: расчётный листок, сальдо 71 и проводки в БП

Удержание считается законченным, когда долг закрыт в бухгалтерии, а не когда сумма появилась в ЗУП.

В ЗУП

• 📃 Расчётный листок (Зарплата → Отчеты по зарплате) — в разделе удержаний должна быть строка «Удержание подотчётных сумм» с правильной суммой.
• 📊 Анализ начислений и удержаний — удобно, если удержания были у нескольких сотрудников: видно, кто и сколько.
• 💰 Сумма к выплате в ведомости должна совпадать с листком.

В Бухгалтерии

1. После синхронизации откройте в БП документ «Отражение зарплаты в бухучете» за месяц.
2. На вкладке удержаний найдите строку сотрудника. Проводка должна быть Дт 70 Кт 71.01 с субконто «сотрудник».
3. Если удержание ушло на другой счёт расчётов, поправьте счёт в документе или сделайте операцию вручную: Дт [счёт, куда ушло] Кт 71.01.
4. Сформируйте ОСВ по счёту 71.01 по сотруднику. После последнего удержания сальдо должно быть нулевым.

💡 Если ЗУП и БП работают без синхронизации, проводку Дт 70 Кт 71.01 в БП делают операцией вручную на сумму из расчётного листка. Тогда расчётный листок — главный документ для сверки.

Частые ошибки при удержании подотчётных сумм

• ❌ Удержали по долгу, которого нет. Авансовый отчёт лежал непроведённым, сальдо 71 было завышено. Лечится сторно удержания и доплатой сотруднику.
• ❌ Выбрали назначение «Исполнительный лист» или удержание в пользу третьих лиц. Такое удержание учитывается как расчёты с третьим лицом, и в бухгалтерии долг по 71.01 не закроется.
• ❌ Считали 20% от начисленного, а не от суммы после НДФЛ. С оклада 50 000 ₽ лимит выходит 10 000 ₽ вместо 8 700 ₽ за месяц — нарушение.
• ❌ Удержали без приказа или после пропуска месячного срока. Сотрудник вправе потребовать вернуть деньги, плюс риск штрафа за нарушение трудового законодательства.
• ❌ Закрыли удержание только в ЗУП. В БП осталось сальдо 71.01 и одновременно уменьшился счёт 70 — отчётность «разъезжается».

Частые вопросы