Как удержать суммы из зарплаты сотрудника в 1С:ЗУП

Удержать деньги из зарплаты можно одним из трёх документов 1С:ЗУП — Исполнительный лист, Удержание по прочим операциям или Удержание в счёт погашения займа. Любое удержание считается от суммы после вычета НДФЛ и ограничено по размеру: обычно 20%, по исполнительным документам — 50%, по алиментам на детей — до 70%.

Ниже — какие удержания разрешает закон, как завести вид удержания в справочнике, каким документом оформить каждый случай, какие формируются проводки и где всё это проверить перед выплатой. Пути указаны для ЗУП 3.1; в 1С:Бухгалтерии 3.0 (базовый расчёт зарплаты) логика та же, но часть документов отсутствует — об этом скажу отдельно.

Какие удержания разрешает закон

Работодатель не вправе удерживать из зарплаты всё, что захочет. Основания делятся на три группы.

• 🧾 Обязательные — НДФЛ (глава 23 НК РФ) и удержания по исполнительным документам: алименты, долги по кредитам, штрафы, возмещение вреда. Основание — исполнительный лист, судебный приказ или нотариальное соглашение об алиментах.
• 🏢 По инициативе работодателя — возврат неотработанного аванса, неизрасходованных подотчётных сумм, излишне выплаченного из-за счётной ошибки, оплата за неотработанные дни отпуска при увольнении (ст. 137 ТК РФ), а также возмещение материального ущерба (ст. 248 ТК РФ).
• ✍️ Добровольные — по письменному заявлению сотрудника: профсоюзные взносы, погашение займа, взносы в НПФ, оплата питания или связи.

Размер удержаний ограничивает ст. 138 ТК РФ и ст. 99 закона № 229-ФЗ. Процент считается от суммы, оставшейся после удержания НДФЛ, а не от начисленного оклада.

Чтобы не держать все эти основания в голове, начните с вопроса «что именно удерживаем» — от этого зависит и документ, и счёт учёта.

Виды удержаний в справочнике 1С и их параметры

Прежде чем создавать документ, в программе должен существовать соответствующий вид удержания. Часть видов уже предопределена, часть создаётся вручную.

Откройте Настройка → Удержания. Здесь перечислены все виды, доступные для назначения сотрудникам. Типовые — «Удержание по исполнительному листу», «Погашение займа», «Профсоюзные взносы» — обычно уже заведены.

Если нужного вида нет, его включают в разделе Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний. На вкладке Удержания стоят флажки, которые активируют стандартные механизмы: удержания по исполнительным документам, займы, профсоюзные взносы, добровольные взносы в НПФ. Поставьте флажок до того, как начнёте вводить документы — иначе соответствующего документа просто не будет в меню.

При создании собственного вида удержания важны три параметра:

1. Назначение — «Удержание в счёт расчётов по прочим операциям», «Удержание по исполнительному документу» и т. п. Оно определяет, какой счёт подставится в проводку.
2. Способ расчёта — фиксированной суммой, процентом от базы или по формуле. Для алиментов обычно процент, для займа — фиксированная сумма платежа из графика.
3. Учитывать как превышение лимита — для исполнительных документов программа сама контролирует 50/70% и уменьшает сумму, если денег не хватает.

Как оформить удержание: пошаговая инструкция

Разберём базовый сценарий — алименты по исполнительному листу. Остальные случаи отличаются только документом.

1. Откройте раздел Зарплата → Алименты и постоянные удержания (в части релизов — журнал Исполнительные листы) и создайте документ Исполнительный лист.
2. Выберите сотрудника и укажите получателя — физлицо или организацию, которой перечисляются деньги. Получателя заводят в справочнике контрагентов-получателей прямо из документа.
3. Задайте размер: доля (1/4 на одного ребёнка, 1/3 на двоих, 1/2 на троих и более — ст. 81 СК РФ), фиксированная сумма или процент.
4. Укажите период удержания — с какого месяца начать и когда закончить (если срок ограничен).
5. Задайте способ перечисления и статью расходов на доставку, если удерживается почтовый или банковский сбор.
6. Проведите документ. Теперь удержание будет автоматически попадать в Начисление зарплаты и взносов каждый месяц.

При расчёте зарплаты сумма удержания появится на вкладке Удержания документа начисления. Программа сначала посчитает НДФЛ, затем от остатка возьмёт процент по листу и проверит лимит.

Пример расчёта. Оклад 50 000 ₽, один ребёнок (1/4).

• НДФЛ 13%: 50 000 × 13% = 6 500 ₽.
• База для удержания: 50 000 − 6 500 = 43 500 ₽.
• Алименты: 43 500 × 25% = 10 875 ₽.
• Лимит для алиментов на детей — 70%: 43 500 × 70% = 30 450 ₽. Удержание 10 875 ₽ в лимит укладывается.
• На руки: 43 500 − 10 875 = 32 625 ₽.

Удержания по решению работодателя: аванс, подотчёт, ущерб

Эти случаи объединяет ст. 137 ТК РФ: работодатель может удержать деньги без согласия сотрудника, но с ограничениями по сроку и размеру.

Неотработанный аванс и неизрасходованный подотчёт. Решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока возврата, и сотрудник не должен его оспаривать. Оформляется приказом, в программе — документом Удержание по прочим операциям с видом, настроенным на счёт 73.03 или 71 в зависимости от характера долга.

Счётная ошибка. Удержать можно только арифметическую ошибку (дважды пробили начисление, ошиблись в сумме), но не ошибку в применении норм. Лимит — 20% от выплаты за месяц.

Оплата за неотработанные дни отпуска при увольнении. Если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется, излишне выплаченные отпускные удерживают из расчёта при увольнении — тоже в пределах 20%.

Материальный ущерб (ст. 248 ТК РФ). В пределах среднего месячного заработка ущерб удерживается по распоряжению работодателя, изданному не позднее месяца со дня определения размера. Свыше среднего заработка — только через суд. В 1С используется Удержание по прочим операциям со счётом 73.02.

Добровольные удержания по заявлению сотрудника

Здесь основание одно — письменное заявление работника с указанием суммы или процента, получателя и периода. Без заявления добровольное удержание незаконно.

Типичные случаи:

• 💳 погашение займа, выданного организацией;
• 🏦 перечисление части зарплаты на кредит или ипотеку;
• 🤝 профсоюзные взносы;
• 📈 добровольные взносы в негосударственный пенсионный фонд;
• 🍽️ оплата питания, мобильной связи, обучения.

Для займа используется связка документов: Договор займа сотруднику (раздел Зарплата → Займы сотрудникам) задаёт график, а ежемесячное удержание платежа программа формирует сама при начислении зарплаты. Отдельный документ на каждый месяц вводить не нужно.

Для остальных добровольных удержаний подойдёт Удержание по прочим операциям или Заявление на удержание — в зависимости от того, разовое это удержание или постоянное. Сумму и период берите строго из заявления сотрудника.

Проводки по удержаниям из зарплаты

Удержание уменьшает долг организации перед сотрудником (счёт 70) и создаёт обязательство перед получателем. В 1С:Бухгалтерии проводки формируются при синхронизации данных из ЗУП или при расчёте зарплаты в самой БП.

Перечисление удержанных сумм получателю отражается отдельно: Дт 76.41 (73.01, 76.09) Кт 51 — с расчётного счёта. Комиссия банка или почты за перевод алиментов удерживается с сотрудника и также проходит через расчёт.

Отчёты для проверки удержаний

Перед выплатой зарплаты стоит убедиться, что суммы встали верно и не превышен лимит.

• Расчётный листок (Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок) — показывает сотруднику, сколько и за что удержано. Главный документ при спорах.
• Анализ зарплаты по сотрудникам — сводка начислений, НДФЛ и удержаний по каждому за период.
• Задолженность по зарплате — остаток к выплате после всех удержаний; по нему видно, не ушёл ли расчёт в ноль из-за нескольких исполнительных листов.
• Для контроля перечислений получателям — оборотно-сальдовая ведомость по счетам 76.41, 73.01, 73.02 в 1С:Бухгалтерии.

Если по сотруднику несколько исполнительных документов и денег на всех не хватает, программа распределяет удержание в порядке очерёдности (сначала алименты и возмещение вреда, потом остальные) и ограничивает общую сумму лимитом 50/70%. Проверяйте это именно по расчётному листку.

Автоматизация удержаний в 1С

Рутину с удержаниями можно свести к минимуму, если один раз настроить механизмы.

• Постоянные удержания (алименты, займы, профвзносы) не требуют ручного ввода каждый месяц — достаточно одного документа-основания, дальше сумма сама попадает в начисление зарплаты.
• Автоматический контроль лимита включается флажком в настройках вида удержания — программа сама уменьшит сумму, если выплаты не хватает.
• Ведомости на перечисление удержанных сумм получателям формируются списком: Выплаты → Ведомости перечислений алиментов (при подключённом механизме исполнительных документов).
• Для нестандартных удержаний (например, процент от переменной премии) используют способ расчёта «Произвольная формула» в карточке вида удержания — тогда не придётся пересчитывать сумму вручную.

Если удержание разовое и настраивать вид «на один раз» не хочется, проще ввести Удержание по прочим операциям с фиксированной суммой — это быстрее, чем заводить новый вид в справочнике.

Частые вопросы