Продавец в документах 1С: организация, менеджер, подразделение и кассир в чеке

Продавца в 1С указывают не одним полем, а в зависимости от того, кто он. Если продаёте вы — продавцом в печатных формах будет организация из шапки документа: её реквизиты берутся из карточки Главное → Организации (в БП 3.0). Если покупаете вы — продавец это контрагент в документе поступления. А сотрудник, который оформил сделку, указывается полем Менеджер (УТ 11) или Ответственный (БП 3.0), в чеке — это кассир.

Путаница начинается, когда в счёте-фактуре стоит не тот КПП, в УПД — чужая подпись, а менеджер видит клиентов коллег. Каждая из этих ролей настраивается в своём месте, и большинство из них 1С умеет подставлять сама.

Кто считается продавцом в 1С: четыре разные роли

Сначала определите, какого «продавца» вы ищете. Для программы это разные объекты.

1. Как указать реквизиты продавца в карточке организации и контрагента

Ваша организация как продавец

Счёт-фактура обязан содержать наименование, адрес, ИНН и КПП продавца — это требование статьи 169 НК РФ. 1С берёт эти данные из карточки организации, поэтому начинать надо с неё.

1. Откройте Главное → Организации и карточку нужной фирмы.
2. Проверьте Сокращённое наименование и Полное наименование. В счёт-фактуру попадает полное.
3. Заполните ИНН и КПП. Для ИП КПП нет — поле остаётся пустым.
4. На вкладке с адресами укажите юридический адрес строго как в ЕГРЮЛ.
5. Заполните банковский счёт: он печатается в счёте на оплату.
6. Откройте ссылку Подписи и укажите руководителя и главного бухгалтера.

Подписи хранятся с датой начала действия. Сменился директор — не перебивайте старую запись, а добавьте новую с даты приказа. Тогда документы прошлых периодов напечатаются со старой подписью.

Контрагент-продавец, когда покупаете вы

Когда вы получаете товар, продавец — это контрагент в документе Поступление (акт, накладная, УПД). Карточка лежит в Справочники → Контрагенты.

• 🏷️ Вид контрагента — юридическое лицо, ИП или физическое лицо. От вида зависит, какие поля обязательны.
• 🔢 ИНН и КПП — по ним сверяется входящий счёт-фактура и книга покупок.
• 📄 Полное наименование — уходит в книгу покупок и отчёты.
• 📑 Договор с видом С поставщиком — без него 1С не даст провести поступление с этим контрагентом.

В УТ 11 есть уровень выше — Партнёр. У партнёра ставят флаг Поставщик, а юридические реквизиты хранятся в связанном с ним контрагенте. У одного партнёра может быть несколько контрагентов: например, группа компаний с разными ИНН.

2. Как указать менеджера-продавца в карточке клиента и документах

В 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 ответственного продавца закрепляют за клиентом один раз.

1. Откройте карточку партнёра в разделе CRM и маркетинг или Продажи.
2. В поле Основной менеджер выберите пользователя.
3. Запишите карточку.

Теперь при создании заказа клиента или реализации по этому партнёру поле Менеджер заполнится автоматически. Если документ создаёт другой сотрудник, поле можно поменять вручную — например, когда заказ принял дежурный менеджер, а сделку ведёт закреплённый.

Поле Менеджер в документе используется в отчётах по продажам: выручку и валовую прибыль можно разложить по менеджерам. Поэтому важно, чтобы оно было заполнено в каждом документе, а не только в заказе.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

В БП отдельного «менеджера по клиенту» нет. В каждом документе есть поле Ответственный — при создании туда ставится текущий пользователь. Его можно сменить вручную.

Если нужен учёт продаж по продавцам в БП, обычно используют один из вариантов:

• 👤 фильтр журнала документов по полю Ответственный;
• 🗂️ отдельные подразделения под отделы продаж и выбор подразделения в документе;
• 🏷️ дополнительный реквизит контрагента «Менеджер», который создаётся без программирования через Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения.

3. Продавец — обособленное подразделение: КПП и адрес в счёте-фактуре

Если товар отгружает филиал или магазин, у которого есть свой КПП, в счёте-фактуре должен стоять КПП этого подразделения. Наименование и ИНН остаются головной организации.

ОП без отдельного баланса

1. Откройте Справочники → Подразделения (или ссылку подразделений из карточки организации).
2. Создайте подразделение и включите флаг Обособленное подразделение.
3. Заполните КПП, код налоговой и ОКТМО, адрес.
4. В документе реализации выберите это подразделение в поле Подразделение.

При печати счёта-фактуры 1С подставит КПП подразделения. Адрес продавца по-прежнему берётся юридический — так требуют правила заполнения. Адрес подразделения нужен в строке грузоотправителя, если груз уходит оттуда.

ОП с отдельным балансом

Подразделение, которое ведёт свой баланс, заводят в справочнике Организации как отдельную запись с признаком обособленного подразделения и ссылкой на головную организацию. Тогда в документе продажи его выбирают в поле Организация, а не Подразделение.

4. Права доступа продавца: кто видит клиентов и документы

Задача обычно звучит так: «менеджер должен видеть только своих клиентов и не менять цены». Решается это группами доступа.

Шаг 1. Выдать роль через профиль

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав (в УТ 11 — НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав).
2. Перейдите в Группы доступа.
3. Создайте группу на основе профиля, который подходит продавцу по смыслу (в УТ 11 среди поставляемых есть профили для работы с продажами).
4. Добавьте в группу нужных пользователей.

Права в профилях БСП складываются: пользователь получает сумму ролей всех своих групп. Поэтому, чтобы что-то запретить, уберите его из лишней группы, а не добавляйте новую.

Шаг 2. Ограничить доступ на уровне записей

1. В тех же настройках включите флаг Ограничивать доступ на уровне записей.
2. В УТ 11 распределите партнёров по группам доступа партнёров и в группе доступа пользователя оставьте только разрешённые.
3. В БП ограничение на уровне записей работает прежде всего по организациям: продавец одной фирмы не увидит документы другой.

Шаг 3. Проверить под пользователем

Последний шаг — войти в базу под продавцом. Откройте список клиентов, создайте заказ, попробуйте поменять цену . Так видно реальную картину, а не то, что задумывалось.

5. Как указать продавца в чеке: 1С:Розница и кассир

В кассовом чеке нет поля «продавец-организация» в привычном смысле: реквизиты организации прошиты в фискальный накопитель при регистрации ККТ. Из 1С в чек уходит кассир — по статье 4.7 закона 54-ФЗ в чеке печатаются должность и фамилия лица, которое провело расчёт.

Кассир берётся из пользователя, который открыл смену. Чтобы в чеке была правильная фамилия:

1. Откройте Администрирование → Пользователи (в Рознице — раздел настроек пользователей и прав).
2. В карточке пользователя заполните поле Физическое лицо.
3. Проверьте ФИО у физлица — именно оно уходит в чек.
4. Если в чек нужен ИНН кассира, заполните ИНН у физического лица.

Типичный случай — магазин, где касса работает под общей учёткой «Кассир». Тогда в каждом чеке одна и та же фамилия, а реальные продавцы не видны. Решение — отдельный пользователь на каждого кассира с простым паролем и вход в РМК под своим именем.

Если в магазине продавец-консультант и кассир — разные люди, а продажи нужно считать по консультантам, в 1С:Розница смотрите настройки рабочего места кассира: учёт продавцов в чеке включается настройками конфигурации и зависит от её релиза. Без такой настройки продажи привязываются к кассиру смены.

6. Автоподстановка продавца и типичные ошибки

Как заставить 1С подставлять продавца самой

• 🏢 Организация по умолчанию. В персональных настройках пользователя задайте основную организацию — она будет в шапке новых документов. Актуально, когда в базе несколько фирм.
• 🗂️ Подразделение по умолчанию. Задаётся там же: продавцы филиала создают документы сразу с нужным КПП.
• 👤 Основной менеджер в УТ 11 — из карточки партнёра в заказы и реализации.
• 🔁 Ввод на основании. Реализация, созданная из заказа, наследует менеджера, организацию и подразделение. Поэтому продавцу удобнее создавать отгрузку из заказа, а не с нуля.

Ошибки, которые встречаются чаще всего

Частые вопросы