Справочник «Статьи затрат» в 1С:Бухгалтерии 3.0: от карточки до закрытия месяца

Статья затрат в 1С 8.3 указывается в субконто счёта затрат: на счетах 20, 23, 25, 26 и 44 это аналитика «Статьи затрат». Сам справочник лежит в Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат, а выбирают статью прямо в документе — в строке, где задан счёт затрат.

Чтобы настроить статьи затрат в 1С 8.3 Бухгалтерия правильно, мало придумать название. Главное в карточке — вид расхода для налогового учёта. От него зависит, попадёт ли сумма в прямые расходы, в какие строки декларации по прибыли она уйдёт и примется ли вообще.

Где в 1С 8.3 найти справочник статей затрат и с чем его не путать

В конфигурации несколько похожих справочников. Бухгалтеры регулярно выбирают не тот, а потом не находят расход в отчёте. Разница такая:

📌 Простое правило: если расход уходит на 26 или 44 счёт — нужна статья затрат. Если на 91.02 — элемент «Прочих доходов и расходов». Банковская комиссия, например, обычно идёт на 91.02, а не на 26.

В новой базе справочник уже частично заполнен типовыми статьями. Их можно переименовать под себя, но надёжнее создать свои элементы и не трогать предопределённые: на них могут ссылаться настройки программы.

Прямые и косвенные расходы: что задаёт статья, а что учётная политика

Деление на прямые и косвенные в 1С живёт в двух местах, и путать их нельзя.

Бухгалтерский учёт. Здесь решает счёт, а не статья. Затраты на 20 и 23 — прямые, на 25 и 26 — косвенные. Как закрывать 26 счёт, задаёт учётная политика: Главное → Учетная политика, способ учёта общехозяйственных расходов.

• 💼 «В себестоимости продаж (директ-костинг)» — 26 счёт в конце месяца закрывается на 90.08.
• 🏭 «В себестоимости продукции, работ, услуг» — 26 распределяется на 20 по выбранной базе: выручка, оплата труда, материалы и т. д.

Налоговый учёт по прибыли. Здесь работает статья. По статье 318 НК РФ организация сама утверждает перечень прямых расходов. В 1С он настраивается в Главное → Налоги и отчеты, на вкладке налога на прибыль, по ссылке «Перечень прямых расходов».

В перечне указывают, какие виды расходов считать прямыми и на каких счетах. Программа сравнивает с ним вид расхода из карточки статьи. Совпало — расход прямой и при закрытии месяца частично осядет в незавершённом производстве. Не совпало — косвенный, уменьшает базу текущего месяца целиком.

Как настроить статьи затрат в 1С 8.3 Бухгалтерия: создание по шагам

Шаг 1. Продумайте список до создания

Статьи нужны для анализа. Если руководитель хочет видеть «Аренду офиса» и «Аренду склада» раздельно — это две статьи. Если нет — одна. Обычно хватает 15–30 элементов.

Группы помогают навести порядок: «Персонал», «Помещения», «Связь и ИТ», «Транспорт». В документах выбирают только элементы, не группы.

Шаг 2. Создайте элемент

1. Откройте Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат.
2. Нажмите «Создать».
3. Заполните «Наименование»: коротко и понятно, например «Аренда офиса».
4. Выберите «Вид расхода» для налогового учёта.
5. Нажмите «Записать и закрыть».

Шаг 3. Выберите вид расхода правильно

Это поле влияет на налог, поэтому ошибка здесь стоит дороже ошибки в названии. Ориентиры:

Шаг 4. Отметьте особый налоговый режим расхода

Не каждый расход уменьшает налог. Представительские сверх норматива, подарки, премии из прибыли — частые примеры. Такие статьи в карточке отмечают как не принимаемые к налоговому учёту. В зависимости от релиза это отдельный флажок или специальное значение вида расхода, но смысл один: программа сформирует постоянную разницу и не включит сумму в базу.

При УСН «Доходы минус расходы» в карточке есть настройка признания расхода для упрощёнки. Её заполняют по перечню статьи 346.16 НК РФ.

Меняете вид расхода у статьи, по которой уже были движения? Перепроведите документы и заново закройте месяц, иначе старые суммы останутся в старой классификации.

Где указать статью затрат в документах 1С 8.3

Статья появляется в документе там, где выбран счёт затрат. Сначала программа спрашивает счёт, потом субконто: подразделение, номенклатурную группу (для 20 счёта) и статью.

Услуги поставщиков

В документе Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции на услуги в каждой строке есть счёт затрат и аналитика. Укажите 26 или 44, затем статью. Для повторяющихся услуг удобно заполнить счёт затрат в карточке договора или настроить счета учёта номенклатуры, тогда поле подставится само.

Материалы

Документ Производство → Требования-накладные. Счёт затрат и статья задаются на вкладке «Счет затрат». Если разные материалы идут на разные затраты, включите флажок, переносящий счёт затрат в табличную часть «Материалы», и заполняйте статью построчно.

Зарплата

Статью для зарплаты выбирают не в документе начисления, а в справочнике «Способы учета зарплаты». Его открывают из настроек зарплаты в разделе Зарплата и кадры. В способе указывают счёт, подразделение и статью затрат. Способ назначают сотруднику, начислению или подразделению.

Удобно иметь несколько способов: «Зарплата АУП» на 26, «Зарплата склада» на 44, «Зарплата цеха» на 20.01.

Амортизация основных средств

При вводе ОС в эксплуатацию документом «Принятие к учету ОС» на вкладке бухгалтерского учёта выбирают способ отражения расходов по амортизации. Внутри способа — счёт, субконто и статья затрат с видом «Амортизация». Ошибиться здесь легко: тогда амортизация в декларации окажется в прочих расходах.

Ручная операция

В Операции → Операции, введенные вручную статью указывают в субконто по дебету 20, 25, 26 или 44 счёта. Ручные проводки не проверяются на корректность, поэтому вид расхода у статьи должен быть верным заранее.

Отчёты по статьям затрат: как проверить, куда ушли деньги

Основной инструмент — оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Порядок:

1. Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Укажите счёт 26 (или 20, 44) и период.
3. В настройках включите детализацию по субконто «Статьи затрат».
4. Сформируйте отчёт.

Увидите обороты по каждой статье. Пустая строка без статьи — сигнал, что где-то в документе аналитику не заполнили.

Ещё полезны:

• 🔍 Анализ субконто по виду «Статьи затрат» — расходы по статье сразу по всем счетам.
• 📄 Карточка счета с отбором по статье — конкретные документы, из которых сложилась сумма.
• 🧮 Справки-расчеты из обработки Операции → Закрытие месяца — распределение косвенных расходов и расчёт себестоимости.
• 📊 Для налогового учёта сформируйте ОСВ по счёту с включёнными данными НУ: видно, совпадают ли суммы БУ и НУ и где возникли разницы.

Перед подачей декларации по прибыли сверьте её приложение с расходами по видам. Если зарплата в декларации меньше, чем по ведомости 70 счёта, — ищите статью с неверным видом расхода.

Статьи затрат при ОСНО, УСН и других режимах налогообложения

ОСНО. Статьи работают на полную: вид расхода, перечень прямых расходов, постоянные и временные разницы. Каждая статья должна иметь корректный вид для НУ.

УСН «Доходы минус расходы». Расход признаётся после оплаты и только если входит в закрытый перечень статьи 346.16 НК РФ. Программа при проведении документов и оплате сама проверяет условия и записывает расход в Книгу учёта доходов и расходов. Статья затрат помогает: её настройка для УСН говорит программе, принимать расход или нет.

УСН «Доходы». Расходы налог не уменьшают, кроме взносов в пределах лимита, но бухучёт вести всё равно надо. Статьи здесь нужны для анализа затрат и себестоимости. Вид расхода для налога на прибыль на результат не влияет.

ЕНВД. Этот режим отменён с 2021 года. Если в старой базе остались статьи «для ЕНВД» и настройки распределения расходов между режимами, их можно пометить на удаление после проверки, что они больше не используются.

Совмещение ОСНО или УСН с патентом. Расходы, относящиеся только к патенту, на базу по основному режиму не влияют. Для общих расходов программа может распределять их пропорционально доходам. Отдельные статьи для патентной деятельности упрощают контроль.

Ошибки в настройке статей затрат и как их исправить

Отдельно об удалении. Статью, по которой были проводки, не удаляйте сразу. Сначала замените её в документах и способах учёта, затем пометьте на удаление и запустите Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Программа удалит только те элементы, на которые больше нет ссылок.

Частые вопросы по статьям затрат в 1С 8.3