Работа с исполнителем на НПД в 1С Бухгалтерии 3.0: от карточки до оплаты и чека

Самозанятого в 1С указывают как обычного поставщика: карточка в справочнике Контрагенты с видом «Физическое лицо» (или «Индивидуальный предприниматель», если исполнитель — ИП на НПД), договор с видом «С поставщиком», акт через Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) со ставкой «Без НДС». Отдельного вида контрагента «самозанятый» в типовой Бухгалтерии 3.0 нет, и НДФЛ со страховыми взносами по такой выплате не начисляются — при условии, что у вас есть чек из «Мой налог».

Вариантов оформления по сути два. Счёт расчётов 60.01 выбирают, когда самозанятых немного и их удобно видеть вместе с остальными поставщиками. Счёт 76.05 берут, когда исполнителей на НПД много и их расчёты хотят держать отдельно от поставщиков товаров. На проводки по расходам выбор не влияет.

Что проверить до того, как заводить самозанятого в 1С

Ошибки в учёте самозанятых почти всегда рождаются не в программе, а до неё. Поэтому сначала — проверка исполнителя, потом карточка.

Статус плательщика НПД

Статус проверяют по ИНН на сайте ФНС npd.nalog.ru/check-status/. Сервис отвечает, является ли человек плательщиком НПД на указанную дату.

• 📅 Проверяйте статус на дату договора и ещё раз — на дату каждой оплаты. Человек может сняться с учёта в любой день.
• 📎 Сохраните результат проверки (скриншот или PDF) — потом его можно прикрепить к карточке контрагента.
• 🔁 Для постоянных исполнителей заведите правило: проверка перед каждым платёжным поручением.

Ограничения по закону № 422-ФЗ

Есть ситуации, когда платить самозанятому как «самозанятому» нельзя, даже если статус действующий:

• 👤 Бывший работник. Если человек работал у вас по трудовому договору менее двух лет назад, его доход по НПД от вас не освобождается. Компания становится налоговым агентом: удерживает НДФЛ и начисляет взносы.
• 📦 Перепродажа товаров. Самозанятый не может продавать чужие товары и подакцизную продукцию, работать по агентским договорам и договорам комиссии. Только свои работы, услуги или товары собственного производства.
• 👥 Наёмные работники. У плательщика НПД не может быть сотрудников по трудовым договорам.
• 💰 Лимит дохода — 2,4 млн руб. за календарный год по всем заказчикам. Превышение — повод для снятия с режима.

Какие данные понадобятся для карточки

Справку о постановке на учёт исполнитель формирует сам в приложении «Мой налог» и присылает файлом. Её удобно хранить вместе с договором.

Как завести самозанятого в справочнике контрагентов

Справочник открывается через Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты. Кнопка Создать открывает новую карточку.

Пошаговое заполнение карточки

1. В поле Вид контрагента выберите Физическое лицо. Если исполнитель зарегистрирован как ИП и перешёл на НПД — Индивидуальный предприниматель.
2. Введите ИНН. При подключённой интернет-поддержке программа сама подтянет данные из сервиса 1С:Контрагент, если они там есть.
3. Заполните ФИО в поле наименования полностью: так оно попадёт в акт и платёжку.
4. На закладке с банковскими счетами добавьте расчётный счёт исполнителя — БИК и номер счёта.
5. Укажите адрес и телефон в контактной информации.
6. Нажмите Записать.

Как выделить самозанятых в справочнике

Чтобы потом быстро отбирать всех исполнителей на НПД, есть два простых приёма:

• 📁 Группа. Создайте в справочнике папку «Самозанятые» командой создания группы и переносите туда карточки. Отчёты по счетам 60 или 76 потом легко отфильтровать по группе.
• 🏷️ Пометка в наименовании или комментарии. Например, добавить «(НПД)» в поле комментария. Менее удобно, но тоже работает.

Договор с самозанятым: что указать в 1С

Договор создают прямо из карточки — переход Договоры в верхней части формы контрагента, затем Создать.

Реквизиты договора

• 📄 Вид договора — «С поставщиком». Для расчётов в рублях с исполнителем этого достаточно.
• 🔢 Номер и дата — как в бумажном договоре.
• 🏢 Организация — ваша организация, если в базе их несколько.
• ⚙️ Расчёты — при необходимости укажите в договоре счёт 76.05 вместо 60.01 (поле счёта учёта расчётов выводится в форме договора или в настройках счетов расчётов с контрагентами).

Что прописать в самом договоре (не в 1С, а в документе)

Программа не проверяет текст договора, но от него зависит налоговая безопасность. Стоит включить:

• обязанность исполнителя сообщить о снятии с учёта как плательщика НПД;
• обязанность выдать чек на каждую полученную сумму;
• конкретный результат работ или перечень услуг, а не «выполнение обязанностей»;
• порядок приёмки по акту.

Как отразить услуги самозанятого и оплату в 1С

Поступление услуг

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите вид Услуги (акт, УПД).
3. Укажите контрагента-самозанятого и договор.
4. Во входящем номере и дате внесите реквизиты акта.
5. В табличной части добавьте услугу из справочника номенклатуры. В колонке % НДС — Без НДС: плательщики НПД НДС не платят.
6. Проверьте счёт затрат — 26, 44, 20 или другой, по назначению услуги — и подразделение затрат.
7. Проведите документ.

Счёт-фактуру регистрировать не нужно — его у самозанятого нет.

Оплата

Безналичную оплату оформляют платёжным поручением, а после выписки банка — документом Банк и касса → Списание с расчётного счёта с видом операции Оплата поставщику. При оплате из кассы — Выдача наличных с тем же видом операции.

В назначении платежа укажите договор, акт и «НДС не облагается». Многие банки сами просят пометку о том, что получатель — плательщик НПД.

Чек самозанятого: где хранить и когда требовать

Чек — главный документ в этой цепочке. Он подтверждает, что доход исполнителя облагается НПД, а значит, освобождён от НДФЛ.

• 🧾 В чеке должны быть ИНН и наименование вашей организации, наименование услуги, сумма.
• ⏰ При безналичной оплате исполнитель обязан передать чек не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта. При наличной — в момент оплаты.
• 📎 Сохраните чек файлом или ссылкой и прикрепите к документу поступления или списания через скрепку.
• ❌ Если чек аннулирован, вы снова в зоне риска — запросите новый.

Для упрощённой системы «доходы минус расходы» чек ещё и подтверждает расход. Без него затраты на услуги самозанятого труднее защитить.

Контроль расчётов и лимита дохода самозанятого

Отчёты для сверки

Задолженность и оплаты по исполнителям проверяют стандартными отчётами в разделе Отчёты:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 (или 76.05) — с разбивкой по контрагентам и договорам. Видно, сколько начислено, сколько оплачено, есть ли долг или переплата.
• 🔍 Анализ субконто по контрагенту — все обороты конкретного исполнителя за год.
• 📑 Акт сверки взаимных расчётов — если исполнитель просит подтвердить суммы.

Что можно и чего нельзя проконтролировать по лимиту

Лимит 2,4 млн руб. считается по всем заказчикам исполнителя. В вашей базе видна только ваша часть. Поэтому:

1. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту расчётов за год с отбором по группе «Самозанятые».
2. Если выплаты одному человеку приближаются к 2 млн руб., это сигнал: проверяйте статус перед каждой следующей оплатой.
3. Главная защита — не ваш подсчёт, а проверка статуса на дату платежа и чек на каждую сумму.

Пример: исполнитель получил от вас 1 800 000 руб. с января по сентябрь. От других заказчиков он мог получить ещё 700 000 руб. — итого 2 500 000 руб., лимит превышен. В вашей базе этого не видно, а сервис ФНС после снятия с учёта покажет «не является плательщиком НПД».

Если самозанятый потерял статус: как пересчитать в 1С

Сценарий, о котором вспоминают поздно. Исполнитель снялся с учёта или превысил лимит, а вы заплатили ему как самозанятому.

Последствия зависят от того, кто он теперь:

Если оплаты физлицу без статуса НПД уже прошли, их отражают как вознаграждение по договору ГПХ: начисляют НДФЛ и страховые взносы и включают выплату в 6-НДФЛ и расчёт по взносам. Это делается через начисление по договору подряда в зарплатной программе, а не исправлением акта. Если деньги уже выплачены целиком и удержать НДФЛ не из чего, налог удерживают из следующих выплат этому человеку, а при их отсутствии сообщают в налоговую о невозможности удержать налог.

Типичные ошибки при учёте самозанятых в 1С

Частые вопросы про самозанятых в 1С