Порядок в справочнике товаров: дубли, архив, удаление и сжатие базы 1С

Уменьшить номенклатуру в 1С можно тремя способами: объединить дубли обработкой Поиск и удаление дублей, перенести неиспользуемые позиции в архивную группу и пометить на удаление, а затем физически удалить помеченные объекты через Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных. В УТ 11 путь начинается с раздела НСИ и администрирование → Администрирование → Обслуживание.

Удалить из базы получится только те элементы, на которые нет ссылок в документах, остатках и других справочниках. Позиции с историей не удаляют, а объединяют с основной карточкой или прячут в архив. Ниже порядок, который работает на справочниках от тысячи до сотни тысяч позиций.

Оценка справочника номенклатуры перед чисткой

Чистка без оценки обычно заканчивается тем, что удаляют рабочую карточку, а дубли остаются. Сначала посчитайте, с чем имеете дело.

📊 Что выяснить на этом шаге:

• 🔢 сколько всего элементов и групп в справочнике;
• 👯 сколько наименований повторяются два раза и больше;
• 💤 какие позиции не встречаются в документах последние год-два;
• 🗂 есть ли группы-свалки вроде «Новые», «Разное», «Загружено из Excel».

Быстрее всего это сделать запросом во внешней обработке «Консоль запросов». Запрос ниже показывает наименования, которые встречаются больше одного раза:

ВЫБРАТЬ
    Номенклатура.Наименование КАК Наименование,
    КОЛИЧЕСТВО(Номенклатура.Ссылка) КАК Количество
ИЗ
    Справочник.Номенклатура КАК Номенклатура
ГДЕ
    НЕ Номенклатура.ЭтоГруппа
    И НЕ Номенклатура.ПометкаУдаления
СГРУППИРОВАТЬ ПО
    Номенклатура.Наименование
ИМЕЮЩИЕ
    КОЛИЧЕСТВО(Номенклатура.Ссылка) > 1
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    Количество УБЫВ

Тот же запрос с полем Артикул вместо Наименование ловит дубли, которые различаются только написанием: «Болт М8х40» и «Болт м8 x 40». Если артикулы в базе не заполнены, ориентируйтесь на наименования и на поиск по подстроке в списке.

Неиспользуемые позиции проще всего найти отчётом по остаткам и оборотам за период. В БП 3.0 подойдёт оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 или 10 с разворотом по номенклатуре, в УТ 11 — отчёт о движениях товаров. Всё, чего нет в отчёте за два-три года, — кандидат в архив.

Пометка на удаление и перенос в архив вручную

Ручной способ подходит, когда лишних позиций десятки, а не тысячи. Работает одинаково в БП 3.0, УТ 11 и КА 2.

Как пометить элементы

1. Откройте список номенклатуры: в БП 3.0 Справочники → Товары и услуги → Номенклатура, в УТ 11 НСИ и администрирование → НСИ → Номенклатура.
2. Выделите нужные строки с зажатым Ctrl или диапазон с зажатым Shift.
3. Нажмите Delete или выберите в меню Ещё команду пометки на удаление.
4. Подтвердите действие. Строки станут перечёркнутыми.

Пометка ничего не удаляет. Элемент остаётся в базе, в документах и отчётах, но не предлагается при подборе, если в списке не включён показ помеченных. Снять пометку можно той же клавишей Delete.

Архивная группа вместо удаления

Карточки, по которым были продажи и закупки, удалить не получится: на них ссылаются документы. Для них заведите группу «Архив (не использовать)» и перенесите туда позиции.

• 📁 Перенос: выделите элементы и перетащите их мышью на группу или откройте карточку и смените родителя.
• 🚫 Пометку на удаление архивным элементам ставьте осознанно: при каждом запуске обработки удаления они будут попадать в отчёт «не удалось удалить».
• 🔍 В рабочих списках настройте отбор «Родитель не равно Архив», чтобы архив не мешал при подборе.

Групповое изменение реквизитов: массовый перенос и пометка

Когда кандидатов сотни, вручную их не перебрать. Обработка Групповое изменение реквизитов меняет одно и то же поле у множества элементов разом. В БП 3.0 она находится в Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных, в УТ 11 — в том же блоке раздела НСИ и администрирование → Администрирование → Обслуживание.

Есть и короткий путь: выделите строки в списке номенклатуры и выберите в меню Ещё команду Изменить выделенные. Откроется та же обработка с уже отобранными элементами.

Что можно поменять одним действием

Порядок работы:

1. Откройте обработку и выберите тип объектов Номенклатура.
2. Задайте отбор: например, группа «Загружено из Excel» и дата создания раньше нужной даты. Если такого поля в отборе нет, отберите элементы в списке и вызовите Изменить выделенные.
3. В табличной части отметьте реквизит и укажите новое значение.
4. Нажмите Изменить реквизиты и дождитесь отчёта об ошибках.

Объединение дублей номенклатуры через внешние обработки и БСП

Дубль нельзя просто удалить: по нему уже есть поступления, продажи, остатки на складе. Его надо объединить с основной карточкой, чтобы все ссылки в документах перешли на неё. Для этого в типовых конфигурациях есть обработка Поиск и удаление дублей в том же блоке Корректировка данных.

Как работает поиск и удаление дублей

1. Выберите область поиска — справочник Номенклатура.
2. Задайте правила сравнения: по наименованию «совпадает» или «похоже», по артикулу «совпадает».
3. Запустите поиск. Обработка покажет группы похожих элементов.
4. В каждой группе отметьте оригинал — карточку, которая останется.
5. Нажмите команду удаления дублей. Ссылки в документах заменятся на оригинал, а дубли будут помечены на удаление или удалены — в зависимости от настройки обработки.

Режим «похоже» находит больше, но ошибается чаще. На справочнике в 50 000 позиций он может объединить «Кабель ВВГ 3х1,5» и «Кабель ВВГ 3х2,5». Каждую группу проверяйте глазами.

Что проверить до объединения

Объединение дублей переписывает документы. Отменить его можно только восстановлением базы из резервной копии.

• 📏 Единица измерения у оригинала и дубля одна и та же. Если у одного «шт», а у другого «упак», остатки сложатся в одну кучу без пересчёта.
• 💰 Ставка НДС и счёт учёта совпадают. Иначе после перепроведения старые документы дадут другие проводки.
• 🔒 Дата запрета изменения данных. Если прошлые периоды закрыты, замена ссылок в старых документах может не пройти. Смотрите отчёт обработки: элементы с ошибками останутся.
• 📦 Остатки по партиям. Объединяйте после закрытия месяца и до начала операций нового: так себестоимость пересчитается за один период.

Когда нужны внешние обработки

Типовой поиск дублей справляется с основной массой. Внешние обработки нужны в двух случаях: правила сравнения сложнее типовых (например, нормализация «х», «x», «*» в размерах) или нужно объединить тысячи пар по заранее подготовленной таблице «дубль → оригинал». Такие обработки берут у разработчиков или пишут под задачу.

В УТ 11 и КА 2: характеристики вместо отдельных карточек

Иногда справочник раздут не дублями, а размерами и цветами. Футболка в пяти размерах и трёх цветах — это 15 карточек. В УТ 11 и КА 2 такие варианты ведут характеристиками: в виде номенклатуры включается использование характеристик, и у одной карточки появляется список вариантов. Переход на характеристики для товаров с историей — отдельный проект, но для новых позиций лучше сразу заводить их так. В БП 3.0 характеристик номенклатуры нет.

Права доступа: как остановить замусоривание справочника

Справочник растёт заново, если любой пользователь может создать карточку прямо из документа. Менеджер не находит товар поиском за три секунды и заводит новый. Через полгода чистка нужна снова.

Настройка прав

Права настраивают в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа.

1. Скопируйте профиль, которым пользуются менеджеры и кладовщики.
2. В копии снимите право на добавление и изменение номенклатуры. Название роли найдите поиском по слову «номенклатура» в списке ролей профиля.
3. Назначьте новый профиль группам доступа рядовых сотрудников.
4. Оставьте право на создание карточек одному-двум ответственным: товароведу или специалисту по НСИ.

После этого заявки на новые позиции идут через ответственного. Он сначала ищет товар в справочнике, а заводит новый, только если такого действительно нет.

Правила для тех, кто заводит карточки

• 🏷 Единый шаблон наименования: тип, марка, размер, исполнение. Например, «Болт М8х40 оцинк.».
• 🔢 Артикул обязателен. По нему потом ищут дубли и загружают прайсы.
• 🗂 Каждая позиция сразу кладётся в свою группу. Группы «Разное» и «Новые» не заводим.
• 📥 При загрузке из Excel сопоставляйте строки с существующими карточками по артикулу, а не создавайте новые для всех строк.

Физическое удаление помеченных объектов и сжатие базы

Пометка и объединение не уменьшают базу. Строки остаются в таблицах, пока их не удалят физически.

Удаление помеченных объектов

Обработка находится в Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Удаление помеченных объектов (в УТ 11 — в аналогичном блоке раздела НСИ и администрирование).

1. Сделайте резервную копию базы .
2. Попросите пользователей выйти. Удалять можно и при работающих сотрудниках, но тогда часть объектов останется заблокированной и не удалится.
3. Запустите обработку в выборочном режиме и отметьте только справочник Номенклатура.
4. Дождитесь отчёта. Позиции, на которые есть ссылки, останутся. Обработка покажет, где именно они используются.

Отчёт «не удалось удалить» полезен сам по себе. Это готовый список карточек с историей: их переносите в архив, а не пытаетесь удалить снова.

Сжатие файловой базы

Файловая база после удаления не уменьшится сама. Освободившееся место внутри файла 1Cv8.1CD будет переиспользовано, но размер на диске останется прежним. Чтобы его уменьшить, есть два пути.

Тестирование и исправление, а также загрузка .dt требуют монопольного доступа. Все сеансы пользователей будут закрыты, поэтому запускайте эти операции вне рабочего времени и только после резервной копии.

Для клиент-серверной базы на MS SQL или PostgreSQL файл данных сжимают средствами СУБД. Это задача администратора сервера баз данных, а не пользователя 1С.

Ошибки при сокращении номенклатуры

• ❌ Удаление через «Непосредственное удаление» в режиме администратора. Объект исчезает без проверки ссылок, а в документах остаются «битые» строки вида <Объект не найден>.
• ❌ Чистка посреди месяца. Объединение дублей с остатками в незакрытом периоде путает себестоимость. Делайте это на границе периодов.
• ❌ Пометка на удаление всего, что не продавалось. Номенклатура может использоваться в спецификациях, ценах, договорах и шаблонах. Обработка удаления такие ссылки найдёт и не удалит, но архивные позиции будут висеть в отчёте об ошибках при каждом запуске.
• ❌ Чистка без перекрытия источника. Если обмен с интернет-магазином или сайтом поставщика создаёт новые карточки при каждой загрузке, дубли вернутся через неделю. Сначала настройте сопоставление в обмене по артикулу или внешнему коду.

Частые вопросы о чистке номенклатуры