Печать универсального передаточного документа из 1С:Бухгалтерии 3.0: статус, подписи, факсимиле и пакетная печать

Чтобы распечатать УПД в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте документ Продажи → Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД), нажмите кнопку Печать и выберите Универсальный передаточный документ (УПД). Откроется форма предварительного просмотра: проверьте статус в левом верхнем углу бланка, подписантов и реквизиты, затем ещё раз нажмите Печать уже в этом окне.

Самая частая ошибка: бухгалтер ждёт статус «1», а программа печатает «2». Это не сбой. Статус 1 появляется только тогда, когда к реализации выписан счёт-фактура. Нет счёта-фактуры — УПД работает лишь как передаточный документ, и 1С честно ставит «2».

Что проверить в реализации до нажатия «Печать»

УПД собирается из данных документа, организации, контрагента и номенклатуры. Пустое поле в любом из этих мест превращается в прочерк на бланке. Проще заполнить всё один раз, чем исправлять каждую распечатку.

Перед первой печатью пройдитесь по списку:

• 🏢 Организация. ИНН, КПП, юридический адрес. Адрес берётся из карточки организации, раздел «Адреса и телефоны».
• 🤝 Контрагент. ИНН, КПП, адрес. Без КПП у юрлица бланк формально не годится для вычета НДС.
• 📄 Договор. Поле «Договор» в реализации. Из него заполняется строка «Основание передачи (сдачи) / получения (приёмки)».
• 📦 Номенклатура. Единица измерения с кодом по ОКЕИ, ставка НДС. Для импортных товаров — страна происхождения и номер декларации на товары.
• 🚚 Грузоотправитель и грузополучатель. Нужны, если товар везут не по юридическому адресу. Заполняются в реализации, в блоке дополнительных реквизитов.
• ✍️ Подписанты. Руководитель, главный бухгалтер и тот, кто отпустил товар. Подробно — в разделе про подписи ниже.

Статус 1 или 2: какую форму УПД выбрать

Форма УПД рекомендована письмом ФНС № ММВ-20-3/96@ и построена на бланке счёта-фактуры. Цифра в поле «Статус» говорит получателю, чем для него является документ.

Со статусом 1 покупатель может принять НДС к вычету на основании одного УПД. Со статусом 2 вычета по этому документу нет: нужен отдельный счёт-фактура.

Как получить статус 1

1. Откройте проведённую реализацию.
2. Внизу формы найдите строку «Счёт-фактура» и нажмите гиперссылку Выписать счет-фактуру.
3. Программа создаст документ «Счёт-фактура выданный» и покажет ссылку на него вместо кнопки.
4. Нажмите Печать → Универсальный передаточный документ (УПД). В поле «Статус» будет «1».

Номер УПД со статусом 1 совпадает с номером счёта-фактуры. Если вы печатали бланк до выписки счёта-фактуры, номер на старой распечатке может отличаться. Старую распечатку уничтожьте и отдайте покупателю новую.

Когда нужен статус 2

• 🧾 Организация на УСН или ИП на патенте без обязанности выставлять счета-фактуры.
• 📝 Плательщик НДС договорился с покупателем, что счёт-фактура пойдёт отдельным документом.
• 🔁 Операция, по которой счёт-фактура не составляется, например отгрузка с письменным отказом покупателя-неплательщика НДС от счетов-фактур.

Статус 2 печатается без лишних действий: просто не выписывайте счёт-фактуру.

Печать УПД в 1С:Бухгалтерии 3.0 по шагам

Один документ

1. Перейдите в Продажи → Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД).
2. Откройте нужный документ или создайте новый кнопкой Реализация и видом операции «Товары», «Услуги» или «Товары, услуги, комиссия».
3. Проверьте табличную часть и нажмите Провести.
4. При необходимости выпишите счёт-фактуру, как описано выше.
5. Нажмите Печать → Универсальный передаточный документ (УПД).
6. В окне просмотра проверьте бланк. Поле Копий задаёт число экземпляров: обычно печатают 2, по одному для каждой стороны.
7. Нажмите Печать в окне просмотра и выберите принтер.

Тот же пункт меню есть в документе «Счёт-фактура выданный» (Продажи → Счета-фактуры выданные). Печать оттуда даёт тот же бланк со статусом 1.

Сразу много документов

В конце месяца удобнее печатать пачкой:

1. Откройте список Реализация (акт, накладная, УПД).
2. Отберите документы по периоду и контрагенту.
3. Выделите строки: Shift + клик для диапазона, Ctrl + клик для отдельных документов, Ctrl+A для всех.
4. Нажмите Печать → Универсальный передаточный документ (УПД).

Все бланки откроются одним окном просмотра, друг за другом, и уйдут на принтер одним заданием.

Сохранить в PDF или отправить почтой

В окне просмотра есть кнопки Сохранить и Отправить. Первая записывает бланк в PDF, XLSX или другой формат. Вторая создаёт письмо с вложением. Для писем должна быть настроена учётная запись почты в Администрирование → Органайзер.

Если нужно поправить одну цифру прямо на бланке, включите редактирование кнопкой с карандашом в окне просмотра. Правка живёт только в этой распечатке и в базу не попадает. Не правьте суммы и НДС на бланке: они разойдутся с книгой продаж. Ошибку в сумме исправляйте в самом документе.

Что меняется для услуг и комиссии

Для реализации с видом операции «Услуги» бланк тот же. Колонки с кодом вида товара, страной и декларацией остаются пустыми, а в строке подписи передающей стороны печатается «услуги, результаты работ, права сдал». Отдельный акт к такому УПД не нужен.

При виде операции «Товары, услуги, комиссия» в одном УПД печатаются и товары, и услуги, например доставка до склада покупателя. Сверяйте итог бланка с суммой документа. Если суммы расходятся, проверьте строки табличной части: ставку НДС и флажок «Сумма включает НДС» в шапке.

Подписи, печать и факсимиле на УПД

Кто подписывает бланк

На УПД несколько мест для подписей. Какие из них обязательны, зависит от статуса.

У ИП вместо руководителя и главного бухгалтера подписывается сам предприниматель с указанием реквизитов свидетельства или записи ЕГРИП.

Где 1С берёт фамилии

Руководителя и главного бухгалтера программа берёт из карточки организации:

1. Откройте Главное → Организации и карточку своей организации.
2. Разверните блок «Подписи».
3. Укажите руководителя и главного бухгалтера с датой, с которой они действуют.

Если подписывает не директор, а сотрудник по доверенности, заведите его как ответственное лицо и укажите основание права подписи: номер и дату доверенности. Тогда под должностью на бланке появится строка с доверенностью.

Поля «Отпустил» и «Ответственный за оформление» 1С заполняет из подписантов, выбранных в самой реализации. Если они пустые в документе, на бланке будут пустые строки. Выберите сотрудников один раз: в новых реализациях программа подставит последних использованных.

Факсимиле подписи и печати

Для писем покупателю удобно отправлять УПД с напечатанной подписью и печатью. Это делается так:

1. В карточке организации откройте блок «Логотип и печать».
2. Загрузите картинки печати, подписи руководителя и подписи главного бухгалтера. Подойдёт PNG с прозрачным фоном.
3. В окне просмотра УПД установите флажок Подпись и печать.

Почему УПД печатается не так: проблемы и решения

Если правили макет УПД

Иногда программист когда-то поменял макет: увеличил шрифт или добавил графу. После обновления формы счёта-фактуры такой макет печатает старый бланк.

Проверка занимает минуту:

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм.
2. В строке поиска наберите «УПД» или «Универсальный передаточный».
3. Изменённый макет помечен в списке отдельным значком.
4. Выделите его и нажмите Использовать стандартный макет.

Ваш изменённый вариант при этом остаётся в базе, к нему можно вернуться. Если нужна своя доработка бланка, делайте её через внешнюю печатную форму или расширение конфигурации , а не правкой макета: тогда обновления её не ломают.

УПД в ЭДО: когда бумажная печать не нужна

Электронный УПД, подписанный квалифицированной электронной подписью, полностью заменяет бумагу. Распечатывать и подписывать его ручкой не надо, хранить достаточно в электронном виде.

В электронном УПД роль статуса играет функция документа:

• СЧФДОП — счёт-фактура и передаточный документ, аналог статуса 1;
• ДОП — только передаточный документ, аналог статуса 2;
• СЧФ — только счёт-фактура.

Как отправить УПД через 1С-ЭДО

1. Подключите ЭДО: Администрирование → Обмен электронными документами, настройте учётную запись и сертификат подписи.
2. Получите согласие контрагента на обмен: отправьте приглашение и дождитесь, когда он его примет.
3. Откройте реализацию, проверьте её и выпишите счёт-фактуру, если нужен вариант СЧФДОП.
4. Нажмите кнопку ЭДО в командной панели документа и выберите отправку электронного документа.
5. Подпишите документ сертификатом и отправьте.

Счёт-фактуру в электронном виде подписывают только квалифицированной подписью. Для передаточной части стороны могут договориться и о неквалифицированной подписи, но для УПД с функцией СЧФДОП это не вариант: в нём есть счёт-фактура.

Если подписывает не руководитель, а сотрудник, в ЭДО ему нужна машиночитаемая доверенность (МЧД) в формате ФНС. Без неё покупатель вправе отклонить документ.

Распечатать электронный УПД

Бумажная копия электронного УПД бывает нужна для склада или водителя. Откройте электронный документ из реализации через кнопку ЭДО или из рабочего места «Текущие дела ЭДО» и нажмите Печать. Программа выведет визуализацию по формату ФНС со штампом электронной подписи: кто подписал, сертификат, дата.

Такая распечатка — копия. Юридическую силу имеет файл с подписью, а не лист бумаги.

Частые вопросы